Área financiera de una empresa: los mejores tips para automatizar sus procesos

Ante los numerosos retos que implica mantenerse competitivo y alcanzar ganancias cada vez más expresivas, las tecnologías disruptivas se consolidan como recursos que no solo optimizan el área financiera de una empresa, sino que también impulsan el crecimiento de la organización.

De hecho, según el Work Automation Index que analiza las automatizaciones implementadas por 900 empresas, aproximadamente el 26 % de las automatizaciones que se llevan a cabo en una organización pertenecen al área financiera.

Además, la automatización de devoluciones y reembolsos ha experimentado un crecimiento del 335%, lo que demuestra el impacto de la tecnología en la simplificación de estos procesos críticos.

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¿Por qué es crucial automatizar los procesos financieros?

Avanzar en el proceso de transformación digital posibilita afrontar los desafíos de un mercado cada vez más dinámico y exigente.

Pero, al final, ¿cuáles son los aportes que fundamentan la automatización en el sector? ¡Se los compartimos!

Eficiencia y productividad

Al eliminar la entrada manual de datos, logramos mejorar la precisión y confiabilidad de la información financiera, lo que permite una toma de decisiones más acertada y oportuna.

Cumplimiento normativo

La automatización reduce el riesgo de errores costosos asociados a los procesos manuales, por lo que ayuda a evitar sanciones por pagos tardíos o incumplimientos, manteniendo relaciones comerciales saludables.

A raíz del monitoreo y reporte constante de las operaciones, así como de las leyes que rigen el área, es posible reducir el riesgo de sanciones por incumplimiento.

Mejora del servicio al cliente

La automatización permite responder de forma rápida y eficiente a consultas e inquietudes de los clientes, optimizando así su satisfacción y, en consecuencia, promoviendo su fidelización.

Retención de talento y satisfacción de empleados

Libera a los empleados de tareas repetitivas, por lo que pueden enfocarse en actividades más estratégicas y significativas. En última instancia, esto aumenta la satisfacción laboral y reduce el estrés.

Escalabilidad y flexibilidad

La automatización permite que las empresas escalen sus operaciones con facilidad, adaptándose a las demandas del mercado sin grandes obstáculos.

Promueve la visibilidad financiera

Como permite acceder a los datos tan pronto como sea necesario, anticipar tendencias y prever cambios, optimiza la visibilidad de los flujos de efectivo, así como el estado financiero del negocio.

De hecho, al contar con información actualizada y precisa, los equipos pueden hacer planificaciones financieras más eficientes, evitando gastos innecesarios de tiempo y recursos.

Facilita la integración con otras áreas

Los sistemas financieros de buena procedencia pueden integrarse con otros software corporativos como de ventas, marketing e inventarios. 

Más allá de favorecer la fluidez en el intercambio de información, permite alinear los objetivos del área financiera de una empresa con los inherentes a otras áreas estratégicas, favoreciendo el uso de recursos y reduciendo los tiempos de contacto.

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Beneficios de la automatización financiera en el ahorro de tiempo y recursos

A continuación, presentamos los beneficios principales vinculados a la maximización de la eficiencia tanto del tiempo como de los recursos.

Reduce los errores humanos

Al automatizar las tareas repetitivas y sencillas, reducimos la incidencia de los errores humanos derivados del registro y análisis de los datos, así como de la conciliación de cuentas.

Además de reducir el tiempo y los gastos en recursos, la corrección de los errores favorece la administración de los problemas, pues asegura que los datos sean precisos y fiables desde el principio.

Mejora la gestión del tiempo

La automatización permite acelerar la finalización de tareas y asegurar que los colaboradores puedan invertir su tiempo en actividades más estratégicas y de mayor impacto que efectivamente demanden su atención.

Minimiza los costos de infraestructura

Cuando una organización decide transformarse digitalmente siguiendo un plan, tiende a adoptar soluciones tecnológicas eficientes y acordes con sus necesidades. Esto disminuye la posibilidad de depender de sistemas obsoletos y, en consecuencia, de invertir en una infraestructura tecnológica inadecuada ante sus objetivos.

Acelera y optimiza la toma de decisiones estratégicas

Las herramientas de automatización aportan datos precisos y en tiempo real, por lo que los miembros del equipo pueden tomar decisiones más informadas en menos tiempo que bajo un modelo tradicional.

Al disminuir el tiempo requerido para recabar y analizar los datos, los profesionales pueden concentrarse en tomar decisiones estratégicas basadas en información actualizada y completa.

Aporta seguridad a los datos financieros

Ya que las herramientas de automatización emplean tecnologías como el control estricto de acceso y el cifrado de datos, fomentan la seguridad de la información financiera.

En definitiva, esto no solo previene episodios de pérdida de datos o fraudes, sino que también es clave para disminuir el tiempo requerido para poner en marcha investigaciones de seguridad o realizar auditorías.

Principales procesos financieros que puedes automatizar

La automatización es capaz de transformar una amplia variedad de procesos en el área financiera, particularmente:

• Gestión de cuentas por pagar y por cobrar, asegurando que las facturas sean procesadas, aprobadas y pagadas o cobradas de manera puntual.
• Conciliaciones bancarias, para comparar automáticamente los extractos bancarios con los registros contables.
• Generación de informes financieros, simplificando el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento.
• Cálculo de impuestos y cumplimiento fiscal, reduciendo el riesgo de errores en los cálculos de impuestos.
• Gestión de nóminas, calculando y procesando los pagos de manera precisa y rápida.
• Procesamiento de reembolsos y gastos de viajes o compras, reduciendo el tiempo que los empleados y gerentes dedican a procesar este tipo de solicitudes.
• Facturación electrónica, asegurando que se emitan y registren correctamente.

Tenga presente que estamos hablando de procesos financieros importantes tanto en la esfera operativa como estratégica.

Herramientas y tecnologías recomendadas para la automatización financiera

Para lograr la adecuada automatización del área financiera de una empresa, vale la pena considerar las siguientes herramientas.

Software de gestión de gastos y viajes corporativos

Consiste en una solución integral que permite automatizar la gestión de gastos, viajes corporativos y reembolsos para tener visibilidad completa sobre los gastos de sus empleados.

Sistemas de gestión contable

Permiten centralizar y automatizar las tareas contables, desde la conciliación de cuentas hasta la generación de reportes financieros.

Automatización de conciliaciones bancarias

Permiten comparar de manera instantánea los extractos bancarios con los libros contables para identificar y resolver discrepancias.

Plataformas de facturación electrónica

Estos sistemas impulsan la sostenibilidad, reducen los gastos y fomentan la eficiencia operativa, una vez que centralizan la gestión de facturas en el medio electrónico.

En consecuencia, las organizaciones ahorran tiempo y recursos, disminuyendo el consumo de papel, agilizando la emisión de facturas y garantizando el cumplimiento. 

Automatización de pagos

Estas plataformas son claves para asegurar el pago en tiempo y forma de los compromisos con los diferentes públicos corporativos, una vez que generan, envían y siguen las facturas de manera digital.

Gestión de impuestos y cumplimiento fiscal

Facilitan el cálculo, presentación y pago de impuestos de manera automatizada, asegurando que los impuestos se calculen correctamente y se cumplan los requisitos fiscales de cada jurisdicción.

En este punto, lo que nos aqueja es darle los consejos finales para que la automatización del área financiera de una empresa se haga en completa armonía y efectividad.

Consejos para implementar la automatización en el área financiera de su empresa

Tras enfocarnos en la esencia de la automatización en el área financiera de una empresa, ha llegado el momento de ofrecerle los mejores consejos para adoptarla, evitando los conflictos y posibles inconvenientes.

1. Identifique los procesos repetitivos

Analice las tareas manuales que consumen más tiempo, como la conciliación bancaria o la gestión de gastos, y priorícelas a la hora de implementar nuevas tecnologías.

2. Elija herramientas adecuadas

Seleccione plataformas que se integren fácilmente con su sistema contable y que estén alineadas con las necesidades de su empresa, como el software de SAP Concur para la gestión de gastos y viajes.

3. Capacite a su equipo

Es crucial capacitar a su equipo para que aproveche al máximo las nuevas herramientas y procesos automatizados. La implementación de tecnologías no solo requiere la instalación del software, sino también que el equipo comprenda cómo usarlo de manera eficiente y segura.

4. Monitoree y ajuste

Tras iniciar el proceso de automatización y capacitar al equipo, evalúe regularmente el rendimiento de las herramientas y realice ajustes de acuerdo con las necesidades.

Cómo seleccionar el software adecuado para automatizar procesos financieros

La selección de las mejores herramientas es clave para mejorar la eficiencia y minimizar el uso de recursos en el área financiera de una empresa. Aquí tiene los mejores tips:

1. Verifique las necesidades

Analice las necesidades del departamento financiero antes de seleccionar una herramienta. Para esto, considere cuáles son los procesos que requieren más atención a raíz de sus tareas repetitivas.

Defina las tareas prioritarias y busque un sistema que ofrezca soluciones específicas.

2. Elija los sistemas que pueden integrarse

Lo ideal es que incluya a las rutinas un sistema que pueda integrarse con las herramientas que ya están en uso, como ERP, CRM y aplicaciones contables. Esto facilita el flujo y el análisis de los datos.

3. Apueste en soluciones escalables

Invierta en soluciones que no solo atiendan las necesidades presentes, sino que también puedan escalar con nuevas funcionalidades o amplíen su capacidad de procesamiento de datos.

4. Priorice la seguridad

La seguridad de los datos es fundamental para la buena operación y la credibilidad del área financiera, por eso, busque soluciones que cumplan con los estándares de protección.

6. Investigue sobre las actualizaciones y el soporte

Prefiera soluciones que ofrecen actualizaciones automáticas y brinden una excelente atención al cliente, minimizando así inconvenientes y confusiones a la hora de utilizar el software.

La automatización en el área financiera de una empresa es clave para el éxito corporativo

Automatizar el área financiera de una empresa ha dejado de ser un diferencial competitivo para convertirse en una condición clave de supervivencia en un mercado cada vez más competitivo y basado en la tecnología.

Gracias a sus herramientas, la automatización fomenta la eficiencia operativa y la precisión, la reducción de los costos de operación y, en última instancia, el crecimiento del negocio basado en prácticas financieras más seguras, intuitivas y fiables.

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