Conozca los tipos de gastos de una empresa y cómo controlarlos

3 de Enero de 2022

Tener una empresa requiere de habilidades de administración para controlar de manera eficiente todos los tipos de gastos del negocio.

Incluso si considera que domina la administración de su compañía, conocer qué gastos tiene su empresa le ayudará a optimizar el uso de los recursos. Por eso, le hemos preparado el siguiente contenido. ¡Siga leyendo hasta el final y descubra cómo gestionar los gastos empresariales!

Tipos de gastos empresariales

Más allá de la clasificación que pueden tener los gastos en el ámbito personal, en este artículo nos centraremos en los gastos empresariales o de compañía. Como existen diversos criterios y tipologías al respecto, hemos seleccionado los tipos de gastos más importantes.

Gastos fijos

Son gastos que se mantienen de forma constante con una misma cuota, como la renta. Aunque puede haber algún cambio, se dará después de un largo periodo de tiempo (la renta no cambia cada mes, sino cada año, por ejemplo).

Algunas categorías más específicas de este tipo de gastos son las siguientes.

• Gastos administrativos: son todos aquellos que se realizan para garantizar la operatividad de una empresa. Pueden ser los salarios y la seguridad social de empleados, seguros contra accidentes o suministros para la oficina.
• Gastos digitales: pueden contemplar las cuotas de servidores web, un dominio, servicios en la nube o consultorías con empresas externas de ciberseguridad que mantienen una tarifa fija y que son necesarias para el funcionamiento de una empresa.
• Gastos comerciales: son similares a los anteriores, solo que suelen contemplar los gastos realizados a agencias de publicidad y medios de difusión (que mejoran o mantienen las ventas del producto o servicio).

Gastos variables

A diferencia de los anteriores, estos gastos no son constantes y, como su nombre lo dice, pueden variar. Dentro de esta categoría, encontramos las siguientes variantes:

• Gastos fiscales: son aquellos relacionados con el cumplimiento contable de cada país, y varían porque los ingresos, productos y clientes no son fijos.
• Gastos financieros: involucran la negociación con otras compañías, puede tratarse de los gastos que realice con proveedores o de aquellos que realice con socios en una inversión conjunta.
• Gastos de capital: se relacionan con el funcionamiento de una empresa como el equipo de infraestructura. Son fundamentales para comenzar la operación de una compañía.
• Gastos extraordinarios: más que variables, estos son gastos que suelen realizarse de forma ocasional. Por ejemplo, pueden surgir a raíz de un accidente no planificado que no cubren los seguros.

Gastos directos e indirectos

También existe otro criterio que divide los gastos en directos e indirectos. Esta clasificación de los tipos de gastos tienen que ver con la relación de producción. Como tal, los gastos directos se relacionan con la producción del servicio o producto de forma inmediata.

Por su parte, los gastos indirectos tienen que ver con el funcionamiento de una empresa, y son los que contribuyen de forma indirecta a la producción, como la distribución o promoción del producto.

Si analiza de forma cuidadosa, notará que muchos de los gastos fijos y variables pueden entrar también en las categorías de directos e indirectos, ya que los gastos tienen más que una sola dimensión o característica que los clasifique.

6 recomendaciones para controlar los gastos

Luego de conocer los tipos de gastos empresariales, abordamos algunos consejos que le ayudarán a desarrollar un control de gastos inteligente. ¡Tome nota!

1. Cree presupuestos

Realizar presupuestos para sus gastos ayudará a que optimice sus recursos y además le permitirá mantenerlos bajo control. Un presupuesto no tiene por qué ser un documento con una cantidad fija, pero sí debe establecer cuotas mínimas y máximas para los gastos que tenga planeados.

De esta manera, la inversión de sus recursos monetarios no se traducirá en riesgos para el funcionamiento de su empresa.

2. Verifique sus gastos

Así sabrá que los presupuestos creados no han sido rebasados o que incluso ha logrado optimizar los recursos más que antes.

También podrá capturar cualquier gasto imprevisto, lo que le permitirá realizar un balance sobre gastos e ingresos de su compañía y le ayudará a posicionar mejor a su empresa para cualquier socio potencial que tenga interés en su negocio.

3. Brinde la atención necesaria al control de flujo de caja

Quizá considere que este es un elemento que no tendría por qué cuidar cuando se trata de los egresos o gastos, pero lo cierto es que es fundamental que no descuide la atención de este aspecto y que mantenga el control de flujo de caja.

Además de que le ayudará a mantener un registro más certero de los ingresos que tiene con las ventas, también le permitirá mantener un mejor control de sus gastos.

4. Establezca normas para la compra y adquisición

Si en su empresa los gastos no están a cargo de unas cuantas personas, sino que se llevan a cabo por grandes equipos de trabajo, le conviene generar un manual con reglas que faciliten conocer los criterios de este tipo de gastos.

Esto unificará las cuotas de compra, independientemente de quién las concrete, y ayudará a optimizar los recursos económicos que destina a la adquisición o compra en su empresa.

5. Utilice una herramienta de gestión de gastos

La incorporación de tecnologías estratégicas es fundamental para optimizar la gestión de gastos empresariales.

Contar con una herramienta diseñada para tal fin no solo le permitirá mantener el control de sus finanzas, sino que también facilitará el trabajo contable de su equipo interno y maximizará el rendimiento de sus presupuestos.

Además, le garantiza tener un respaldo seguro que registre todos los movimientos monetarios de su compañía.

Al seleccionar una herramienta para este propósito, no olvide verificar que cuente con las características clave de las soluciones de control de gastos. De esa forma, se asegurará de que esta tecnología realmente aporte valor en sus operaciones.

6. Organice capacitaciones especializadas

Esto permitirá que todos sus empleados cuenten con una sensibilización adecuada sobre los elementos que deben tomar en cuenta cuando se trata de tomar decisiones relacionadas con gastos.

Puede utilizar los manuales creados para informar los criterios de gastos y también generar material que aborde la importancia del ahorro y optimización de recursos empresariales.

¡Hasta aquí llegamos!

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