¿Cómo optimizar sus procesos de registro documental?

Para que una organización funcione a pleno, es fundamental que los equipos y líderes cuenten con datos fidedignos, seguros y actualizados. Y la mejor forma de contar con este activo importantísimo a nivel empresarial es llevando a cabo el proceso de registro documental.

Los documentos no solo aseguran el rápido acceso a la información, tan pronto como se la necesite, sino que también fomentan la organización, el control y sobre todo una toma de decisiones coherente, precisa y acertada.

Si no lo tenemos a mano, podemos perder el control de las situaciones y abrir espacios para los errores, las inconsistencias y sobre todo, para la pérdida de dinero. 

Pero, en definitiva, ¿en qué consiste y por qué debemos contar con un registro documental?

Como sabemos que este es un proceso que preocupa a la mayor parte de los gestores organizacionales, elaboramos un post completo abarcando desde la definición de registro documental hasta la explicación sobre el funcionamiento de herramientas que pueden cambiar por completo el panorama del registro documental de tu negocio.

¡Buena lectura! 

¿En qué consiste el registro documental?

El registro documental consiste en la recopilación de la información que ingresa y egresa de la empresa cuyo principal objetivo es controlar y garantizar la idoneidad de los datos y salvaguardar la privacidad, seguridad e integridad de los procesos, trámites y negocios que se llevan a cabo en la organización.

De hecho, documentar la información de las diferentes áreas corporativas y que circulan en el negocio se ha convertido en la línea tenue que separa el éxito del fracaso corporativo principalmente tras la aparición de tecnologías que amplían el acceso a los datos como es el caso de la Inteligencia Artificial, Big Data y Machine Learning.

Los datos son uno de los activos empresariales más relevantes en un negocio, pues permiten optimizar los procesos, reorganizar las actividades, gestionar adecuadamente las tareas de los equipos y tomar decisiones más acertadas, independientemente del área empresarial.

Bajo esta perspectiva, perder datos significa perder oportunidades de negocios y, en el último eslabón de la cadena, dinero. Y esto puede ocurrir por una serie de motivos como por el uso indebido de la información, acceso de terceros maliciosos a los datos empresariales guardados manualmente y desvíos de datos durante el envío de documentos impresos por un servicio de paquetería, entre otras situaciones.

Así pues, el registro de documentos es un proceso que se lleva a cabo en el medio digital con la intención de garantizar la seguridad de los archivos, fomentar la integridad de su contenido, facilitar el acceso y el control de la información, así como controlar su vigencia.

Por ejemplo, en el campo de los viajes corporativos y de los gastos internos, el registro documental acapara desde la inclusión de las boletas de gastos hasta los tickets de viáticos y más.

Al guardarse estos documentos, la empresa no solo puede controlar los gastos de manera más precisa, sino que también logra optimizar la planificación y organización de los próximos viajes poniendo en práctica así, medidas de mejora contínua.

¿Por qué este proceso es tan importante?

En líneas generales, registrar los documentos digitalmente en el negocio facilita las rutinas, especialmente, porque los profesionales pueden consultar contratos, encontrar boletas y recibos, analizar gastos y obtener insights rápidamente. Pero, esta es solo una pequeña muestra de las utilidades del proceso.

El registro de los documento, así como de la información entrante y saliente cumple un rol extraordinario, en especial, para mejorar el panorama empresarial:

1. Toma de decisiones más exacta

El hecho de disponer de datos relevantes sobre un contrato con un determinado proveedor, por ejemplo, permite analizar el documento tan pronto como se necesite evaluando si este partner sigue ofreciendo precios acordes con los que se han establecido en las negociaciones, buenas condiciones de pago y una atención privilegiada.

Ante la valoración del contrato, los gestores pueden entender que este ya no cumple con los detalles establecidos al inicio de la relación, atiende al pie de la letra las cláusulas y, por eso, es una buena idea renovar el vínculo o requiere una nueva reunión para ajustes.

De la misma manera que el registro documental favorece la toma de decisiones en el entorno de compras, lo hace en el entorno de control de gastos, gestión de viajes corporativos y en otras áreas del emprendimiento.

Así pues, registrar los datos y la información valiosa facilita el análisis de un determinado contexto, de varia posibles soluciones ante un cierto problema y la adopción de medidas más acertadas dependiendo de cada tipo de situación.

2. Información relevante sobre las operaciones, los trámites y los procesos

Al registrar documentos financieros, el sector puede quedar atento a modificaciones que pongan en riesgo la salud del negocio o que presenten suficiente potencial como para afectar la cuentas, la liquidez y su solvencia.

Así como ocurre en ese campo, el registro documental incide de forma concreta en otros procesos corporativos como en la experiencia de los empleados, en el cumplimiento, en la gestión de contratos, etc. 

O sea, es crucial contar con herramientas que permitan registrar la información y almacenar los documentos de manera accesible de modo que, en el momento de usarlos, se puedan encontrar fácilmente.

En términos prácticos, registrar los documentos operativos, técnicos, comerciales y estratégicos posibilita:

• Entender la calidad y eficiencia de los procedimientos evitando perder tiempo y dinero con acciones obsoletas, deficientes o que no aportan los resultados esperados;
• descubrir medidas más eficientes para afrontar determinadas situaciones;
• verificar el plazo de vigencia y validez de los contratos y, por consiguiente, renovarlos caso las partes involucradas así lo deseen;
• reforzar acciones acertadas para obtener resultados cada vez más interesantes.

3. Cumplimiento

Uno de los grandes desafíos de las organizaciones es cumplir con todas sus obligaciones y compromisos en tiempo y forma. Esto también se aplica al pago de impuestos y a la presentación de documentos en el plazo establecido, tal como es el caso del Impuesto a la Renta.

En efecto, en una organización debemos lidiar con abundantes trámites, plazos, reglas y políticas. El registro documental sirve como una metodología extraordinaria que minimiza los olvidos, garantiza el análisis y la inclusión de información relevante, así como la atención a las fechas límites como de pagos a proveedores, de recibo de clientes y mucho más.

En este sentido, debemos tener clara la importancia del control de los documentos para mantener relaciones longevas con los partners que efectivamente marcan la diferencia en nuestro negocio o pueden poner en peligro la actividad y la continuidad de la organización.

Un buen ejemplo es lo que ocurre cuando dejamos pasar el plazo para presentar un documento ante un órgano que confiere la autorización de funcionamiento. Probablemente, al no hacerlo, perdamos la potestad sobre el negocio y tengamos que cesar las actividades, al menos, temporalmente.

Del mismo modo, ocurre en el campo de la contabilidad, si no presentamos los registros financieros y contables durante el plazo establecido por los entes gubernamentales, caemos en el incumplimiento y, nos exponemos a tener que pagar multas, recargos y otros tipos de sanciones financieras.

Justamente, el registro documental en el medio digital evita este tipo de situación, ya que la mayor parte de los programas cuenta con un sistema de avisos y alerta al paso que facilita el acceso a la información relevante sobre los plazos, los datos requeridos y más..

4. Gestión de gastos mucho más eficiente

Cuando contamos con registros de los gastos corporativos como viajes, compras de insumos, costos fijos, entre otros, logramos optimizar el control del dinero evitando gastarlo con procesos, medidas, acciones y metodologías poco o nada eficaces. 

Al paso que aumentamos la reserva de capital que puede alimentar nuevos proyectos, potenciar las estrategias que manifiestan buenos resultados y minimizar errores de gestión en las diferentes esferas organizacionales.

Gracias al registro documental, podemos analizar datos históricos y compararlos con los actuales, favoreciendo así, una mejora sistemática en la forma cómo desarrollamos las dinámicas tanto internas como externas. 

Por ejemplo, al identificar una caída en las ventas de un determinado producto comparando los niveles comerciales entre dos períodos, podemos considerar: 

• Eliminarlo de la línea de productos del negocio;
• ajustar su precio aumentando así, su competitividad;
• hacer una promoción que llame la atención de las personas;
• ofrecer condiciones de pago más atractivas.

Fíjese que estamos hablamos de medidas estratégicas que impactan rápidamente el entorno financiero del negocio.

5. Incremento de la productividad

Si podemos analizar los contratos y entender determinadas cláusulas en el medio digital en el momento en que se necesite, optimizamos nuestro tiempo pues minimizamos las búsquedas manuales, aceleramos la toma de decisiones y podemos poner en marcha acciones y medidas más urgentes.

Esto quiere decir que un registro documental bien organizado y estructurado en el ambiente virtual facilita la rutina de los colaboradores, dado que evita pasar horas buscando un archivo o un documento impreso, lo que automáticamente conlleva a un aumento significativo en la productividad tanto individual como grupal.

6. Desarrollo de estrategias más alineada con la realidad y el porvenir corporativo

Tener un registro de la información histórica posibilita entender qué se ha hecho para alcanzar el nivel actual en los diferentes sectores, pero ¡esto no es todo! También es un proceso sumamente relevante para definir las mejores estrategias dada la actual coyuntura del negocio y los objetivos que se tengan en mente. 

Pues manejando datos duros, plazos, condiciones e información segura, es mucho más fácil tomar decisiones, hacer proyecciones y definir medidas más ajustadas a los intereses del negocio.

Usando el mismo ejemplo del entorno de ventas, si contamos con documentos que informen la situación del sector en un cierto período, podemos verificar si estas medidas se encuentran acordes con los objetivos estratégicos del negocio o si debemos revisar las acciones del área y modificar algunos puntos.

En materia de proyecciones, los documentos de venta pueden orientar qué podemos esperar del futuro e, incluso, abrir espacio para la definición de metas más ambiciosas.

7. Optimización de las ganancias

Con documentos importantes a disposición de los gestores y de los profesionales, es posible ejecutar y mejorar la calidad de una gran cantidad de procesos internos, así como minimizar los gastos y estructurar medidas que impulsen las ventas. En consecuencia, la organización logra optimizar sus ingresos y potenciar su rentabilidad.

¿Cómo mejorar el proceso de registro documental en su negocio?

Ahora que hemos presentado los puntos clave que fundamentan la importancia del registro documental, creemos relevante mencionar algunos consejos cruciales para optimizar la calidad y la eficiencia del proceso, pues sin lugar a dudas, el manejo de archivos es una de las tareas más relevantes en el escenario empresarial.

A continuación, presentamos las medidas más importantes para mejorar el proceso de registro documental en su empresa:

1. Evite el almacenamiento de documentos obsoletos

Uno de los grandes enemigos de la organización y de la correcta gestión de documentos es la acumulación de archivos que ya no son más necesarios, que han perdido vigencia o que han sido sustituidos por otros más nuevos y completos.

De hecho, acumular registros obsoletos no solo significa tener que analizar muchos más documentos, sino que también interfiere en la calidad de la toma de decisiones, ya que el profesional puede tomar en cuenta informaciones obsoletas o desactualizadas.

Para identificar posibles fuentes de fallas, lo ideal es revisar los archivos y establecer el manejo adecuado evitando acumular registros antiguos que no sean relevantes para la coyuntura actual y futura del negocio.

2. Digitalice la información

Como hemos señalado anteriormente, los registros impresos pueden afectar la integridad y la seguridad de los datos, por lo cual, lo recomendable es adecuarse a la era de la Tecnología de la Información y almacenar los datos en el ambiente virtual.

Además de promover la protección de los datos gracias a la encriptación y a las medidas de seguridad típicas de los mejores software disponibles en el mercado, la digitalización se hace necesaria para potenciar el intercambio de la información entre los profesionales y los diferentes sectores.

Fíjese que al contar con documentos almacenados, organizados y que fluyen en el medio electrónico, las personas pueden enviar y recibir archivos de manera más rápida, sin depender de los servicios de un agente de paquetería y sin perder tiempo haciendo el trámite manual.

Más allá de permitir intercambiar documentos cuando sea necesario, la digitalización favorece la recuperación, la búsqueda y la administración de los archivos, lo que contribuye para la mejora de la calidad de los datos, de la información y de los insights que se generan y circulan en la empresa.

3. Clasifique los documentos

Para mantener los registros accesibles, es esencial invertir en la organización de los documentos categorizándolos según diferentes filtros, por ejemplo, área corporativa, formato, contenido, etc.

Además de ayudar a localizar los archivos rápidamente, este aspecto es indispensable para controlar, revisar y estar pendientes de las diferentes versiones de los documentos.

4. Centralice los documentos

A pesar de la eficiencia típica de los software de primera calidad que se instalan en los ordenadores, los programas alojados en la nube han demostrado que han llegado para quedarse, especialmente, porque permiten centralizar la información en una única plataforma, así como acceder a los datos dondequiera que el usuario se encuentre y en el momento que crea conveniente.

Asimismo, otra ventaja de contar con un repositorio de documentos en línea es que los profesionales pueden combinar datos durante una misma sesión y así, obtener insights mucho más verdaderos y ajustados a la realidad de su negocio.

Por último, es importante destacar que la centralización evita la duplicidad de archivos y, por consiguiente, garantiza el uso adecuado de la memoria del software y la accesibilidad de los documentos.

5. Apueste en los modelos de documentos

Para agilizar la entrada y el registro de nuevos documentos en el sistema, vale la pena adoptar modelos, pues la estandarización simplifica el proceso de creación, acelera el registro de la información y potencializa el entorno de la gestión de documentos.

Asimismo, la estandarización asegura que todos los documentos del mismo tipo presenten datos relevantes, sean objetivos y atiendan las políticas empresariales, tal es el caso de los contratos.

Al elaborar este tipo de documento, debemos tener el cuidado de asegurarnos que cuente con datos estándares que sean relevantes tanto para el cumplimiento del acuerdo registrado en el archivo como para el control de su contenido, revisión y posibles ajustes.

6. Administre las versiones de los archivos

Mantener una base actualizada controlando la caducidad de los documentos también es un punto clave para el registro y para la gestión correcta de los archivos.

Una de las formas de monitorear el plazo de vencimiento de los documentos registrados es introducir a la rutina del negocio, una herramienta que envíe alertas o notificaciones acerca de los cambios efectuados en los documentos. Esto permite que los profesionales revisen el historial y las versiones en el momento de comparar y aportar datos a otro sector corporativo, partner de negocio o ente gubernamental.

Fíjese que esta recomendación es fundamentalmente importante en el campo del compliance, una vez que optimiza la respuesta ante solicitudes especiales de los órganos, facilita el acceso a datos históricos esenciales y garantiza la disponibilidad de los documentos en el instante que se los necesite.

7. Utilice un software confiable

Como mencionamos en diversas partes de nuestro contenido, la utilización de un software es una excelente alternativa para las organizaciones que desean garantizar la calidad del proceso de registro documental por numerosas razones como:

• Promover la seguridad de los datos corporativos y de terceros;
• facilitar el almacenamiento y el acceso a la información; 
• reducir la pérdida y el robo de los archivos confidenciales o sensibles;
• favorecer la productividad y la excelencia en el trabajo;
• minimiza la carga de trabajo manual;
• ¡y mucho más!

Con un programa de punta alojado en la nube, no solo agilizamos el acceso a la información, sino que también garantizamos que los datos se actualicen instantáneamente, un aspecto extremadamente relevante para una toma de decisiones acertada, exacta y de acuerdo con el objetivo en mente.

Lo ideal es recurrir a una herramienta que pueda integrarse a otros sistemas que se utilicen en la organización, especialmente, para correlacionar datos y obtener un panorama más completo acerca de una determinada situación.

SAP Concur te apoya con la solución ideal 

Si busca soluciones de registro de documentos reconocidas en el mercado y clasificadas como referentes en su rubro, estamos a su disposición para brindarle soluciones de excelencia, independientemente del segmento de su negocio.

Con SAP Concur Travel y SAP Concur Expense, la empresa puede, respectivamente, optimizar la gestión de viajes corporativos simplificando la reserva de pasajes y hospedaje, así como registrando todos los tickets, boletas y facturas para promover un proceso más idóneo y transparente tanto en materia de gastos como de reembolsos.

Además de ofrecer estas herramientas a sus clientes, disponemos de una solución que centraliza los datos de gastos en un solo espacio, Budget. De esta manera, los encargados de estructurar los presupuestos pueden verificar su estado y hacer su seguimiento de manera simple, siempre tomando decisiones basadas en datos seguros, completos, actualizados y precisos.

Asimismo, SAP Concur cuenta con analíticos que pueden cambiar por completo y reforzar el proceso de toma de decisiones de su negocio, pues los profesionales pueden:

• Ver y analizar los datos en tiempo real adoptando acciones adecuadas sobre los hallazgos;
• personalizar la vista tanto de los paneles como de los informes;
• administrar los gastos considerando los informes y alertas enviados a la dirección electrónica del usuario.

¡Y esto no es todo!

Nuestra compañía también dispone de soluciones de integración y servicios extendidos como Concur Essential Care —apoyo del equipo internacional de expertos a través de la asistencia complementaria—, Concur User Assistant — asistente para los usuarios corporativos estructurado por WalkMe— y User Support Desk —acceso las 24 horas todos los días a los recursos y expertos de soporte de SAP Concur.

Todo para acelerar el registro documental en su negocio, garantizar que cuente con la información necesaria para tomar las actitudes más acertadas y desarrollar estrategias que superen la capacidad competitiva de sus rivales de mercado.

¡Muy bien! Como ve, el registro documental es un proceso que demanda atención, el uso de herramientas modernas y la definición de una política que promueva la integridad, privacidad, inviolabilidad y seguridad de los archivos.

¿Le gusta la idea de optimizar la dinámica y la calidad del registro de documentos incorporando con nuestras soluciones, pero antes desea quitarse algunas dudas? 

Comuníquese con nosotros enviando un mensaje a través del formulario disponible en nuestro sitio web. ¡Estamos a su disposición!