¿Cómo organizar un viaje de negocios exitoso para tus colaboradores?

Los viajes corporativos son sumamente importantes para mejorar la motivación, la comunicación y, por ende, el vínculo con los clientes, proveedores y partners del negocio.

Para alcanzar los resultados pretendidos, es clave utilizar las buenas prácticas a la hora de organizar un viaje de negocios.

Al planificar y organizar un viaje de negocios de manera minuciosa, las dos partes ganan: el colaborador se siente valorado y listo para entregar su mejor versión, mientras que la compañía disminuye los costos, optimiza la gestión del tiempo del profesional y aumenta la probabilidad de alcanzar los resultados esperados.

¡Siga leyendo nuestro contenido para descubrir más sobre el tema!

¿Qué tipos de viajes de negocios existen?

En una compañía, los viajes se pueden llevar a cabo por diferentes motivos, los cuales abarcan desde capacitaciones y eventos hasta reuniones con clientes. ¡Todos con características y objetivos muy diferentes entre sí!

1. Capacitaciones

A menudo, las empresas cuentan con múltiples oficinas, por lo que necesitan desplazar a sus colaboradores a un determinado lugar para participar en cursos, entrenamientos y workshops.

Por lo general, se realizan las capacitaciones con el objetivo de modificar ciertos procesos, introducir nuevas herramientas, mejorar el desempeño de los equipos, etc.

2. Conferencias y eventos

Participar en eventos y conferencias anuales es una de las mejores maneras de ampliar la red de contactos corporativa, mantener a la marca en evidencia y expandir la zona de cobertura del negocio.

Durante las exposiciones, ferias y otros eventos, la empresa puede compartir información, así como aprender de otras empresas de su giro para seguir innovando, creciendo y consolidando su presencia en el mercado.

3. Bleisure

Los viajes bleisure combinan actividades profesionales y de entretenimiento, ya sea mezclando los momentos de trabajo y de ocio durante un cierto período de tiempo o reservando unos días al final del viaje para disfrutar del destino bajo una óptica turística.

4. Reunión con clientes

Los viajes son excelentes formas de acercarse a los clientes, generar credibilidad, fomentar la fiabilidad de la marca y estrechar los vínculos, en especial, cuando recién empiezan.

Durante las instancias, la parte interesada puede aportar información y datos relevantes con la finalidad de convencer al cliente potencial sobre los diferenciales de la empresa o fortalecer la relación quitando dudas, proporcionando soluciones personalizadas, entre otras medidas.

5. Reunión con proveedores 

Además de conocer más sobre la cultura y su dinámica de atención, viajar para reunirse con posibles proveedores permite detectar las opciones que efectivamente se adecuan a las necesidades, al presupuesto y a las perspectivas del negocio.

¿Cómo gestionar los gastos de un viaje de negocios?

Dependiendo del tamaño del negocio y de la cantidad de viajeros frecuentes, las organizaciones registran costos elevados inherentes a los viajes.

Entre las buenas prácticas en la administración de viajes corporativos, tener presente los costos para gestionarlos de la mejor manera posible debe ser una prioridad.

A continuación, presentamos algunas recomendaciones para optimizar la gestión y, así, organizar un viaje de negocios con austeridad y eficiencia:

Estructure una política de gastos

La definición de una política de gastos es crucial para:

• definir límites presupuestarios;
• informar sobre las buenas prácticas;
• establecer una guía sobre el proceso de reembolso;
• dar a conocer los métodos de pago aceptables.

Estos son aspectos claves para organizar un viaje de negocios dentro del presupuesto considerado ideal, evitando así excesos que puedan afectar la salud financiera y el cumplimiento del negocio.

Investigue ciertas peculiaridades del destino

Antes de planificar un viaje, es fundamental conocer cuestiones básicas sobre el lugar, como:

• Situación geopolítica y socioeconómica para evaluar y calcular los riesgos, incluso, en materia de gastos.
• Opciones de alojamiento.
• Situación del transporte público.
• Precios promedios de los negocios de comida.

Estos, entre otros factores que inciden en los gastos, permiten planificar la jornada recurriendo a los servicios y a las opciones menos costosas y sin negligenciar la buena experiencia del viajero.

Compre los pasajes con antelación

Al comprar los pasajes aéreos con antelación es posible obtener descuentos, lo que confluye en una reducción de los costos de viaje.

Además de disminuir los costos, la empresa puede asegurar una buena experiencia para el viajero, ya que accede a muy buenos lugares en la aeronave.

6 consejos para organizar un viaje de negocios con éxito

Para que el viaje rinda los resultados deseados y cumpla los objetivos estratégicos, es indispensable planificarlo y organizarlo de manera eficiente. ¡Le invitamos a seguir los siguientes consejos!

1. Controle los gastos

La administración de gastos es uno de los puntos más relevantes para organizar un viaje rentable.

Además de reservar vuelos y hoteles a buenos precios y definir un presupuesto para los desplazamientos en el destino, es imprescindible tener presente un plan de contingencia para atender los gastos imprevistos y optimizar la relación con los proveedores.

2. Elija fechas en las temporadas bajas

Además de facilitar el acceso a pasajes más económicos, realizar convenciones, reuniones y encuentros entre unidades en fechas de temporadas bajas posibilita tener una mejor experiencia.

Esto se debe a que los profesionales no necesitan afrontar un gran flujo de personas, especialmente, si el destino es un lugar turístico.

3. Revise la política de viajes

La política de viajes ofrece medidas, buenas prácticas y posibles soluciones tanto para la empresa como para los viajeros. 

Para un viaje exitoso, es crucial tener en mente los principales lineamientos como:

• definición de las categorías de los alojamientos;
• desplazamientos;
• administración de los transportes;
• dinámica de alimentación;
• entre otros puntos.

Si se siguen estos puntos, el viaje tiende a organizarse bajo las condiciones necesarias y a atender los objetivos esperados. Además, las personas suelen sentirse más seguras y, por ende, más satisfechas con la empresa.

4. Promueva la sostenibilidad

Las organizaciones sostenibles necesitan estructurar una política de viajes que fomente la preservación ambiental para ratificar su imagen como marca verde en el mercado, obtener ventajas estratégicas y minimizar los gastos.

Por ejemplo, al integrar un software de gestión de viajes que facilite el intercambio de información entre la empresa y el viajero, así como la entrega de boletas y la solicitud de reembolso, las empresas evitan imprimir documentos, usar regularmente servicios de paquetería y tomar otras medidas que incrementen los costos del viaje.

5. Invierta en un seguro de viaje

Resulta muy beneficioso contar con una póliza de seguro que proteja al viajero en su jornada externa. Por lo general, estos seguros proporcionan una cobertura personalizada de acuerdo con las necesidades de la empresa. 

Por ejemplo, un seguro puede brindar cobertura ante la pérdida de documentos, cancelaciones y retrasos de los medios de transporte, etc.

6. Apueste en una herramienta de excelencia

La tecnología es una gran aliada de las organizaciones. Entre las soluciones más efectivas para el sector de viajes, destacamos los sistemas de gestión.

Un buen software de gestión de viajes y de gastos no solo puede cambiar por completo la eficiencia de las instancias fuera del perímetro empresarial, sino que también ofrece una experiencia genuina y agradable para los viajeros.

Además de sentirse más seguros para tomar decisiones, los profesionales pueden administrar sus quehaceres con más fluidez y, por ende, optimizar la gestión del tiempo.

¡Esto ha sido todo!

Como puede darse cuenta, organizar un viaje de negocios es una tarea que merece mucha atención, tanto para planificarlo de acuerdo con las necesidades del viajero como para atender las perspectivas estratégicas del negocio.

Al seguir nuestras recomendaciones para gestionar los gastos de viajes y organizarlo de manera adecuada, promueve el bienestar y la motivación de sus profesionales, al mismo tiempo en que aumenta la probabilidad de alcanzar los resultados deseados.

¿Le gustaría mejorar la gestión de los viajes corporativos contando con una herramienta completa?

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