Compliance: función y beneficios empresariales

21 de Enero de 2022

El concepto de compliance está cobrando cada vez más importancia en las organizaciones modernas. En efecto, mantenerse pendiente de la legislación, normativa y poner en marcha estrategias efectivas de gestión de riesgos se ha convertido en un punto crítico para los negocios modernos que desean alcanzar mejores resultados.

Hasta hace poco tiempo, el compliance tenía una connotación básicamente legal, sin embargo, los cambios en el panorama comercial y en la estructura interna de las empresas ha ocasionado la expansión del concepto. Por lo cual, en la actualidad, el compliance acapara abundantes aspectos y áreas. Pero, en definitiva, ¿en qué consiste y qué diferenciales puede entregar a las empresas?

De forma práctica, podemos decir que el compliance tiene como principal objetivo aportar seguridad y minimizar los riesgos tanto de los órganos e instituciones que supervisan la actividad corporativa como de las empresas, garantizando así, el cumplimiento de los criterios, normas y leyes definidos interna y externamente.

Si ha ingresado a nuestro artículo con el afán de descubrir más información sobre este proceso, le sugerimos que dedique algunos minutos de su jornada para leerlo con atención.

En las próximas líneas, encontrará datos relevantes sobre los siguientes puntos:

• Concepto
• Objetivos
• Funciones
• Importancia y beneficios
• ¡Y mucho más!

¡Acompáñenos y compruebe cómo el compliance puede mejorar la imagen del negocio en el mercado!

Compliance: descubra su concepto y objetivos

Conocido en español como cumplimiento, consiste en una dinámica de control interno cuyo reto más notable es asegurar que las diferentes áreas corporativas atiendan sus compromisos en tiempo y forma. Esto a su vez, impacta directamente en la imagen de la organización en el mercado, reflejando así, su capacidad de emprender relaciones estrechas, confiables, éticas y transparentes con sus diferentes stakeholders. 

En cuanto a una visión más específica, de acuerdo con la World Compliance Association, el cumplimiento consta de un conjunto de buenas prácticas y procedimientos que las empresas implementan con la intención de detectar y clasificar los riesgos legales y operativos a los que están expuestas. 

Además, según la asociación, el concepto abarca la definición de metodologías y estrategias internas relacionadas con la prevención, administración, control y proactividad ante la inminencia de peligro. 

De este modo, podemos considerar el compliance como una función independiente dentro de las organizaciones cuya relevancia radica en la capacidad de identificar y gestionar los riesgos de incumplimiento y de minimizarlos a través de la estructuración de acciones involucrando a todos los colaboradores.

Así pues, es nítido que el compliance es un factor promotor del desarrollo y crecimiento de un negocio en su rubro principalmente por permitir la creación de mecanismos que eviten la ocurrencia de problemas futuros mucho más expresivos y potencialmente dañinos. 

Por ejemplo, bajo la perspectiva legal, poner en marcha un programa de cumplimiento que fomente el cumplimiento de las leyes que rigen las relaciones laborales evita una larga batalla judicial a raíz de la evasión de impuestos laborales, falta de atención a los plazos de pagos o de la negligencia de los derechos del trabajador.

Otro buen ejemplo es una política de compliance que viabilice el pago de los impuestos en tiempo y forma. En este caso, estamos hablando del compliance tributario.

Una rápida mirada hacia el pasado: ¿cuándo surgió el compliance?

Hemos nacido en una época en la que cumplir a rajatabla las leyes y atender las disposiciones de los órganos públicos forma parte de la cotidianeidad de las empresas. No obstante, ¡esto no siempre fue así!

El compliance surgió en Estados Unidos en la primera mitad del siglo XX de la mano con la creación del Banco Central. Posteriormente, la filigrana del concepto ha sido fruto de la Prudential Securities (1950), de la regulación de la Comisión de Seguros y Cambio -SEC- (1960) y de la implementación del Foreign Corrupt Act o FCPA (1977), un marco legal centrado en el fortalecimiento y aumento de la rigidez de las leyes americanas para las empresas vinculadas a la corrupción en el exterior.

Este primer enfoque dirigido al cumplimiento de las reglas legales tenía como principal objetivo asegurar un ambiente empresarial flexible, estable y seguro y así, promover negocios más efectivos y serios.

Posteriormente, el compliance ha ganado el mundo, en especial, por el hecho de fomentar la confianza y la credibilidad de las marcas ante los diferentes partners de negocios y el público evitando así, el desarrollo de prácticas delictivas como fraudes, lavado de dinero y financiamiento del terrorismo.

Es importante tener en mente que definir y poner en marcha una sólida política de cumplimiento exige una mirada integrativa y colaborativa. Esto significa que sus acciones deben integrarse a la cultura empresarial estimulando de este modo, que las personas actúen de forma responsable, los procesos obedezcan la ética y las directrices de transparencia corporativa al paso que se eleve el nivel de atención a las normas y exigencias que rigen su actividad en el mercado.

Ante su concepto actual e histórico, vemos que el valor del compliance ha rebasado segmentos, áreas corporativas y marcos legales nacionales para convertirse en una cuestión internacional. 

Tanto es así que, en virtud de su importancia para las empresas, se ha definido un estándar internacional integrado por consejos y normas para implementar sistemas de cumplimiento en los negocios: la ISO 19600. ¡No se aparte porque en los próximos apartados hablaremos de la norma! 

Funciones del compliance

En una empresa, el compliance se sitúa en el dominio de la gobernanza corporativa dentro de lo que conocemos como gestión de riesgos por lo que trabaja en sincronía con las auditorías externas e internas.

En lo concerniente a sus funciones, en líneas generales podemos decir que trata de establecer la cultura del cumplimiento siguiendo una dinámica preventiva, educativa y, cuando amerita, correctiva.

Así pues, la introducción de las prácticas de compliance a la rutina empresarial se fundamenta en la búsqueda de la excelencia inclusive en lo que se refiere a la atención de sus obligaciones.

Asimismo, la implementación de este tipo de programa tiene como función más notable la eliminación de los riesgos de compliance o, en los casos más extremos, la reducción de los efectos negativos acarreados por el incumplimiento como sanciones y entraves jurídicos.

Bajo esta perspectiva, es imprescindible señalar que los riesgos de cumplimiento son el resultado de la suma de los riesgos legales y de imagen. En cuanto a estos últimos, cuando ocurren, pueden ensuciar la reputación de un negocio a punto de generar su bancarrota.

Por ejemplo, una publicación inapropiada en las redes sociales puede repercutir negativamente generando así, daños importantes en la imagen del negocio en el mercado. Dependiendo su contenido, puede disuadir los clientes de confiar en la empresa disminuyendo, por ende, el nivel de ingresos y rentabilidad. 

A la larga, esta reducción en las ganancias puede reflejarse en los bajos niveles de solvencia y liquidez llevando la empresa a incumplir sus obligaciones ante los órganos públicos, proveedores y clientes fieles. Por lo cual, tiende a ser un relevante factor de quiebra al que no podemos negligenciar.

Vale la pena observar que, más allá de los riesgos legales y de imagen unirse para ocasionar los riesgos de compliance, no necesariamente están vinculados. Es decir, inicialmente, dicha publicación en las redes puede generar una conmoción social a punto de afectar la caja del negocio, sin embargo, puede no reflejar el incumplimiento de una norma.

Considerando todo lo que hemos señalado hasta el momento, queda claro que las principales funciones del compliance en una organización son:

• Detectar los potenciales riesgos de incumplimiento;
• Promover acciones que eviten y/o disminuyan la gravedad de los eventos de incumplimiento;
• Estructurar mecanismos de control y monitoreo que protejan a la empresa ante esos riesgos;
• Informar acerca de la calidad de las políticas y acciones de compliance;
• Asesorar a los equipos de trabajo sobre las directrices internas y la necesidad de cumplimiento del marco legal regulatorio.

Por lo tanto, el compliance es vital para la supervivencia de las empresas en el mercado apoyando así su eficiencia operativa y su desarrollo en el mercado.

Tipos de cumplimiento

En una organización, es posible implementar diferentes tipos de cumplimiento. De hecho, su clasificación se fundamenta en el enfoque del programa:

Empresarial

Este tipo de compliance define normas internas generales abarcando así, todos los sectores corporativos. De este modo, corresponde a una clasificación abarcativa, responsable de establecer las reglas que amparan las operaciones, decisiones internas y acciones relacionadas con la expansión en el mercado.

Laboral

Tiene como reto definir normas internas que impulsan a los colaboradores a seguir las leyes laborales impuestas por los órganos reguladores evitando así, posibles inconvenientes jurídicos generados por incumplimiento como sanciones, multas, embargos e indemnizaciones.

Asimismo, cumple la función de alinear las normas internas de recursos humanos con los otros sectores empresariales como jurídico, financiero y operativo.

Tributario

Este tipo de programa asegura que la empresa cumpla con sus obligaciones tributarias dentro de los plazos establecidos por los entes públicos considerando las diferentes esferas (local y nacional). Básicamente, abarca aspectos relacionados con el pago de impuestos promoviendo así, el cumplimiento de las exigencias y la actuación de la empresa en el mercado.

Fiscal

A menudo, esta clase de compliance se confunde con el señalado supra, sin embargo, es importante aclarar que tienen funciones totalmente diferentes.

Mientras que el anterior emprende acciones con la finalidad de atender todos los tributos y, de este modo, garantizar la legalización de las operaciones corporativas, el compliance fiscal se relaciona con los procedimientos de finanzas y actividades económicas. 

Entre sus actividades destacamos:

• Elaboración de informes y reportes referentes al pago de funcionarios;
• Presentación de documentos ante los órganos fiscales;
• Realización de balances y otras demostraciones;
• Combate a los crímenes de responsabilidad fiscal, fraudes empresariales como el lavado de dinero, corrupción, entre otros puntos críticos para la reputación del negocio.

Ambiental

En la actualidad, los consumidores son cada vez más exigentes en términos de cuidados y preservación del medio ambiente por lo que las empresas han debido adaptar sus políticas, cultura y estrategias en pro de la sostenibilidad ambiental.

Este tipo de compliance establece buenas prácticas ambientales, así como controla y monitorea la puesta en marcha de acciones que le confieran a la empresa la imagen de ecológicamente responsable como el reciclaje, descarte adecuado de los residuos, ahorro energético e hídrico, entre otras medidas.

Tecnología de la información

La introducción de nuevas tecnologías a la realidad empresarial se ha posicionado como una cuestión de supervivencia principalmente por promover la eficiencia operativa, la productividad y el desarrollo de nuevos negocios.

Junto con el avance tecnológico y la aparición de herramientas cada vez más efectivas ante las necesidades internas y las tendencias de mercado, crece el número de amenazas que ponen en peligro la seguridad de la información. Por lo que la integridad de los datos se ha convertido en una de las principales preocupaciones de los negocios modernos.

El compliance de TI configura una medida extremadamente útil pues sus estrategias se enfocan en la definición de reglas que fomenten la protección de los datos tanto corporativos como de clientes y otros públicos empresariales. 

Asimismo, los programas de cumplimiento de TI promueven la atención a la normativa nacional e internacional relacionada con la seguridad digital, la recolección de los datos y el tratamiento de la información.

Aunque el grado de importancia de cada tipo de compliance en el ámbito organizacional varíe de acuerdo con el rubro, presentan un objetivo en común: minimizar los riesgos corporativos. Por lo cual, considerarlos ha pasado de ser un diferencial para posicionarse como una condición básica de crecimiento sostenido.

Importancia del cumplimiento para la salud corporativa

Un programa de compliance no solo configura una herramienta excelente para evitar la corrupción, sino que se encuadra como una especie de guía que orienta a los funcionarios a enfrentar una determinada situación considerando soluciones específicas, priorizando y atendiendo a la normativa de la empresa.

Insertado en los pilares de la gobernanza corporativa -transparencia, prestación de cuentas, equidad y responsabilidad empresarial-, el compliance busca asegurar que la actividad organizacional atienda las leyes y obligaciones impuestas por los entes que regulan el comercio y su rubro. 

Mediante sus medidas, una empresa que desea crecer y convertirse en un referente de mercado puede alcanzar sus metas de modo mucho más seguro, sostenible y a largo plazo, hecho que le confiere una gran importancia estratégica.

Esto ocurre porque, hoy en día, existe una significativa presión externa para que las organizaciones adopten estándares éticos que proporcionen valor a todos los públicos empresariales (stakeholders). Este movimiento dirige los negocios hacia la sustentabilidad bajo diversos puntos de vista como social, ambiental, económico y de desarrollo, lo que confluye en la creación de programas con prácticas preventivas, de monitoreo y de corrección.

La implementación de buenas prácticas alineadas a la misión, visión, objetivos y valores corporativos fomenta la satisfacción no solo de los inversionistas, sino también de los colaboradores -se sienten respetados- y de los proveedores -verifican el interés de su asociado en cumplir con los plazos acordados.

Por lo tanto, la definición y puesta en marcha de una política de compliance adecuada a la realidad del negocio repercute directamente en su perspectiva de futuro, incluso, aumentando su potencial para desarrollar transacciones comerciales internacionales.

Beneficios más notables del compliance

Con la intención de amplia la visión acerca de la relevancia del cumplimiento en las organizaciones, a continuación, presentamos sus principales beneficios:

• Evita comportamientos o actividades irregulares reduciendo así, el grado de exposición de la empresa a problemas con la justicia y con los entes reguladores;
• Identifica problemas con antelación;
• Incrementa la eficiencia, puesto que disminuye la incidencia de fraudes e incumplimientos que ocasionan el desvío de recursos;
• Mitiga las pérdidas financieras y de reputación;
• Mejora el proceso de toma de decisiones;
• Disminuye el costo operacional pues optimiza la ejecución de las tareas en tiempo y forma, orientando hacia las mejores prácticas;
• Aumenta la productividad incentivando la manifestación de una postura ética, responsable y motivadora;
• Se posiciona como una poderosa ventaja competitiva y de atracción de nuevos clientes.

Norma ISO 19600: la norma que estandariza las dinámicas de cumplimiento

Basada en los principios de buena gobernanza, transparencia, proporcionalidad y sostenibilidad, la norma internacional ISO 19600 tiene como finalidad orientar a las empresas de todos los rubros para que establezcan, desarrollen, implementen, monitoreen, evalúen y corrijan los programas de gestión de compliance de manera ágil y eficiente.

A pesar de ser una guía extremadamente importante para el crecimiento corporativo, la extensión de su aplicación depende en gran medida de la estructura, tamaño, complejidad y naturaleza de la empresa.

Es importante recalcar que en el ámbito internacional, antes de dar la sentencia, muchos tribunales consideran el compromiso de la empresa con el cumplimiento de sus obligaciones y de las leyes vigentes teniendo como guía a la ISO 19600.

Entre los principales elementos clave de la norma, destacamos:

• El compromiso debe ser recíproco: órganos gubernamentales y alta dirección corporativa;
• Los programas de compliance son vitales para las empresas;
• Las obligaciones se establecen según las necesidades y expectativas de las partes involucradas;
• Acapara diferentes obligaciones de cumplimiento, tanto obligatorias como voluntarias;
• Integración entre la gestión de riesgos y la rutina operativa del negocio.

Por lo tanto, la empresa que desee implementar un programa de gestión de compliance de excelencia debe considerar la guía internacional y tener en mente los requisitos, las características y cuestiones básicas, así como los principios de la buena gobernanza corporativa.

Efectos de la tecnología en los programas de compliance

A menudo, la introducción de nuevas herramientas al cotidiano empresarial genera cierta resistencia principalmente por cuestiones de seguridad de la información. No obstante, ¡alinearse no es la mejor alternativa!

Para maximizar el aprovechamiento de las innovaciones de forma segura y tener a la tecnología como gran aliada, es indispensable seleccionar proveedores y herramientas de excelente calidad. Pero, al final, ¿cuál es el papel de la tecnología en el entorno del cumplimiento?

Automatización de procesos repetitivos, excesivamente complejos o muy burocráticos

Los procedimientos de compliance trabajan con un gran flujo de datos y documentos por lo que llevarlos a cabo de forma manual puede acarrear numerosos errores, gastos innecesarios y pérdida de tiempo.

La tecnología sirve para acelerar el desarrollo de dichas tareas aumentando la eficiencia operativa y, por ende, mejorando la productividad de los equipos de trabajo.

Entre las tecnologías más eficientes en términos de compliance, debemos recalcar la relevancia de la inteligencia artificial, pues promueve la eficiencia y agilidad del análisis de documentos leyendo automáticamente los contratos, extrayendo información y alimentando la base de datos. 

Un buen ejemplo de herramienta son las plataformas de control de costos y de viajes que automatizan una serie de procedimientos asegurando así, el cumplimiento normativo tanto interno y externo.

Prevención de fraudes y problemas legales

Las rutinas de procurement abarcan una gran cantidad de datos no estructurados, es decir, sin un estándar predeterminado, por lo que realizarlas de forma manual puede conllevar a numerosos errores de interpretación afectando así, la toma de decisiones.

Al adoptar soluciones tecnológicas en el proceso antifraude, la empresa logra acelerar la verificación del cumplimiento asegurando que tanto los proveedores como partners de negocio se encuentren al día con las reglas legales, obligaciones tributarias y sobre todo, con la gobernanza de la empresa.

Así pues, la inclusión de herramientas optimiza la seguridad del proceso de compliance incluyendo la perspectiva humana apenas en el momento de evaluar cuál es el riesgo de contratación o de asociación de acuerdo con las normas corporativas y con las leyes que amparan al rubro.

Reducción de riesgos

A tenor de lo mencionado anteriormente, la asociación con proveedores y otros partners exige cuidado y un estudio previo de sus condiciones de compliance.

La utilización de la tecnología en el ámbito del análisis de riesgos asegura niveles de calidad y efectividad superiores a los aportados por el desempeño humano principalmente por el hecho de que la IA combina los riesgos especulativos o dinámicos y los puros o estáticos.

Así pues, esta tecnología puede calcular con exímia precisión el riesgo relativo de una determinada transacción teniendo como base una definición predeterminada de riesgo acorde con cada empresa.

¡Muy bien, hemos finalizado!

Al llegar hasta aquí, esperamos que haya entendido la relevancia del compliance para las organizaciones modernas, independientemente de su rubro. Asimismo, anhelamos que considere nuestras observaciones acerca de la tecnología en el compliance y quiera iniciar o continuar la transformación digital en su negocio contando con herramientas favorables al cumplimiento.

Si cree que herramientas como un software de control de gastos pueden optimizar los procesos de su negocio, pero antes de dar el paso decisivo quiere conocer más detalles sobre este recurso, le invitamos a que profundice su conocimiento leyendo: “6 características clave de una buena herramienta para el control de gastos”.