Control de viáticos: Todo lo que debe saber sobre el tema

28 de Octubre de 2021

Ante un escenario económico cambiante y extremadamente competitivo, es imprescindible gestionar el negocio con total consciencia de los ingresos y egresos financieros. De esta manera, uno de los procedimientos más importantes para optimizar la gestión corporativa es el control de viáticos.

En efecto, poner atención en este proceso convirtiéndolo en una dinámica más transparente, segura y eficiente no solo permite mejorar los resultados del negocio, sino también impacta positivamente en la motivación y en la productividad de los equipos de trabajo.

En este artículo, le brindamos abundante información sobre los siguientes puntos relacionados con el control de viáticos:

• Panorama general y gastos involucrados.
• Errores y problemas inherentes al control.
• Paso a paso para optimizar el control de viáticos.
• Mejores prácticas para generar resultados más efectivos.

¡Continúe leyendo nuestro artículo hasta el final y obtenga toda la información que necesita!

Descubra los gastos cubiertos por los viáticos

Los costos de viajes corporativos son los gastos generados gracias al desplazamiento de un trabajador hacia un destino con la finalidad de cumplir tareas organizacionales como el cierre de un negocio con un asociado o la compra de insumos en un proveedor.

Básicamente, los tipos de gastos cubiertos por las políticas empresariales referentes a los viajes suele variar, dado que depende de la perspectiva corporativa acerca de las jornadas y del presupuesto disponible para dicha finalidad.

Más allá que no ser una ciencia exacta, por lo general, las empresas proveen recursos económicos a sus viajeros ya sea con antelación o bajo la dinámica de reembolso considerando los siguientes costos:

• Pasajes aéreos y transporte local.
• Hospedaje.
• Alimentación.
• Actividades y procedimientos relacionados con el motivo del viaje como impresión de documentos, monto de inscripción para eventos, fotocopias, etc.

Fíjese que, dependiendo de la situación, los costos del viaje pueden ser bastante altos e incidir negativamente en el panorama financiero del negocio. Por este motivo, es indispensable calcularlos adecuadamente considerando los siguientes pasos:

• Hacer una lista con los gastos previstos.
• Definir un promedio para cada gasto.
• Calcular el costo diario del viaje.
• Establecer un presupuesto (más adelante hablaremos sobre este asunto).
• Detectar formas de economizar.

En definitiva, conocer los costos es esencial para poner en marcha un control más efectivo y riguroso principalmente por el hecho de permitir acceder con antelación a los gastos promoviendo así, una mejor organización financiera.

Además de conocer cuáles aspectos inciden de forma más expresiva en los gastos generales y saber cómo calcular los costos, la empresa debe priorizar la creación de una robusta política de viajes. 

Importancia de la política de viajes empresariales

Como señalamos anteriormente, los gastos cubiertos por las empresas varían de acuerdo con su rubro y con la normativa interna vigente.

En lo que concierne a la política corporativa orientada al control de viáticos, la empresa debe asegurarse de incluir todos los puntos relevantes no solo para asegurar el control interno, sino también para proporcionar a los trabajadores el reembolso adecuado de los montos y así, estimular a que continúen desplazándose a tenor de las demandas empresariales fuera de su perímetro.

Así pues, queda claro que una política de esta suerte aporta numerosos beneficios como:

• Limitar los gastos del viajero.
• Evitar costos innecesarios o abusivos.
• Mitigar la ocurrencia de situaciones negativas actuando con antelación.
• Optimizar el tiempo tanto de los gestores como de los viajeros.
• Estimular la motivación y la productividad de los grupos externos.
• Promover mejores resultados mejorando el costo-beneficio.

Como puede comprobar, ante una visión holística, esta normativa contribuye al éxito no solo de los viajes, sino también de la empresa promoviendo la minimización de los costos al mismo tiempo que fomenta la maximización de las soluciones y de los resultados.

Para elaborar una política que efectivamente apoye el control de viáticos, es necesario considerar los siguientes aspectos:

• Identificar las necesidades de la empresa.
• Definir un presupuesto de viajes.
• Determinar el límite de gastos de forma explicativa y detallada para evitar problemas durante las jornadas externas.
• Establecer reglas para solicitar reembolsos con la finalidad de evitar fraudes y situaciones molestas.
• Implementar la política priorizando su difusión entre los colaboradores.
• Premiar y ofrecer beneficios a los funcionarios más comprometidos.

En efecto, contar con una política ajustada a las demandas y a los objetivos organizacionales es sumamente necesario para garantizar que los procesos relacionados con el control de viáticos se cumplan en tiempo y forma y, en especial, atiendan a la empresa y a los viajeros de forma efectiva.

Errores y fallas en el proceso de control de viáticos

Si bien la definición de una robusta normativa de viajes es imprescindible para el adecuado control de viáticos, esta es apenas una de las tantas medidas que deben implementarse a fin de garantizar el éxito del proceso, pues de lo contrario la empresa puede verse afectada por los siguientes problemas:

Formularios con múltiples formatos

Es importante estandarizar los formularios de acuerdo con su naturaleza añadiendo los campos necesarios para optimizar la entrega y/o el reembolso de los montos adecuados.

Asimismo, vale la pena señalar que trabajar con diferentes tipos y formatos de formularios enlentece las actividades de los equipos de costos y genera trabajo extra, pues, a menudo, estos profesionales necesitan contactarse con el viajero y/o buscar información en otros sectores con la finalidad de corroborar los datos aportados en el documento.

Autorizaciones demoradas

El exceso de burocracia también es un problema recurrente en las organizaciones que no cuentan con un efectivo control de viáticos, pues tienden a compensar la falta de medidas específicas añadiendo protocolos ineficaces y lentos. En consecuencia, una autorización de viaje puede demorar muchísimo tiempo poniendo en riesgo, de este modo, los trámites que la empresa necesita poner en marcha en otro territorio.

Frente a este panorama, es importante hacer hincapié en la necesidad de contar con una política que aclare cuáles son las situaciones que demandan viajes y en qué contexto deben presentarse las autorizaciones.

Recursos excedentes

Si por un lado la falta de recursos puede impactar negativamente en la productividad de los viajeros y en los resultados obtenidos en el viaje, por otro lado, montos elevados pueden ocasionar que el trabajador no se empeñe para minimizar los costos del viaje.

Por lo tanto, lo ideal es buscar el equilibrio identificando en el histórico de la empresa los costos de jornadas similares emprendidas en períodos anteriores, así como alineando los montos a las particularidades de cada individuo y de cada situación.

Numerosos gastos de diferentes orígenes

Cuando el robusto control de viáticos no forma parte de la rutina corporativa, es común que los viajeros intenten —¡y generalmente, logren!— comprobar gastos de diferentes índoles como gastos empresariales, incluso, aquellos montos gastos con compras personales.

Para evitar este tipo de situación, es imprescindible que la empresa incluya todos los costos de viaje en su política de control evitando, de este modo, hacerle frente a gastos que no son suyos.

Poca tecnología genera un monitoreo precario

Monitorear el desarrollo de las actividades externas y el rendimiento del funcionario durante su jornada en otros sitios es un verdadero desafío no solo por la rutina agitada de los gestores, sino también por la falta de recursos que fomenten una correcta visualización de los datos.

Cuando una empresa no posee herramientas suficientes para controlar qué sucede fuera de su espacio geográfico, abre espacio para los errores y, por ende, para los gastos excesivos ya sea para comunicarse con el funcionario mediante llamadas internacionales o para corregir procedimientos.

Entrega de comprobantes fuera de plazo

A lo largo de su jornada como gestor, es probable que haya coincidido con viajeros que buscaban reembolsar sus gastos presentando comprobantes muy antiguos. ¡Pues esta es una dura realidad en las empresas!

Si la organización no prioriza el cumplimiento de su normativa y no difunde información relevante acerca de los procedimientos de viaje, tiende a enfrentar ese tipo de situación en su cotidiano, lo que puede generar serias consecuencias en el ámbito financiero y principalmente, en su liquidez.

Fraudes en el sector financiero

La presentación de comprobantes muy antiguos puede ocasionar inconsistencias en el área financiera, en especial, si este sector ha pasado por cambios en su sistema o digitalizado acciones que antes eran desarrolladas manualmente.

De hecho, pueden manifestarse numerosos problemas como errores entre el monto declarado y el registrado o inconsistencias entre el nombre del viajero y el que consta en el documento.

Para evitarlos, es importante que los profesionales que ejecutan el control de costos se ocupen de verificar detalladamente todos los campos de los formularios y sepan —con antelación— el período del viaje con la finalidad de mitigar las posibilidades de fraudes y errores.

Ante todos los errores y aspectos negativos mencionados en este punto del artículo, queda nítida la necesidad de promover estrategias que promuevan prácticas más efectivas de control de viáticos. En el próximo título, entraremos de lleno en este tema, ¡continúe aprendiendo!

La guía para controlar los viáticos

Después de descubrir cuántos errores y fallas pueden evitarse implementando un adecuado control de viáticos, ha llegado el momento de conocer los pasos que debe emprender para optimizar sus resultados.

Para poner en marcha un control de viáticos de excelente calidad, es importante considerar que el proceso cuenta con tres grandes fases: solicitud de recursos, entrega de importes y comprobación de gastos. 

Más allá de la disposición organizada, es importante señalar que pueden ocurrir alteraciones en las etapas debido al período de entrega de recursos —anticipados o por devengado.

Para facilitar su comprensión, presentamos este nivel considerando una entrega de recursos de forma anticipada.

Solicitud de recursos

En este primer momento, el colaborador solicita los recursos necesarios a la empresa con la finalidad de financiar la compra de pasajes y viáticos.

Posteriormente, el profesional encargado de analizar la solicitud verifica los detalles presentes en los formularios y decide si aprueba o rechaza el pedido.

En el caso de rechazo, el responsable puede indicarle al viajero que modifique las inconsistencias y lo presente nuevamente en el sector. Esto tiende a repetirse hasta que el encargado considere el documento como aceptable y alineado con las exigencias del negocio.

Luego de validar la solicitud, el sector debe comunicar la aprobación tanto al colaborador como al responsable de la entrega de los recursos.

Es importante señalar que el procedimiento que hemos explicado es manual, no obstante, en la actualidad, es posible encontrar softwares que validan automáticamente estas solicitudes. Para eso, deben configurarse considerando los criterios y las reglas presentes en las políticas.

Entrega de recursos

Antes de iniciar el proceso de cese de recursos, es indispensable que la empresa verifique si cuenta con el presupuesto necesario para hacer frente a los gastos. Luego de averiguar y constatar su solvencia, llega el momento de abonar el monto necesario para que el funcionario emprenda el viaje.

Básicamente, la entrega de dinero referente a los pasajes y viáticos puede ocurrir bajo diferentes modalidades como transferencia bancaria, emisión de cheque o utilización de una tarjeta de crédito corporativa.

Comprobación de gastos

En esta etapa, el colaborador debe:

• Entregar los comprobantes de gastos al encargado.
• Completar un formulario u hoja de cálculo detallando cada gasto, así como el monto total.

Después de recibir los documentos, el gestor analiza la veracidad y la validez de cada comprobante, tipo de gasto, fecha, lugar, importe y otros detalles que amerite.

Posteriormente, existen dos posibilidades:

1. El encargado considera que los datos están correctos.
2. El responsable entienda que existen discrepancias y solicite al viajero que modifique la información ajustándola a los datos reales.

En este último caso, los cambios pueden apuntar que el gasto fue inferior o superior a los recursos entregados. Ante el primer caso, el encargado debe solicitarle al colaborador que entregue la diferencia.

Si el análisis detecta que el colaborador gastó más de lo previsto y fundamentó correctamente los costos añadidos, la empresa debe reembolsar el importe retirado de sus propios recursos.

En definitiva, llevar cuenta de los montos entregados y de los gastos reales teniendo en mente un flujo de aprobación muy bien detallado y definido es una tarea que requiere mucha atención, así como la ejecución de una serie de actividades ya sea manuales o automatizadas. 

Debido a su cierta complejidad, lo ideal es que la empresa cuente con profesionales especialmente dedicados a este tipo de actividad permitiendo así, investigar minuciosamente cada información con el afán de asegurar la máxima transparencia en el proceso y evitar fraudes o irregularidades que puedan comprometer las finanzas del negocio.

Mejores prácticas de control de viáticos: Conozca siete consejos importantes

Mantener un alto desempeño en la gestión de viáticos es indispensable para garantizar la sostenibilidad financiera, así como el crecimiento consistente y saludable del negocio.

En el apartado anterior, señalamos los tres pasos esenciales del control de gastos y viáticos con la finalidad de indicarle el camino más efectivo y seguro. Ahora, queremos presentarle siete medidas interesantes para incrementar los resultados de este proceso.

1. Planifique con antelación

La planificación anticipada del viaje también fomenta la reducción de los costos, pues el gestor tiene tiempo suficiente para establecer objetivos más concretos y optimizar el uso de recursos.

En efecto, al planificar el viaje con cierta antelación, es posible elegir opciones de vuelos más económicos y alineados con los intereses y políticas corporativas. De la misma manera, estructurar los viajes con tiempo permite:

• Estimar los costos con mayor precisión.
• Seleccionar opciones de hospedaje cómodas y más económicas.
• Definir las alternativas más eficientes en términos de transporte local como el servicio público o la renta de vehículos.
• Firmar nuevas alianzas corporativas con restaurantes, hoteles y otras empresas que provean servicios indispensables para el bienestar del viajero.

Es importante señalar que la planeación previa no evita costos de último momento como emergencias o situaciones inesperadas. Por este motivo, es interesante separar una reserva de emergencia para cubrir este tipo de inconveniente y así, no sacrificar las finanzas corporativas.

2. Establezca un presupuesto para viajes corporativos

En la fase de entrega de recursos, hicimos hincapié en la necesidad de consultar el presupuesto de viajes antes de entregar el monto al colaborador. De hecho, conocer este aspecto es indispensable para asegurar que el negocio no deje de cumplir con sus obligaciones para subsidiar una jornada externa.

De esta manera, es imprescindible que se construya un presupuesto realista que contemple todos—o al menos, la mayor parte— de los gastos predecibles. Además de poner atención en este punto crítico, la empresa necesita estructurarlo teniendo en cuenta su contexto económico y las demandas específicas de cada destino y de cada viajero.

3. Verifique los precios en diferentes proveedores

A menudo, los gestores de viajes creen que establecer alianzas comerciales implica una relación estricta, rígida y exclusiva. No obstante, al menos que exista un contrato en el que conste una cláusula de exclusividad, las empresas están libres para buscar alternativas con mejor costo-beneficio.

En efecto, otro aspecto que limita la búsqueda por nuevos proveedores y partners de negocios es saber que sus servicios son buenos y los precios son razonables.

Para minimizar los costos y maximizar los resultados del viaje, es imprescindible que la empresa salga de la zona de comodidad contactando a otros negocios, investigando su reputación en el mercado y comprobando la calidad de sus servicios.

Luego de hablar de presupuesto y cotización, podemos concluir que el primero es el responsable por definir la política de gastos mientras que el segundo consta de una vía para mitigar costos.

4. Corrobore las fechas

Al analizar los documentos y los comprobantes de pago, es importante que el encargado del control de viáticos verifique si las fechas coinciden con el período que el colaborador estuvo lejos del negocio.

Para ello, es indicado que trabaje en conjunto con el equipo de recursos humanos comprobando, de este modo, si la información aportada es o no verdadera.

En lo que concierne a las fechas, también es importante que el funcionario presente los documentos en tiempo y forma teniendo en cuenta las normas internas en cuanto a los plazos de presentación de recibos y otros comprobantes, pues la displicencia puede impactar negativamente la caja empresarial.

Asimismo, el rígido control de plazos evita la ocurrencia de fraudes como falsificación de documentos y/o de fechas con la intención de retirar un importe más expresivo que el requerido en un determinado viaje.

5. Utilice tarjetas corporativas

Las tarjetas bancarias empresariales son fantásticas para controlar los gastos con más precisión, ya que el colaborador registra todas sus compras y puede comprobarlas fácilmente.

Además de aportar información detallada acerca de los gastos como importe, fecha, local y producto consumido, este tipo de recurso incentiva la adopción de una postura responsable limitando, de este modo, la ocurrencia de gastos irrelevantes, innecesarios o abusivos.

Otro punto positivo de utilizar este tipo de herramienta financiera es el hecho de prescindir de la realización de depósitos o transferencias a la cuenta del empleado evitando así, que este retire montos de su dinero personal con la finalidad de cubrir gastos imprevistos.

6. Adopte soluciones tecnológicas

La tecnología orientada a la gestión es una gran aliada del control de gastos, dado que sus soluciones pueden centralizar la información y proporcionar una perspectiva integral de los viajes como el presupuesto disponible y los costos predecibles.

Además de contar con softwares específicos para emprender un control de viáticos más eficiente, las empresas pueden recurrir a las soluciones online como páginas de reserva de pasajes y hospedaje para verificar buenas alternativas y definir un presupuesto más preciso.

7. Automatización y control de viáticos: ¡Un binomio fabuloso!

La automatización de los procedimientos inherentes a la gestión de costos de viaje camina de la mano con la transformación digital y con el surgimiento de nuevos recursos tecnológicos.

En términos generales, automatizar los procedimientos repetitivos, exhaustivos e irrelevantes para el éxito empresarial es interesante para reducir la carga de trabajo de los colaboradores liberándolos para ejecutar tareas más complejas y que requieran esfuerzo humano. Asimismo, la automatización proporciona los siguientes beneficios:

• Mejora la comunicación entre el viajero y el gestor.
• Identifica fallas o inconvenientes durante el viaje.
• Permite informar acerca de contratiempos, del estado del negocio y presentar detalles de la jornada.

¡Esto ha sido todo!

Al finalizar la lectura de nuestro artículo, esperamos que se encuentre consciente de la necesidad de invertir en la planificación de un proceso de control de viáticos más efectivo y a tenor de las características, necesidades y objetivos de su negocio. 

En definitiva, controlar los viáticos no solo contribuye a la mitigación de costos, sino también a la mejora de las proyecciones financieras, algo indispensable para continuar liderando el mercado.

Ahora que conoce cómo hacer una excelente gestión de viáticos, le recomendamos que aproveche su visita al blog para aprender más sobre los viajes de negocios registrándose y descargando nuestro ebook acerca de las reservaciones en el entorno actual.