Automatización del cumplimiento regulatorio: ¿cómo hacerlo?

Las regulaciones y normativas del entorno empresarial suelen tener una tendencia dinámica que requiere gestionar grandes volúmenes de información. Por ello, la automatización del cumplimiento regulatorio se ha convertido en una solución necesaria.

Para las empresas, garantizar el cumplimiento regulatorio se convierte en una tarea que requiere recursos significativos en términos de tiempo, personal y dinero. Sin embargo, sus beneficios van más allá de considerarles como gastos corporativos.

El incumplimiento de cualquier normativa puede acarrear sanciones económicas, por lo cual, la incorporación de la automatización del cumplimiento regulatorio debe ser considerada como parte de la gestión estratégica de la organización.

En qué consiste, cuáles son sus beneficios y de qué manera implementarla en su organización son algunos de los puntos que discutiremos a continuación.

¿Qué es la automatización del cumplimiento regulatorio?

Se refiere al uso de tecnología para gestionar y ejecutar tareas relacionadas con el cumplimiento de normativas de manera automática, sin la necesidad de intervención manual constante.

Esta práctica abarca una variedad de procesos, desde la recopilación y el análisis de datos, clasificación de contabilidad hasta la generación de informes y la monitorización continua de las actividades de la empresa en relación con las normativas vigentes.

A través de la automatización, las empresas pueden implementar sistemas que aseguren el cumplimiento continuo, los cuales también podrán ser adaptados a los cambios en las normativas, según vayan surgiendo nuevos requerimientos.

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Beneficios de automatizar el cumplimiento regulatorio en tu empresa

Así como el resto de las soluciones tecnológicas que reportan ventajas directas relacionadas con la rapidez y precisión de los resultados, la automatización del cumplimiento regulatorio trae consigo beneficios significativos, tales como:

Reducción del riesgo de sanciones

Minimiza la posibilidad de errores humanos, asegurando que todas las normativas se cumplan de manera precisa y oportuna. Esto reduce significativamente el riesgo de sanciones y costos por incumplimiento.

Mejora de la eficiencia operativa

Al automatizar las tareas repetitivas y administrativas, los empleados pueden concentrarse en actividades de mayor productividad y valor agregado, como la planificación estratégica y la toma de decisiones.

Cumplimiento continuo y en tiempo real

Implementar soluciones automatizadas permite una monitorización continua del cumplimiento. También son capaces de identificar discrepancias y posibles incumplimientos, generando alertas y recomendaciones para tomar acciones correctivas.

Ahorro de costos

A largo plazo, puede generar importantes ahorros de costos, al favorecer la reducción de errores, la optimización de procesos y la disminución del tiempo invertido en tareas administrativas. Esto contribuye a generar una mayor rentabilidad.

Mejora de la transparencia y la trazabilidad

Ofrecen una visión clara y transparente del estado de cumplimiento de la empresa, facilitando la generación de informes y la trazabilidad de todas las acciones realizadas, en especial al digitalizar la contabilidad financiera y otras tareas.

Facilita la escalabilidad

Las empresas que operan en múltiples países o sectores pueden utilizar una única solución automatizada que se ajuste a las normativas específicas de cada región o industria, centralizando la gestión del cumplimiento regulatorio en un solo sistema.

5 pasos para implementar la automatización del cumplimiento regulatorio

Lograr que la automatización del cumplimiento regulatorio sea realmente exitosa, requiere un enfoque estratégico y estructurado de parte de la organización. De forma general, este plan de acción suele incluir los siguientes pasos:

1. Evaluación inicial y planificación: se requiere evaluar de manera exhaustiva las necesidades específicas de la empresa para identificar los procesos clave y las normativas que deben cumplirse. Con esta información, se desarrolla un plan detallado de automatización acorde a los objetivos y el alcance esperado.
2. Selección de herramientas y proveedores: elegir las herramientas adecuadas es el primer paso para el éxito de la automatización del cumplimiento regulatorio. Con tantas soluciones en el mercado, lo ideal es encontrar aquella que cumpla con los requisitos técnicos y de compatibilidad con los sistemas existentes.
3. Implementación del sistema: este paso incluye la configuración de los parámetros de cumplimiento, la integración con los sistemas existentes y la capacitación del personal para su uso, siempre verificando que funcionen correctamente antes de poner el sistema en marcha.
4. Monitorización continua: considerando el dinamismo del cumplimiento regulatorio, es fundamental monitorear regularmente el desempeño del sistema. El propósito de este paso es detectar y realizar los ajustes necesarios en función de los procesos internos de la empresa.
5. Actualización periódica: a medida que las regulaciones evolucionan, es crucial revisarlas y actualizarlas para asegurarse de que sigue cumpliendo con las normativas vigentes. Esto incluye la incorporación de nuevas funcionalidades o la modificación de las existentes para adaptarse a los cambios del cumplimiento regulatorio.

Herramientas y soluciones para un cumplimiento regulatorio automatizado

Existen diversas herramientas diseñadas para facilitar la automatización del cumplimiento regulatorio. Estas soluciones varían en funcionalidad, desde sistemas integrales hasta aplicaciones especializadas.

Sin embargo, una de las más convenientes en el mercado actual, son las soluciones tecnológicas de SAP Concur. Las cuales, entre otras funcionalidades, incluyen módulos especializados en la automatización del cumplimiento regulatorio en diferentes ámbitos.

Soluciones SAP Concur, un paso hacia el éxito

SAP Concur ofrece funcionalidades avanzadas para la gestión de gastos, la monitorización de viajes y la generación de informes, todo dentro de un marco que asegura el cumplimiento regulatorio según las diferentes normativas aplicables.

Este software no solo permite automatizar procesos clave relacionados con el cumplimiento, sino que también ofrece una integración robusta con otros sistemas empresariales, lo que facilita la gestión centralizada de todas las actividades regulatorias.

Además, la capacidad de personalización de SAP Concur permite adaptar la solución a las necesidades específicas de cada empresa, asegurando un cumplimiento preciso y eficaz.

Consideraciones finales

Al centralizar y automatizar procesos relacionados con el cumplimiento regulatorio, las empresas pueden reducir significativamente el riesgo de sanciones y mejorar la eficiencia operativa.

En este caso, la automatización es una estrategia esencial para cualquier empresa que busque optimizar sus gastos administrativos al operar de manera eficiente y segura. Esto hace indispensable implementar soluciones tecnológicas avanzadas, como SAP Concur.

Si busca herramientas para llevar a su empresa al siguiente nivel en términos de cumplimiento regulatorio, le invitamos agendar una cita con nuestros especialistas para conocer todas las ventajas de nuestras soluciones SAP Concur.