Elaboración de políticas clave: Plantillas gratuitas para políticas de viajes, gastos, facturación y sostenibilidad

Las frases “no sé por dónde empezar” o “tendremos que empezar desde cero” pueden aplicarse al crear una política importante que establezca reglas que espera que sigan los empleados. Pero también lo hace “no hay necesidad de reinventar la rueda”. 

Con consejos, pautas y ejemplos, nuestras populares plantillas para políticas de viajes, gastos, facturación y sostenibilidad le ofrecen un punto de partida para diseñar, aplicar y actualizar políticas en uno o varios de esos ámbitos. Al igual que las políticas de una compañía deben adaptarse cuando cambian las condiciones y las prioridades, actualizamos regularmente nuestras plantillas de políticas para adaptarlas a los nuevos tiempos. Con consejos, pautas y ejemplos, nuestras populares plantillas para políticas de viajes, gastos, facturación y sostenibilidad le ofrecen un punto de partida para diseñar, implementar y actualizar políticas en uno o varios de esos ámbitos. Al igual que las políticas de su compañía deben adaptarse cuando cambian las condiciones y las prioridades, también actualizamos regularmente nuestras plantillas para ajustarlas a los nuevos tiempos. 

Las políticas reflejan las distintas necesidades y culturas de cada organización. La forma en que las redacta, comunica e implementa influye en su eficacia y en si su personal puede y las seguirá. Una adopción exitosa puede afectar diversos objetivos y prioridades en su negocio: productividad, control de costos, cumplimiento, eficiencia, deber de protección, experiencia del empleado y más. 

Tanto si se crea directrices para añadir las vacaciones personales a los viajes de negocios como si se define los gastos aceptables e inaceptables, cada política debe reflejar el mismo contenido básico y las mejores prácticas. 

Políticas efectivas: 

• Son concisas, claras y están redactadas en un lenguaje cotidiano, no en una terminología empresarial. 
• Son fáciles de localizar para que los empleados puedan encontrarlas e interpretarlas.  
• Son fáciles de localizar para que los empleados puedan encontrarlas e interpretarlas. 
• Explican el porqué, detallando el propósito de la política (por ejemplo, control de costos, seguridad de los empleados) 
• Dejan claro a quién afecta la política (por ejemplo, viajeros de negocios o empleados que procesan facturas) 
• Están diseñadas con la aportación de las partes interesadas de toda la organización, desde los viajeros frecuentes hasta los miembros del equipo de finanzas. 

Los viajes, los gastos, las facturación y la sostenibilidad son, por supuesto, áreas diferentes pero que a menudo se superponen. Siga leyendo para obtener información específica sobre lo que encontrará en cada una de nuestras plantillas de políticas. 

Plantilla de política de viajes 

Los gerentes de viajes realizan un equilibrio constante entre las prioridades de la compañía y las necesidades de los viajeros. Con una política actualizada y una solución de gestión de viajes automatizada como Concur Travel, pueden gestionar los costos, garantizar el deber de protección y proporcionar a los viajeros las opciones de reserva que desean.  

Su política de viajes debe:  

• Examinar consideraciones del mundo real, como garantizar la seguridad del viajero, eliminar las zonas grises, separar lo esencial de lo extravagante en la comida y el entretenimiento, gestionar los valores atípicos y las excepciones, y equilibrar los costos y el bienestar (piense en términos de "bleisure", combinación de ocio y negocios). 
• Diseñar estrategias de comunicación que fomenten la adopción, utilizando recursos como mensajes de vídeo, juegos, seminarios web interactivos y podcasts. 

Descargue nuestra plantilla gratuita de política de viajes, Directrices para una gestión eficaz de los viajes de negocios. 

Plantilla de política de gastos 

Dado que los viajes representan un costo considerable para las compañías, tiene sentido que las políticas de gastos y viajes estén estrechamente relacionadas y que muchas organizaciones utilicen soluciones integradas como Concur Expense para gestionarlas. Una política de gastos debe apoyarse en gran medida en la definición de procesos y las implicaciones del incumplimiento. 

Su política de gastos debe: 

• Establecer expectativas claras con respecto a la presentación oportuna, las aprobaciones y el comportamiento ético. 
• Dejar clara la postura de la empresa ante el fraude, la corrupción y el soborno. 
• Explicar cómo se gestionan los gastos de la oficina en casa y a distancia y cómo se debe reservar el viaje 
• Enumerar los gastos no permitidos y el proceso para presentar gastos no cubiertos por la política. 

Descargue nuestra plantilla de política de gastos gratuita, Consejos y directrices para crear una política de gastos. 

Plantilla de política de facturación 

Una política de facturación tiene un enfoque más externo que otras, ya que cubre aspectos de su negocio orientados al cliente. Debe abordar temas importantes, como la codificación, mientras explica los costos de no seguir los procesos, desde los recargos por retraso hasta las malas relaciones con los proveedores. Elaborar la política es una oportunidad para replantearse los procesos, automatizarlos con una solución de gestión de facturación y liberar a los equipos de contabilidad a pagar para que realicen tareas de valor añadido. 

Su política de facturación debe: 

• Especificar cómo y dónde deben enviarse las facturas, con direcciones de correo postal y electrónico, y cómo se registra su recibo. 
• Indicar qué deben incluir las facturas, como números de cuenta y de departamento, y cómo se deben registrar las excepciones. 
• Detallar el proceso de aprobación, incluidos los requisitos de firma y enrutamiento. 
• Explicar el proceso y las responsabilidades de conservación y almacenamiento de archivos.  

Descargue nuestra plantilla de política de facturación gratuita, y adapte sus políticas a medida que las prioridades cambian en un mundo en constante evolución.