Guía básica para llevar un mejor control de gastos en tu empresa

13 de Diciembre de 2022

Llevar un mejor control de gastos es una parte fundamental para el mantenimiento de cualquier tipo de patrimonio, por lo que no se puede permitir el lujo de ignorar este aspecto al manejar un negocio.

El seguimiento de los gastos de su empresa le proporcionará muchas ventajas clave y en este post le mostraremos cuáles son, así como varias estrategias para reducir y controlar los gastos.

¿Qué es el control de gastos?

El control de gastos es el proceso o la práctica de identificar, reducir o eliminar los gastos comerciales para aumentar los ingresos.

Este proceso inicia con la elaboración del presupuesto y, luego, con la información a la mano, el dueño de la empresa puede comparar las expectativas presupuestadas con los resultados financieros reales del negocio.

Si los costos reales resultan ser más elevados de lo pensado, se deben tomar diversas medidas, como optimizar el proceso de producción o construcción (dependiendo del tipo de industria), aprovechando los descuentos por volumen y pagos anticipados, negociando con proveedores existentes o nuevos y empleando sistemas de gestión de gastos.

Tipos de gastos

Un gasto es un desembolso de dinero que fluye por medio del estado de resultados y se deduce de las ganancias para obtener los ingresos netos. Las empresas pueden incurrir en varios tipos de gastos:

Operativos

Desembolso de dinero en el que incurre un negocio para el funcionamiento correcto de sus actividades diarias y de operaciones.

Este tipo de gastos se deben identificar con exactitud para reducirlos al máximo sin perjudicar la competitividad de la organización.

Los gastos operativos más comunes son:

• Salarios
• Costos de inventarios
• Alquiler de locales
• Comisiones de ventas
• Pago de servicios (agua, electricidad, gas)
• Primas de seguros

No operativos

Se trata de gastos no relacionados con las operaciones principales de una empresa. Algunos de ellos son:

• Cargos por intereses
• Impuestos
• Indemnizaciones
• Multas

Gastos fijos

Gastos comerciales recurrentes que se mantienen estables y que no están relacionados de forma directa con la producción.

En esta categoría también entran los salarios, alquileres y seguros, además de:

• Amortizaciones
• Utilidades
• Depreciación

Gastos variables

Gasto corporativo que aumenta o disminuye de acuerdo al volumen de producción o ventas de un negocio.

Pueden repetirse mes a mes, pero el monto que se paga suele ser distinto cada vez. Los gastos variables más comunes son:

• Costos de materias primas y empaques
• Comisiones de ventas
• Mantenimiento y reparaciones
• Costos de entrega

¿Cómo llevar un control de gastos?

Si bien en las grandes empresas hay departamentos dedicados a las finanzas, para pequeños negocios y profesionales autónomos puede ser todo un desafío.

No obstante, hay algunas medidas que puede tomar para tener un mejor control de gastos. Veamos tres de ellas:

1. Abrir o dedicar una cuenta bancaria comercial

Es clave destinar una cuenta bancaria comercial exclusivamente para las transacciones de su empresa.

Aunque puede haber ocasiones en las que se use una cuenta bancaria personal para fines comerciales, tener una cuenta comercial exclusiva facilita mucho el trabajo de registrar y rastrear los gastos.

2. Digitalice sus registros

La forma más sencilla de organizar documentos importantes es digitalizarlos, ya que permite encontrar con facilidad y rapidez los documentos que necesita.

Para hacerlo, tiene dos alternativas:

• Establecer un espacio dedicado en tu entorno digital: puede hacerlo en un disco duro externo, en una unidad flash, en una carpeta separada o en el almacenamiento en la nube.
• Utilizar un software dedicado: esto le permitirá almacenar facturas electrónicas, recibos comerciales y otros documentos importantes. De preferencia, elija un software que le permita vincularlo con la cuenta bancaria de su empresa para que los gastos se registren automáticamente.

3. Revise y categorice los gastos de su negocio periódicamente

Es fundamental revisar los gastos regularmente para asegurarse de que las transacciones se están categorizando correctamente, lo que garantiza que los informes se mantengan precisos.

Tener los gastos correctamente categorizados le permitirá saber exactamente cuánto está gastando, si la empresa es rentable y qué ajustes es necesario llevar a cabo.

Ventajas de llevar el control de gastos

Llevar el control de gastos de su empresa le puede proporcionar las siguientes ventajas:

Ayuda a controlar el presupuesto

Si no se lleva a cabo un control de gastos, es imposible saber cuánto se gasta en cada categoría y, a nivel general, no se puede saber lo que está pasando con el dinero de la empresa.

Llevar un mejor control de gastos permite saber exactamente lo que se gasta. Además, ayuda a determinar si se necesita hacer recortes para el presupuesto del próximo mes o año.

Ayuda a identificar gastos innecesarios

El control de gastos permite identificar cuáles son los insumos que se necesitan con urgencia y prioridad y cuánto se debe comprar con exactitud, lo que ayuda a evitar compras innecesarias.

Mayor rentabilidad y flujo de caja

Registrar y rastrear los gastos comerciales hace posible que el cálculo de la rentabilidad de la empresa sea mucho más sencillo.

Este simple cálculo ofrece un registro financiero claro que indica si la empresa está obteniendo beneficios.

5 estrategias para reducir y controlar los gastos

Son varias las técnicas y estrategias que ayudan a los gerentes y líderes empresariales a controlar los gastos y prepararse para cualquier imprevisto:

1. Establezca y apéguese a un presupuesto: debe hacer un presupuesto que tome en cuenta todos sus gastos esperados y dejar un espacio para los inesperados.
2. Mantenga un registro detallado de todos los gastos: siempre que su empresa incurra en gastos, guarde los recibos y facturas y archívelos.
3. Observe a sus competidores: establezca métricas que tengan sentido con su negocio y compárelas con las que usan otras empresas en su industria. Si observa que está gastando más en algunas categorías, investigue la causa para reducir esos costos todo lo que se pueda.
4. Reduzca el tamaño de su espacio de oficina: aunque no sea una opción para todas las empresas, considere tener una parte de sus colaboradores como trabajadores remotos y reducir el espacio de oficina para disminuir gastos.
5. Invierta en tecnología: dedique un tiempo a explorar nuevas tecnologías que aumenten la productividad y eficiencia y reduzcan costos. Por ejemplo, puede emplear un sistema de computación en la nube que le permita prescindir del costoso hardware interno.

Si quiere comenzar a gestionar su patrimonio o negocio, le invitamos a contactar con uno de nuestros expertos y así explorar soluciones y productos que le permitirá tener un mejor control de gastos empresariales.