Inova Energy optimizó su control de gastos con SAP ¿Quieres saber cómo?

En un entorno empresarial cada vez más competitivo y dinámico, la eficiencia en el control de gastos se ha convertido en una prioridad esencial para todas las organizaciones. Tenemos el ejemplo de Inova Energy, empresa líder en el sector energético, que enfrentaba desafíos significativos en esta área, debido a la falta de visibilidad de los gastos corporativos y el manejo ineficiente de los recursos financieros. Esto dificultaba su capacidad para tomar decisiones informadas y optimizar sus operaciones.

Sin embargo, ¡logró superar estos desafíos! Inova Energy implementó SAP Concur, una plataforma centralizada para automatizar y optimizar la administración de gastos que, además de mejorar la precisión y eficiencia en los procesos financieros, le permitió reinvertir en áreas estratégicas para fomentar su crecimiento y sostenibilidad.

Si desea conocer más sobre esta alianza exitosa, ¡acompáñenos hasta el final!

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1. Centralización de los datos

La centralización de los datos mediante SAP Concur permitió a Inova Energy acceder a una visibilidad completa y en tiempo real de sus gastos, eliminando la fragmentación y las inconsistencias que anteriormente dificultaban la gestión financiera y comprometían la eficiencia operativa.

Adicionalmente, unificar la información ayudó a la organización a detectar rápidamente áreas problemáticas como gastos excesivos o no autorizados, a fin de tomar medidas correctivas de manera oportuna.

2. Transparencia financiera

SAP Concur facilita la auditoría interna y externa al proporcionar un registro detallado y rastreable de todas las transacciones, garantizando el cumplimiento de políticas internas y regulaciones externas. Esto mejora la rendición de cuentas y mitiga el riesgo de fraudes o malversaciones.

Además, la plataforma permite la generación de reportes personalizados y analíticos que ayudan a identificar patrones de gasto, tendencias y áreas de optimización, así como información de valor fundamental (insights) para tomar decisiones estratégicas que optimicen el uso de recursos financieros y mejoren la eficiencia operativa.

3. Automatización de procesos

El software de SAP ha permitido a Inova Energy digitalizar y automatizar gran parte de los procesos manuales y repetitivos asociados con la gestión de gastos, como la captura de recibos, la entrada de datos y la aprobación de reembolsos, reduciendo considerablemente el tiempo dedicado a estas tareas administrativas, minimizando los errores humanos y mejorando la precisión de los registros financieros.

La plataforma también posibilita establecer reglas y directrices específicas que deben seguir todos los informes de gastos, garantizando que cada transacción cumpla con las políticas internas de la empresa y con las regulaciones externas aplicables.

4. Reducción de errores

La implementación de SAP Concur ha optimizado el control de gastos y agilizado los tiempos de procesamiento en Inova Energy al automatizar la captura y gestión de datos financieros, reduciendo significativamente los errores asociados a la entrada manual y la conciliación de facturas y tarjetas de crédito.

Además, se han incluido validaciones automáticas y reglas predefinidas que minimizan los errores de cumplimiento y aseguran que todos los gastos estén debidamente autorizados y documentados, lo que fortalece la integridad de los datos financieros de la empresa y acorta los tiempos de reembolso.

5. Integración de módulos

La integración de módulos en SAP Concur facilita una visión holística y centralizada de los gastos de la empresa, permitiendo a los gerentes y ejecutivos acceder a información detallada y actualizada en tiempo real.

Lo anterior con el fin de optimizar la toma de decisiones estratégicas, mejorar la planificación financiera, reducir la duplicación de esfuerzos y minimizar los errores al eliminar la necesidad de trabajar con sistemas desconectados o múltiples plataformas.

Al consolidar todos los procesos relacionados con la gestión de gastos en una sola plataforma, SAP Concur simplifica las operaciones diarias y libera recursos que pueden ser dirigidos hacia actividades más estratégicas y productivas. 

6. Capacitación de personal

En correspondencia con la implementación de SAP Concur para mejorar el control de gastos, Inova Energy llevó a cabo una capacitación intensiva y efectiva del personal en el uso de la plataforma, a fin de minimizar los errores de entrada de datos y mejorar la precisión en la documentación financiera.

Esta capacitación también facilitó la adopción de nuevas políticas y procedimientos para garantizar que todo el equipo de trabajo se encontrara alineado con las mejores prácticas en la gestión de gastos.

Además, la formación continua ha empoderado al personal para aprovechar al máximo las funcionalidades avanzadas de la plataforma, como la generación de informes detallados y el análisis de datos en tiempo real, fortaleciendo la capacidad de Inova Energy para identificar áreas de mejora y optimización en su gestión financiera.

7. Reportes en tiempo real

Esta función ha proporcionado a Inova Energy varias ventajas clave para mejorar el control de gastos.

Acceso inmediato a datos

Los reportes en tiempo real ofrecidos por SAP Concur permiten a los gerentes y ejecutivos de Inova Energy acceder instantáneamente a información actualizada sobre los gastos de la empresa con el objetivo de mantener una supervisión constante y precisa de los flujos de efectivo.

Identificación de gastos inusuales

Con la capacidad de generar reportes al instante, Inova Energy puede detectar rápidamente cualquier gasto inusual o fuera de las políticas establecidas. Esto permite abordar y corregir problemas de manera proactiva, minimizar el riesgo de fraude y gastos innecesarios y garantizar el cumplimiento de las normativas internas y externas.

Análisis de tendencias

Los reportes detallados en tiempo real permiten a la empresa analizar patrones de gasto y tendencias a largo plazo para identificar áreas de mejora y optimización, posibilitando el diseño de estrategias más eficientes y efectivas para reducir costos y aumentar la eficiencia tanto financiera, como operativa.

Es momento de puntualizar

Las soluciones digitales de SAP Concur mejoraron el control de gastos de Inova Energy al eliminar la fragmentación de información y consolidar todos los datos de gastos en una sola plataforma en tiempo real. Esto ofreció a la empresa una visión unificada que hoy le permite supervisar mejor sus flujos de efectivo y tomar decisiones informadas de manera oportuna.

Además, esta alianza estratégica permitió a Inova Energy fortalecer el cumplimiento normativo, incrementando su productividad y reduciendo el riesgo de fraude para asegurar una gestión financiera robusta, sentando las bases para un crecimiento sostenible y exitoso.

Ahora que conoce cómo Inova Energy mejoró su control de gastos con las soluciones digitales de SAP Concur, le invitamos a agendar una cita con uno de nuestros asesores para diseñar un plan que lleve su negocio al siguiente nivel. ¡Nos complacerá ayudarle!