Las mejores prácticas en la auditoría de gastos: ejemplos y listas de verificación para mejorar la eficiencia, los procesos y el cumplimiento

Menos errores costosos y repetición del trabajo. Un menor riesgo de fraudes desde dentro y desde fuera. Una menor probabilidad de ser objeto de escrutinio y sanciones de los reguladores fiscales y de otra naturaleza. Todas estas son ventajas de seguir las mejores prácticas que pueden mejorar la eficiencia, los procesos y lo que más desea de la auditoría de gastos: el cumplimiento. 

El cumplimiento es un desafío diario en numerosas funciones y roles, desde la reserva de viajes de negocios y el envío de informes de gastos hasta la verificación de facturas y la identificación de conceptos sujetos a impuestos. Construir una base de controles de auditoría y la tecnología que les permite a las organizaciones mantenerse al día con sus propias reglas y prioridades cambiantes, así como con las regulaciones fiscales y los requisitos contables en constante cambio, sin importar la lejanía y la amplitud con la que hagan negocios.  

Explore esta guía para desarrollar las mejores prácticas y perfeccionar su enfoque de auditoría de gastos. Conozca: 

• Las preguntas clave que se deben hacer: cuándo, qué, por qué, para aclarar los elementos esenciales de la auditoría y desarrollar su estrategia. 
• Cómo las compañías más pequeñas se benefician de la auditoría automatizada de los gastos y el cumplimiento de los gastos. 
• Los pasos y consejos para mejorar la eficiencia de la auditoría y ajustar los controles de auditoría. 
• Por qué la auditoría debe considerarse una oportunidad y no solo una tarea. 
• Ejemplos de cómo compañías específicas logran el cumplimiento y el éxito con soluciones de cumplimiento de gastos.  

Los elementos esenciales de la auditoría: preguntas clave para las mejores prácticas 

Para determinar los elementos esenciales de la auditoría e implementar las mejores prácticas para cerrar las brechas de cumplimiento en su organización, debe hacer algunas preguntas básicas: ¿Cuándo, qué y por qué está auditando? 

¿Por qué estamos haciendo auditorías de gastos? 

La respuesta básica y sensata es para mejorar el cumplimiento, garantizar que los empleados sigan las reglas y permitirle ver las tendencias que pueden hacer avanzar la compañía con mayor rapidez, o ralentizarla.  

Pero hay muchos objetivos posibles que van más allá del cumplimiento básico de los gastos y aclaran el propósito: 

• Controlar los costos de los viajes y gastos, que a menudo es una de las mayores partidas presupuestarias que puede reducir o aumentar los márgenes. 
• Detectar malos comportamientos y reforzar una cultura de gastos responsables. 
• Encontrar y evitar errores como gastos duplicados, informes de gastos incompletos y recibos faltantes. 
• Reducir el riesgo normativo y de auditoría cumpliendo los impuestos y otras normativas que, de infringirse, pueden conllevar multas, incautaciones y cárcel. 
• Gestionar la recuperación del impuesto sobre el valor añadido (IVA) con herramientas de auditoría dirigidas que ayudan a recuperar más de lo que su compañía debe. 
• Mejorar sus procesos a través de una mejor visibilidad de los gastos y perspectivas sobre lo que funciona y lo que no. 

¿Qué (y a quién) debemos auditar? 

Para comenzar, audite cada reclamación de gastos, porque crea una base para su estrategia de auditoría. Si esto no es factible, céntrese en objetivos de alto valor como compras en efectivo, viajeros regulares, nuevos empleados o departamentos, y equipos o empleados que frecuentemente infringen la política.  

Otros pasos de cumplimiento de gastos a seguir: 

• Exija el uso de tarjetas corporativas para un mejor control y visibilidad de los gastos. 
• Exija los recibos de cada artículo, proporcione a los empleados herramientas móviles para capturarlos e insista en que los que falten estén justificados. 

¿Cuándo debemos auditar los gastos empresariales de los empleados? 

La respuesta fácil: Antes de la aprobación de un informe de gastos. Aunque muchas compañías esperan hasta que se apruebe un informe, esta opción provoca ineficiencias, como obligar a los gerentes agobiados a poner sellos de aprobación o hacer que Cuentas por Pagar tengan que recuperar el dinero que ya se erogó. El establecimiento de un paso de aprobación previa permite a los empleados corregir las reclamaciones de forma temprana y revela áreas problemáticas. 

¿Qué debo auditar en una compañía pequeña? 

Las reglas de auditoría que elija dependen de su sector, cultura y requisitos normativos. No deberían depender del tamaño, ya que incluso una compañía pequeña puede cosechar mejoras con las mejores prácticas de auditoría que simplifican el cumplimiento y los informes de gastos.  

Después de todo, las compañías más pequeñas tienen las mismas necesidades de control, eficiencia y escalabilidad que las grandes organizaciones. Ya que los propietarios y ejecutivos a menudo manejan las funciones de RR. HH., Marketing, TI y más junto con la estrategia global, las mejores prácticas y las herramientas de auditoría de cumplimiento pueden aportar mejoras sin mermar los recursos limitados. Estas incluyen:  

• Tener una sola plataforma para gastos y viajes que gestione recibos, facturas y documentación fiscal, se integre fácilmente con otros sistemas y sea escalable con la compañía. 
• Automatizar los procesos de gastos para reducir las tareas manuales, liberar a su equipo para un trabajo más valioso, mejorar el análisis y garantizar que tenga la información necesaria para cumplir con los plazos de presentación. 
• Crear una cultura de cumplimiento de gastos en la que la elección correcta sea la elección fácil porque las soluciones son fáciles de usar y refuerzan las políticas. 
• Buscar la experiencia de los proveedores de tecnología para que los propietarios y operadores puedan centrarse en otras cosas importantes que ya forman parte de sus deberes. 

Cómo mejorar la eficiencia de las auditorías 

Las compañías tienen múltiples razones para mejorar la forma en que auditan los gastos. Estas son dos de las cosas que llamaron la atención: el 13% de los fraudes por apropiación indebida proviene de esquemas de reembolso de gastos, con una media de pérdidas de 50,000 USD.¹ Veamos los pasos específicos para mejorar la eficiencia de la auditoría y ajustar los controles de auditoría. 

Lista de verificación para aumentar la eficiencia de la auditoría 

El cumplimiento de los gastos es una área grande que abarca las obligaciones fiscales, el gasto con los proveedores elegidos, la detección y disuasión de fraudes, la recuperación del IVA y la garantía de que sus procesos sean lo suficientemente sólidos y ágiles como para permitir que su compañía compita y crezca.  

Considere algunos consejos de expertos para aumentar la eficiencia de la auditoría: 

• Calcule los costos de la auditoría para tener una referencia que le permita comparar el proceso manual frente al automatizado, así como el tiempo y el dinero que consumen. 
• Exija el uso de tarjetas corporativas para que los gastos se capturen, clasifiquen, procesen y estén listos para la auditoría automáticamente. Esto mejora la visibilidad de los gastos y los empleados pasan menos tiempo elaborando informes de gastos. 
• Limite los detalles de los informes de gastos identificando problemas y categorías que resulten en devoluciones de los informes a los remitentes, aprobadores, procesadores y auditorías. 
• Integre la inteligencia artificial (IA) en su auditoría de gastos, utilizándola para verificar que todos los gastos cumplan con las normas y permitiendo que su equipo se centre en las excepciones marcadas por la tecnología. 

Consejos para hacer más estrictos sus controles de auditoría 

Las reglas de la auditoría deben estar alineadas con los procesos y objetivos de su compañía. Un paso clave en el aumento de los controles de auditoría es decidir dónde dirigir los recursos para no pasar por alto los gastos de alto riesgo.  

Algunos consejos para crear reglas de auditoría incluyen:   

• Identificar artículos de bajo riesgo y bajo importe que los auditores dedican tiempo a verificar y, en su lugar, permitir que las herramientas de IA automatizadas los supervisen.  
• Adoptar un enfoque intencionado para las auditorías, centrando sus esfuerzos en compras más arriesgadas (es decir, en efectivo o “misceláneas”) en lugar de apostar que la selección aleatoria de informes rendirá sus frutos.  
• Establecer puntos de referencia para indicadores clave como excepciones, rechazos y tasas de revisión de informes, de modo que pueda medir la mejora y compararla con los homólogos del sector. 

Los consejos y las listas de verificación ayudan a formular y refinar su enfoque para la auditoría de gastos. Otro paso fundamental es perfeccionar su filosofía sobre auditar y ver sus posibles ventajas en lugar de verla como un mal necesario. 

Considere que auditar es una oportunidad y no una tarea 

La reducción de riesgos, la regulación y digitalización fiscal, la sostenibilidad, la ciberseguridad y la IA se encuentran entre los muchos desafíos relacionados con el cumplimiento. Pero con una mentalidad positiva pueden ser una oportunidad de negocio en lugar de una tarea. 

Puede convertir los requisitos de cumplimiento en oportunidades de negocio si: 

• Considera el cumplimiento fiscal y normativo como una forma de evitar costosas sanciones, reclamar el IVA que se le adeuda y mejorar la productividad con tecnología inteligente. 
• Fortalece el cumplimiento de los gastos internos con soluciones que auditan los gastos, automatizan las tareas manuales, hacen que los procesos y los empleados sean más eficientes, mejoran el control y las perspectivas, hacen cumplir y simplifican las políticas y ahorran tiempo y dinero para ayudar a la compañía a avanzar más rápido. 
• Ayuda al planeta y a su gente apoyando y llevando un registro de las medidas medioambientales, de sostenibilidad y gobierno corporativo (ESG) que cada vez requieren más los países y que muchos empleados favorecen. 
• Aprovecha la IA para mejorar el cumplimiento, la eficiencia y la transformación de la compañía, a la vez que se protegen de forma proactiva los datos y se desarrollan estándares éticos para el uso de la tecnología. 

Comprender las mejores prácticas de auditoría y analizar los desafíos a través de la lente de la oportunidad son piezas importantes del rompecabezas. Por lo tanto, también son ejemplos de cómo otras organizaciones logran un mejor cumplimiento de gastos. 

Ejemplos e historias de éxito de auditoría de gastos de mejores prácticas 

El porqué, quién, cuándo y qué de la auditoría de gastos son la base.  Pero los ejemplos e historias de éxito de otras organizaciones demuestran cómo las mejores prácticas de auditoría podrían desarrollarse en su compañía: 

• Uber redujo las solicitudes del servicio de asistencia en un 70% utilizando soluciones impulsadas por IA que comprueban los informes de gastos y notifican a los empleados los rechazos para que puedan modificarlos y, de este modo, que cumplan las normas. 
• PETRONAS, un grupo energético global, utilizó nuestra plataforma integrada de gestión de gastos para reducir los costos de viajes y gastos en un 20%, reduciendo los gastos no conformes y los costos asociados. 
• Penn State University utiliza las soluciones de SAP Concur para preparar los informes estatales requeridos, acorralar los recibos y gestionar tarjetas de compra y datos para mejorar el cumplimiento de gastos en 24 campus. 
• Chobani ahorró de tres a cuatro horas diarias, gracias a Concur Expense y Verify, utilizando la automatización integrada en IA para auditar los informes de gastos, aumentando así la eficiencia de su equipo de Finanzas. 

“Una vez que establecimos que utilizaríamos Verify y nos dirigíamos a una herramienta de auditoría de inteligencia artificial, vi que el cumplimiento mejoraba inmediatamente. Los empleados sabían que cada partida, cada gasto en cada informe iba a ser revisado por la inteligencia artificial”, aseguró Marcy Hagenbuch, especialista en sistemas financieros de Chobani. 

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Conclusión 

Al implicar múltiples pasos y dominar muchos detalles, el cumplimiento y la auditoría de gastos son procesos obviamente complejos. Pero, al igual que con otras tareas financieras, las soluciones automatizadas permiten tener los procesos optimizados y el control mejorado que las compañías buscan para la auditoría de gastos. La combinación de la tecnología y la intención sistemática se suman al cumplimiento. 

“Los usuarios pueden crear sus partidas de hotel y entretenimiento siete veces más rápido y también el tiempo de envío disminuyó”, dice Zeta Lazar, jefe de equipo de KUKA, un fabricante mundial de robótica. “Y desde el punto de vista del procesador, están encontrando menos errores y necesitan devolver menos informes de gastos”. 

_{¹Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations (Fraude ocupaciónal 2024: informe para las naciones), ACFE, 2024.}