A Medida que el Trabajo en Casa se Convierte en la Norma, ¿Necesita Su Política De Gastos Una Actualización?

El personal que trabaja en la oficina suele incurrir en gastos cuando no está en la oficina, ya sea porque viaje por negocios o asista a reuniones fuera del lugar de trabajo. Sin embargo, en los últimos tiempos, hasta el 100% del trabajo de su empleado puede llevarse a cabo fuera de la oficina, en el entorno doméstico.

En este escenario sin precedentes, es posible que lo que constituye una reclamación de gastos válida puede quedar completamente en el aire. De hecho, con una proporción mucho mayor de empleados que ahora trabajan desde casa, es posible que se encuentre fuera de su zona de confort cuando se trata de reclamaciones de gastos. Sin duda, sus empleados también lo harán.

Lo mejor que hay que hacer es establecer un trabajo claro desde la política de gastos del hogar. Las investigaciones de GBTA han demostrado que, a la luz de los recientes acontecimientos, el 86 % de las organizaciones afirman que trabajan en el ámbito de la política de trabajo en casa. Pero a largo plazo, si no a corto plazo, deberá incluir secciones sobre cómo manejar los gastos de los empleados.

Estas son algunas de las cosas que debe considerar, incluyendo su política de viajes y gastos, la política de gastos del trabajo en el hogar o cualquier otro tipo de documento similar que detalle los gastos permitidos:

1. Internet/Banda ancha

La mayoría de la gente tiene internet en casa, pero ¿qué pasa con el tiempo que los empleados están gastando al enviar correos electrónicos, llevando a cabo investigaciones en línea y videoconferencias? Cada paquete doméstico será diferente y algunos empleados pueden no tener una banda ancha ilimitada.

Según las normas de HMRC sobre el reclamo del uso de la banda ancha en la actualidad: "Si su empleado ya paga por la banda ancha, entonces no se pueden reclamar gastos adicionales". Sin embargo, si no tienen banda ancha y ahora la necesitan para realizar negocios desde casa, la empresa puede reembolsar el coste y está libre de impuestos.

2. Tecnología

Es posible que en las últimas semanas algunas personas se hayan visto afectadas por el trabajo en casa. Por esto, van a requerir al menos un portátil, tal vez una impresora u otros accesorios. ¿Proporcionará esto o lo abastecerán ellos mismos? En caso afirmativo, ¿cuáles son los límites del gasto? Si estos se utilizan principalmente para fines comerciales y no para uso privado significativo, no están sujetos a impuestos.

3. Equipos para trabajar desde casa

Incluso si puede ofrecerles una computadora portátil, los empleados también van a necesitar un lugar cómodo para trabajar. Muchos se ubicarán en una mesa de cocina o en el tocador a corto plazo, pero, dependiendo del tiempo que se espera que trabajen desde casa, podría haber una demanda de un escritorio y una silla ergonómica. Los gastos de reembolso de equipos de oficina que ha comprado su empleado están sujetos a impuestos y deben informarse en sus acuerdos de liquidación PAYE.

4. Electricidad y gas

Desglosar los servicios públicos en el trabajo y el uso personal es, por supuesto, complicado. Sus empleados necesitan averiguar cuánto tiempo dedican a hacer negocios, para equiparar el tiempo en el que su empresa se beneficia cada día del uso de su electricidad y/o gas. La guía del gobierno dice que: el pago o reembolso a sus empleados de hasta 4 libras a la semana (6 libras a la semana a partir del 6 de abril de 2020) no es está sujeto a impuestos por los gastos adicionales del hogar incurridos cuando su empleado está trabajando desde casa.

Si la reclamación supera este importe, su empleado deberá:

• Comprobar de antemano si va a realizar estos pagos
• Guardar los recibos

5. Teléfono

Sus empleados pueden tener o no un teléfono corporativo independiente. Cada vez más personas prefieren tener un teléfono para todo. Deberá asegurarse de que las reclamaciones de gastos por teléfono móvil se puedan enviar de forma fácil e intuitiva. Si proporciona un teléfono móvil y una tarjeta SIM sin restricción de uso privado, limitada a uno por empleado, no será sujeto a impuestos.

6. Viajar fuera de casa

Si su empleado sale de su casa para entregar productos, proporcionar un servicio o recoger artículos, se tendrán que incluir sus gastos de combustible o de envío. Puede pagar una indemnización por kilometraje aprobado de 45p por milla hasta 10.000 millas (25p por milla a partir de entonces) sin impuestos ni contribuciones a la Seguridad Nacional.

Si no paga la indemnización por kilometraje, su empleado puede reclamar desgravaciones fiscales a través de su Cuenta de impuestos personal. Puede encontrar más información aquí.

Una oportunidad para repensar sus procesos financieros

Hay mucho en lo que pensar. Pero, en un aspecto positivo, se trata de una oportunidad para prepararse para el futuro. A menudo, con el trabajo en casa, las líneas pueden ser ligeramente borrosas entre la proporción de trabajo que se realiza en el entorno doméstico y lo que se hace en la oficina, o fuera de ella. Esto puede causar confusión sobre qué y no se puede reclamar.

Ahora tenemos la oportunidad de revisar la forma en que se gestionan los gastos de trabajo en casa. Piense en ello como una inversión en el futuro: la tendencia hacia un trabajo más flexible solo se fortalecerá.

Fuentes de información adicional sobre gastos en WFH

La infraestructura está cambiando todo el tiempo y es posible que tenga que adaptar su política de gastos más de una vez. Si está buscando orientación, el Gobierno ha proporcionado información sobre los gastos permitidos cuando los empleados trabajan desde casa: www.gov.uk/guidance/check-which-expenses-are-taxable-if-your-employee-works-from-home-due-to-coronavirus-covid-19.

Las reglas estándar se encuentran en www.gov.uk/employer-reporting-expenses-benefits. Y para el trabajo en casa en general https://www.gov.uk/expenses-and-benefits-homeworking

Es posible que también desee consultar nuestro libro electrónico, Preguntas frecuentes sobre la gestión de viajes, gastos y facturas o hacer un recorrido por la política de gastos de SAP Concur.

Y, por supuesto, si tiene alguna duda sobre las implicaciones fiscales de cualquier gasto que esté reembolsando, vale la pena tomarse el tiempo de revisar y hablar con su contable.

Para obtener más información sobre cómo las soluciones SAP Concur pueden ayudar a su empresa a navegar esta incertidumbre con visibilidad y control de gastos, visite nuestro hub dedicado.