Mejores herramientas de T&E que impulsan una mayor productividad y participación

Las compañías quieren que los empleados participen más y sean más productivos. Y la mayoría de sus empleados quieren que se les valore y poder hacer su mejor trabajo en lugar de verse abrumados por tareas tediosas o confusas.  

Las tareas problemáticas con demasiada frecuencia implican procesos y tecnología de viajes y gastos. Pero las herramientas y procesos actuales de T&E suelen ir en contra de la productividad y la participación de los empleados. Y las empresas lo saben: 

• Solo el 29% de los responsables de RR. HH. considera que sus procesos realmente ayudan a los empleados a hacer su mejor trabajo.¹ 
• El 65% de los responsables de la toma de decisiones empresariales afirman que los recursos limitados de T&E tienen un gran o muy gran efecto negativo en sus compañías.² 

Esos números hacen que los T&E también sean un problema de RR. HH., no solo de los equipos de Finanzas o de Viajes. Y una buena razón por la que los responsables de RR. HH. deban abogar por soluciones tecnológicas que satisfagan las necesidades de los empleados y las de la compañía. 

Prepárese para una mejor experiencia del empleado 

Descubra cuatro formas en las que las compañías pueden impulsar la participación y la productividad eliminando las tareas de bajo valor que consumen energía. 

Leer el libro electrónico

Debido a que afectan a casi todos los empleados, procesos e iniciativas de su compañía, como reservas, informes de gastos, nóminas, reembolsos, deber de protección y sostenibilidad, puede ser difícil mejorar los T&E. Y su amplitud hace que ofrezcan muchas oportunidades para alcanzar los objetivos interrelacionados de una mayor productividad y participación. A cada paso, las soluciones automatizadas e inteligentes pueden desempeñar un papel. 

Simplificación de reservas y gastos 

Los empleados saben que hay reglas que deben seguir al elegir vuelos, hoteles, automóviles de alquiler y otros elementos de sus viajes. Sin embargo, a menudo les resulta difícil entender las políticas. Proporcionar soluciones digitales puede guiar a los empleados hacia las opciones preferidas, proporcionar explicaciones de políticas en el momento y facilitar las reservas.  

Mientras están de viaje, los empleados pueden usar una aplicación móvil para tomar una foto de un recibo, que se lee automáticamente, y luego los datos se introducen en un informe de gastos. En lugar de recopilar recibos, los empleados pueden tirarlos. En lugar de aplazar la presentación de informes de gastos hasta que vuelvan a sus despachos, pueden enviarlos rápidamente desde cualquier lugar, y sus gerentes pueden hacer lo mismo con las aprobaciones. Se eliminan la frustración de los trámites administrativos y el retraso en los reembolsos. Y todos pueden centrarse en partes más satisfactorias y productivas de sus trabajos. 

Apoyo a la seguridad y la sostenibilidad 

La sostenibilidad y el deber de protección son imperativos para las compañías, los viajes y, cada vez más también, para los empleados. Una solución inteligente puede guiar a los viajeros hacia vuelos más ecológicos, automóviles de alquiler y hoteles, y ayudarles a ver y medir el efecto de sus elecciones. Antes y durante los viajes, las soluciones y aplicaciones proporcionan alertas, actualizaciones e información de las instalaciones de atención médica, la seguridad de los vecindarios y asuntos relacionados con los empleados LGBTQ+.  

Al reforzar su preocupación por el planeta, su seguridad y sus valores, habrá aportado una pieza más al rompecabezas de la experiencia del empleado y habrá cumplido con su deber de protección. Usted sabe dónde están los viajeros. Y ellos saben qué esperar y que usted les respalda. 

Ofrecer una experiencia fácil de usar y basada en la inteligencia artificial 

Los empleados esperan una experiencia similar a la del consumidor de su tecnología empresarial. Las soluciones digitales la proporcionan guiándoles a través de los flujos de trabajo y ofreciéndoles respuestas y asistencia dentro de la aplicación. Con su capacidad de aprender de las preferencias y el historial del usuario, la inteligencia artificial promete nuevos niveles de personalización. A partir de una gran cantidad de datos y una década de experiencia en inteligencia artificial y Machine Learning, SAP Concur integra la tecnología en sus soluciones. 

Los empleados también esperan poder trabajar en algún otro lugar aparte de la oficina. Las soluciones basadas en la nube permiten trabajar de forma remota, híbrida y sobre la marcha. Mantienen a los equipos conectados y proporcionan un aspecto y una sensación coherentes para que los empleados no estén brincando de un lado a otro.  

Más recursos para líderes de RR. HH. 

Ayudar a los empleados a hacer su mejor trabajo requiere una estrategia intencional en toda la compañía. Mejorar los procesos y la tecnología de viajes y gastos es un paso para llevar a cabo esa estrategia, porque afectan a casi todo el mundo. Cuando una empresa está considerando nuevas soluciones de T&E, los responsables de RR. HH. deben abogar por aquellas que faciliten la vida a los empleados, así como a los equipos de Viajes y Finanzas.  

Para obtener más información sobre las formas de impulsar la participación y la productividad, lea nuestros libros electrónicos, Prepárese para algo mejor o visite Soluciones para líderes de RR. HH., para acceder a múltiples recursos que pueden ayudarle a construir una fuerza laboral más productiva y comprometida.  

1. “La encuesta de RR. HH. de Gartner revela que menos de la mitad de los empleados están logrando un rendimiento óptimo”, Gartner 23 de mayo de 2023 

2. Potencie el futuro del trabajo con soluciones inteligentes de viajes y gastos, un estudio comisionado realizado por Forrester Consulting en nombre de SAP Concur, mayo de 2023