No deje que el legado sea su legado.
Examinar las cinco etapas de la madurez del programa de viajes y gastos.
La pandemia no tocó en su hombro y susurró: "Oiga, de verdad debería pensar en actualizar sus sistemas heredados de viajes y gastos (T&E) para que pueda adaptarse más fácilmente a las fluctuaciones comerciales globales". Derribó la puerta, envió a sus empleados a casa, puso los pies sobre su escritorio y exigió cambios inmediatos.
Ahora, cuando el 50% del mundo ha avanzado más allá de sus “sistemas anticuados”, las compañías se esfuerzan por dar sus primeros pasos tentativos hacia la nube y alejarse de los modelos manuales monolíticos. Si se encuentra en este último grupo, se ubica en la primera de las cinco etapas de madurez de T&E, tal y como se describe en la reciente presentación de IDC, patrocinada por SAP Concur, Modelo de madurez del software de viajes y gastos empresariales. Sin embargo, estar allí no significa permanecer allí.
Puede avanzar. Puede reevaluar cómo hace su trabajo. Puede comprometerse con la mejora continua. En realidad, puede encontrar formas de obtener mejores resultados. Sin embargo, primero tiene que desatascarse.
Aplicaciones heredadas: Desplazarse de los malos tiempos pasados.
Estas otras grandes bestias de poder en las instalaciones han sobrevivido a su utilidad, y la adopción de una aplicación financiera moderna basada en la nube puede dar nueva vida a la productividad de los empleados y la eficiencia del negocio. La automatización e incorporación de inteligencia en sus procesos de T&E brindará mejores datos para decisiones más estratégicas, mayor agilidad, presupuestos predictivos y la velocidad para mantenerse por delante de la competencia.
“El cambio repentino al trabajo a distancia evidenció las insuficiencias del software heredado...
Los empleados no pudieron acceder a la aplicación y (ésta) no pudo trabajar de manera remota”.1
Soluciones puntuales automatizadas: Un pequeño resultado a la vez.
Las soluciones especializadas creadas en torno a flujos de trabajo como cuentas por pagar o tesorería son buenas ya que resuelven los problemas en cuestión. Lo complicado es que los problemas tienden a ir de la mano en todos sus departamentos, por lo que incluso si resuelve un problema en un área, aún podría existir en otro lugar. En lugar de una solución específica para un problema específico, una plataforma de gestión de gastos integrada permite combinar datos de los gastos de toda su organización por lo que no solo puede mejorar la visibilidad de cosas como ahorros y reservas, sino que también puede abordar varios problemas a la vez, en un solo lugar.
“El COVID ha acelerado la adopción de tecnologías automatizadas.
El cambio hacia la automatización también ha incluido un cambio de la automatización basada en reglas,
más antigua y engorrosa, a la automatización inteligente impulsada por el aprendizaje automático”. 1
Ecosistemas de plataformas conectadas: Mejor pero no perfecto.
Integrar los datos de viajes y gastos a su sistema y a aplicaciones externas como aerolíneas y hoteles es una excelente forma de compartir los datos de los viajeros pero aún tiene que pasar de un sistema a otro para recopilar esos datos. Pase a la siguiente etapa y podrá integrar las aplicaciones del negocio a las funciones de seguimiento del presupuesto y aprobación previa para que pueda ver los gastos antes de que se ejecuten. Todo en un solo lugar.
“El 42% de los encuestados describen sus aplicaciones financieras como desconectadas”. 1
Suites de aplicaciones integradas: Reunir aplicaciones en torno a una tarea.
Supongamos que desea una visión de principio a fin del capital de trabajo. Para obtenerla, debe reunir información de su T&E, tarjeta corporativa, CRM y ERP/sistemas financieros. Una suite puede gestionar esto de manera bastante agradable pero un sistema totalmente integrado y basado en la nube puede admitir una transformación completa de sus procesos financieros. Puede usar tecnología inteligente para reducir el tiempo de procesamiento, mejorar la eficiencia de la auditoría y, de lo contrario, recuperar las finanzas después de la pandemia.
“El 59% de los encuestados mencionó una preferencia por las suites integradas frente a las “mejores de su clase”. 1
Procesos inteligentes/predictivos: Bienvenido a la madurez financiera.
Aquí es donde todos quieren estar, en donde puedan predecir (y por lo tanto evitar) gastos no planificados e innecesarios, y en donde puedan pronosticar los gastos futuros y estar preparados. Este enfoque prospectivo está muy lejos de donde están muchas organizaciones en la actualidad: Mirando hacia atrás en los últimos meses, tratando de determinar qué se gastó y porqué. Poner la inteligencia a trabajar de esta manera permitirá evolucionar y mejorar continuamente y, cuando un evento que dé forma al mundo llame a su puerta, usted sabrá qué esperar.
Obtenga una visión más profunda de cada una de estas etapas y de cómo seguir adelante cuando visite Presentación de IDC, Modelo de madurez de software de viajes y gastos empresariales.
Pie de página 1: Presentación de IDC patrocinada por SAP Concur, Modelo de madurez de software de viajes y gastos empresariales, documento no. US48310221, octubre de 2021
