¿Qué es un evento corporativo y por qué son importantes?

Para algunos, al intentar entender qué es un evento corporativo, pueden llegar a verlo como una actividad social. Sin embargo, otras organizaciones los consideran como una herramienta estratégica de posicionamiento.

En los últimos años, los eventos corporativos se han vuelto cada vez más importantes para las empresas. Especialmente, aquellas que buscan mejorar sus relaciones públicas, aumentar su visibilidad y su presencia en el mercado.

Su correcta planificación y ejecución puede impactar de manera positiva, tanto en los objetivos a corto plazo como en los resultados empresariales a largo plazo.

Dada su relevancia, en este artículo, exploramos en profundidad desde qué es un evento corporativo, destacamos su importancia, los tipos que existen, sus beneficios hasta la mejor forma de planificarlos utilizando soluciones tecnológicas especializadas.

¡Comencemos!

¿Qué son los eventos corporativos?

Los eventos corporativos son actividades organizadas por las empresas con el propósito de alcanzar objetivos específicos relacionados con su operación, cultura organizacional o estrategia comercial.

Desde una perspectiva interna, participar en lo que es un evento corporativo fomenta el trabajo en equipo, ya que ofrecen la oportunidad para comunicar mensajes clave y promover los valores de la organización.

Una de sus principales finalidades es crear nuevas relaciones comerciales, ya que configuran una excelente oportunidad para que las compañías establezcan contactos y conexiones con personas influyentes en su industria, lo que puede ser beneficioso en el futuro.

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¿Por qué son importantes los eventos corporativos?

Los eventos corporativos son fundamentales en la estrategia empresarial, ya que comunican objetivos, fortalecen relaciones y posicionan a las organizaciones en un entorno competitivo.

También son esenciales porque permiten a las empresas crear un entorno propicio para alcanzar metas estratégicas.

La importancia de los eventos corporativos está en fomentar la interacción, el aprendizaje y el intercambio de ideas. Por tanto, tienen un impacto directo en la reputación, el compromiso de los empleados y las relaciones con los clientes.

Estos encuentros permiten a las empresas consolidar su identidad, transmitir mensajes esenciales y establecer un diálogo efectivo con diversos grupos de interés.

Tipos de eventos corporativos

En general, los eventos corporativos se clasifican como internos y externos, dependiendo del ámbito en el que se realicen y de los objetivos que se quieran alcanzar.

Las organizaciones pueden considerar cualquiera de las siguientes actividades como eventos corporativos:

Reuniones internas

Son uno de los eventos corporativos más sencillos y frecuentes. Los mismos pueden tratarse de reuniones departamentales, sesiones estratégicas o capacitaciones. 

Por lo general, son encuentros organizados para alinear equipos, revisar metas, resolver problemas o tomar decisiones clave.

Conferencias, seminarios y charlas

Permiten a las empresas reunir a expertos en un tema específico y tienen como objetivo compartir conocimientos y capacitar a los asistentes.

Son ideales para presentar investigaciones y discutir tendencias que puedan posicionar a la organización en su industria.

Debido al alto nivel de especialización, requiere una planificación cuidadosa y la selección minuciosa de expertos en el tema para garantizar su éxito.

Lanzamiento de producto o servicio

Son eventos destinados a presentar nuevos productos o servicios ante su público objetivo con el objetivo de generar interés y emoción en torno a la novedad presentada, aumentando las ventas y la lealtad del cliente.

En este tipo de evento, es importante definir claramente el objetivo, seleccionar el lugar adecuado, crear materiales de presentación efectivos, contar con un equipo de presentadores capacitados y ofrecer una experiencia única y memorable a los asistentes.

Congresos y ferias comerciales

Estos eventos corporativos son una oportunidad ideal para establecer contactos valiosos, así como promocionar la marca y los productos o servicios de la empresa.

Este tipo se destaca, ya que es un evento corporativo donde las empresas tienen la posibilidad de participar de diferentes maneras: montando un stand, con charlas de expertos o haciendo demostraciones.

Talleres o workshops

Se basan en eventos interactivos y prácticos en los que un experto imparte sus conocimientos a los participantes en un corto período de tiempo. Estos eventos son ideales para mejorar habilidades profesionales y fomentar el trabajo en equipo.

A diferencia de los seminarios, en este caso los participantes tienen la oportunidad de aprender y poner en práctica nuevas habilidades y técnicas, lo que puede mejorar su desempeño y productividad en el trabajo.

Actividades de team building

Diseñadas para fortalecer la cohesión y colaboración entre los equipos, incluyen dinámicas grupales, talleres y actividades recreativas.

Por lo general, buscan desarrollar las habilidades blandas, resolver problemas de comunicación o integración laboral en un entorno amigable y relajado.

También son denominados como retiros empresariales, cuando ofrecen la posibilidad de desconectarse del trabajo habitual y recargar energías, lo que puede mejorar el clima laboral de la empresa y fomentar un ambiente de trabajo más positivo.

Celebraciones empresariales

Incluyen aniversarios, fiestas de fin de año y eventos conmemorativos que buscan motivar a los empleados. En algunos casos, sabemos que es un evento corporativo abierto a terceros cuando clientes y socios comerciales son invitados en agradecimiento a su apoyo continuo.

Beneficios de organizar eventos corporativos

Los eventos corporativos ofrecen una amplia gama de beneficios tanto para la empresa como para los asistentes. Entre los más destacados se encuentran:

Fortalecimiento de la cultura organizacional

Ayudan a consolidar los valores y objetivos de la empresa, al tiempo que refuerzan el sentido de pertenencia y motivan a los empleados al demostrar que son valorados.

Impulso a la innovación y creatividad

Ofrecen un espacio para compartir ideas disruptivas, fomentar el aprendizaje colaborativo y presentar nuevos productos o servicios.

Generación de visibilidad de marca

Permiten interactuar directamente y de manera personalizada con el público objetivo, estableciendo una conexión emocional con clientes, prospectos e inversionistas.

Generación de nuevas oportunidades de negocio

Al reunir a diferentes actores de la industria en un solo lugar, los eventos corporativos pueden fomentar la colaboración, el intercambio de ideas y la creación de nuevas alianzas estratégicas.

Desarrollo de habilidades y conocimiento

Los talleres, conferencias y seminarios ofrecen a los participantes la oportunidad de adquirir nuevas habilidades y estar al tanto de las tendencias de la industria.

Incremento de la fidelidad de los clientes

Los eventos corporativos ofrecen a las empresas un espacio para interactuar directamente con sus clientes, resolver dudas y reforzar la relación comercial.

Cómo planificar un evento corporativo exitoso

Es indispensable planificar adecuadamente un evento corporativo para garantizar su éxito. En general, algunos de los pasos clave para llevarlo a cabo incluyen:

1. Definir objetivos claros

Determinar el propósito del evento y los resultados que se esperan alcanzar. En este sentido, vale la pena preguntarse: ¿La idea es fortalecer la cultura organizacional, lanzar un producto o generar nuevos contactos?

2. Definir el tipo de evento corporativo que se desea realizar

Es importante decidir si será de carácter interno o externo, si incluye la planificación de un viaje corporativo o los elementos logísticos necesarios.

3. Establecer un presupuesto

Elaborar un presupuesto detallado ayuda a asignar recursos eficientemente, evitando gastos administrativos innecesarios.

4. Seleccionar el lugar adecuado

La ubicación debe estar alineada con el propósito del evento y garantizar la comodidad de los asistentes.

5. Crear un programa atractivo

El contenido y las actividades deben ser relevantes, interesantes y mantener a los participantes comprometidos.

6. Promocionar el evento

Utilizar estrategias de marketing digital y tradicional para generar expectativa y asegurar una alta asistencia.

7. Evaluar el éxito del evento

Escoger retroalimentación de los asistentes y analizar métricas clave permite identificar áreas de mejora para futuros eventos.

Tecnología en eventos corporativos: herramientas y plataformas clave

La tecnología es clave en la organización de eventos corporativos, mejorando la eficiencia y la experiencia de los asistentes.

Algunas herramientas en línea incluyen sistemas de gestión de eventos y plataformas de videoconferencia. Los cuales, de forma genérica facilitan la planificación, promoción, registro de asistentes y ofrecen plataformas para reuniones virtuales.

A nivel empresarial, las actividades alrededor de lo que es un evento corporativo requieren herramientas con otros propósitos, entre ellas podemos mencionar:

• Soluciones de gasto y gestión financiera: sistemas como SAP Concur permiten gestionar presupuestos y garantizar un control financiero efectivo durante la organización del evento, lo que facilita las labores del equipo de contabilidad.
• Aplicaciones móviles personalizadas: las apps diseñadas específicamente para eventos mejoran la interacción, ofreciendo a los asistentes acceso al programa, mapas y opciones de networking.
• Herramientas de análisis: tecnologías que permiten monitorear, medir el impacto del evento y recopilar retroalimentación valiosa.
• Soluciones para la gestión de viajes corporativos: ofrecen a los viajeros herramientas prácticas para la logística en el desarrollo de su actividad, como pueden ser reservaciones, reportes de gastos corporativos, atención de emergencias, entre otros.

Mejore la planeación de eventos corporativos con SAP Concur

Saber qué es un evento corporativo va más allá de considerarlos como simples encuentros.

Desde una perspectiva estratégica, estas ocasiones permiten fortalecer la cultura, expandir contactos y alcanzar objetivos comerciales.

Desde su planificación hasta la ejecución, cada detalle cuenta para garantizar su éxito. Teniendo en cuenta la necesidad de alinear las necesidades del equipo de trabajo con los objetivos organizacionales.

Además de los beneficios de digitalizar la contabilidad, la incorporación de herramientas de tecnología como las soluciones SAP Concur, permiten optimizar cada fase del proceso, garantizando una experiencia memorable para los asistentes.

Al lograr eventos corporativos bien estructurados, las empresas pueden posicionarse en su industria y construir relaciones sólidas que impulsen su crecimiento a largo plazo.

Si desea conocer cómo podemos ayudarle a gestionar su próximo evento corporativo, contacte a nuestros especialistas para agendar una cita.