SAP Concur Expense: ¿qué beneficios trae a su empresa?

7 de abril de 2021

La transformación digital ha provocado que las empresas puedan generar nuevos y más potentes procesos de gestión, mucho más sofisticados y eficientes que aquellos llevados a mano o de manera analógica: si está buscando una herramienta o plataforma para maximizar la eficacia de sus tareas de gestión y administración de gastos, Concur Expense es la mejor opción para usted.

Para cualquier tipo de empresa, sin importar su tamaño, las actividades de administración de gastos son una tarea extremadamente importante, ya que si no se realiza de manera expedita, puede ocasionar una baja en la productividad, disminución de las ganancias e incluso un decrecimiento de la moral de tus empleados.

Ahora bien, para que esto no suceda, las operaciones de su organización en cuanto al control y registro de gastos deben estar automatizadas. Por esta razón, hemos creado este contenido para mostrarle las ventajas y elementos diferenciadores que puede ofrecerle Concur Expense, en el cual le enseñaremos cómo puede automatizar y mejorar su proceso de gastos.

Para los directivos del departamento de finanzas, encontrar mecanismos para administrar los gastos, generar nuevos protocolos de trabajo y reforzar las prácticas de control y cumplimiento tendrá mucho que ver con las estrategias de digitalización: no solo para garantizar la continuidad de la organización, sino también para lograr ser más competitivos en las nuevas formas de hacer negocios.

Por lo anterior, observe las principales características particulares para optar por Concur Expense como su sistema de control de gastos por encima de métodos tradicionales como la plantilla de control de costos.

Concur Expense es un sistema de gestión de gastos controlado por los empleados de una organización, el cual garantiza grandes avances y evolución de las prácticas rutinarias de una empresa en este ámbito.

A continuación, la serie de ventajas y elementos diferenciadores competitivos que provee esta solución:

Mejoramiento de una política de reembolso

Tener una política de gastos que contenga los lineamientos concretos y claros de las normas bajo las que se regirán los procedimientos y control de tiquetes generados es fundamental para eficientar las operaciones administrativas.

Ahora bien, si se realiza esta tarea de manera manual, en muchos casos podría ejecutarse de manera incorrecta, lo cual a su vez podría incidir en los llamados reembolsos duplicados o, en algunas oportunidades, fallas en el proceso de reembolso de facturas a los empleados.

Gracias a las herramientas que enseñaremos a lo largo de este post, una organización puede gestionar y controlar de manera correcta, precisa y oportuna todos las actividades relacionadas al reembolso de tiquetes, lo que incrementará en gran medida el flujo de trabajo, la confianza de sus colaboradores y la rendición de cuentas o generación de informes para los procesos de auditoría o actividades tributarias.

Mayor productividad en los empleados

Por otra parte, contar con una herramienta o recurso como Concur Expense no solo beneficiará al personal viajero que tendrá todas las facilidades para despreocuparse por trámites burocráticos innecesarios o molestos relacionados a sus viajes, sino también a sus colaboradores fijos, los cuales podrán acelerar sus labores y prescindir de mucha carga laboral en actividades repetitivas.

Realmente, la automatización que provee una herramienta como Concur Expense es un gran facilitador del flujo de trabajo constante y sin interrupciones. Asimismo, los empleados en el área de finanzas podrán invertir su tiempo en labores mucho más técnicas o creativas, en las cuales sus conocimientos impriman más valor a la empresa, en lugar de llenar planillas o completar formularios una y otra vez, día tras día.

Por otra parte, los viajeros tendrán plena confianza de que la empresa cuenta con una plataforma para gestionar sus gastos, realizar reembolsos rápidos y obtener aprobaciones inmediatas para que puedan concentrarse en los elementos referentes a la actividad de negocios y, por consiguiente, producir las mayores oportunidades de crecimiento y ganancias para la organización.

Entrega de indicadores en tiempo real

La transformación digital y sus recursos como el big data, el machine learning y la ingeniería de datos son procesos basados enteramente en los datos recopilados, ordenados y presentados por herramientas de gestión como Concur Expense: de hecho, muchos de los indicadores que usan las empresas actualmente para evaluar, modificar y potenciar sus actividades vienen del área financiera.

Nuestra plataforma podrá recoger, ordenar e informar sobre elementos propios de las actividades económicas de la organización para detectar patrones y generar un proceso de toma de decisiones cada vez más informado, preciso y basado en datos.

Gran parte de la eficiencia radica, precisamente, en la detección de buenas y malas prácticas que permiten ajustar procesos y corregir el camino que se está tomando.

Concur Expense es la plataforma ideal para administrar y gestionar todos estos KPIs.

Generación de informes precisos

Otra de las ventajas que genera un producto como Concur Expense es la obtención de informes precisos y oportunos para la toma de decisiones basada en datos: la herramienta recopila toda la interacción que existe a nivel financiero —incluidos, por supuesto, todos los gastos de la organización— para ofrecer un reporte detallado de lo que aconteció a nivel económico durante un periodo determinado.

Esto es valioso por muchas razones, entre las cuales sobresalen la difusión programada y ordenada de las actividades del tipo financiero en una empresa y el aporte de rapidez a un proceso donde, antiguamente, había que esperar semanas o incluso meses cerrado el periodo o el ejercicio fiscal para obtener datos de valor.

Automatización del proceso de gastos

Ya lo hemos mencionado anteriormente, pero es importante resaltar que la automatización —como proceso clave de reducción de la carga laboral y herramienta facilitadora de actividades escalables— surge como una respuesta ante la intensa competitividad en el campo y el uso eficiente y responsable del talento humano en tareas donde la máquina no aporta valor para que las empresas puedan acelerar sus flujos de trabajo y aprovechar las habilidades de sus colaboradores en etapas más técnicas y creativas.

Por ello, una de las grandes ventajas que aporta Concur Expense es la posibilidad de realizar un compendio de funciones de manera automática, sistemática y sin errores en el área de la gestión de gastos, en la cual los empleados sirvan como monitores y auditores de la información en lugar de los recopiladores de la misma.

¿Qué quiere decir esto? Actividades como registros de tiquetes o facturas, reembolsos, gestión de recibos electrónicos, administración de gastos comerciales, conciliación de pagos y seguimiento del cumplimiento serán completamente manejadas por nuestra solución, dejando a los miembros de su staff libres para tareas mucho más técnicas y relacionadas a la toma de decisiones.

Administración de gastos comerciales de forma móvil

En sincronía con el punto anterior, la administración de los gastos comerciales con el uso de dispositivos móviles como teléfonos, tabletas y computadoras es posible con Concur Expense, lo que conlleva una ventaja relacionada con la capacidad de respuesta y movilidad de la herramienta y, también, al uso de interfaces de gestión sin importar el lugar donde se encuentre la persona.

Esto va desde la captura de recibos, facturas o tiquetes mediante una simple foto con el celular hasta la solicitud de reembolsos por parte de tu equipo de trabajo: en otras palabras, brindamos a las empresas la facilidad de gestionar y extraer información del control de gastos desde cualquier parte, un elemento que aporta facilidad a las tareas relacionadas a la completación de formularios e informes durante los viajes.

Llevar las actividades de una empresa a través del papel y la cinta adhesiva, junto a intensos y molestos procesos burocrático, es cosa del pasado. ¡Concur Expense hará que se olvide de todo eso! Afortunadamente, podrá administrar todo desde la aplicación y apoyarse en los recursos que todos tenemos a nuestro alcance —como una cámara e internet— para adjuntar recibos e informes de gastos durante los viajes.

Asimismo, los gerentes también pueden apoyarse en estos recursos móviles para aprobar, rechazar y revisar los gastos de empleados cuando están fuera de la oficina con tan solo unos toques de pantalla de distancia, una posibilidad que brinda rapidez e inmediatez en algunas tareas como los reembolsos y en la obtención de informes detallados de la realidad financiera de actividades específicas.

Optimización de la administración de recibos electrónicos 

Completar los recibos de gastos de manera manual suele ser una tarea poco eficiente que requiere de esfuerzo y recursos de parte de los empleados, cuyo talento y habilidades podrían ser mejor utilizados en otros aspectos.

Por ello, la incorporación de un producto como Concur Expense es más que lógica debido al poder de automatización que incorpora y que aprovecha la popularización de recibos electrónicos, por ejemplo, de aerolíneas, hoteles y restaurantes, entre otros, para acelerar la gestión de gastos, incluso sin la intervención de la mano humana.

Así, podría tener una herramienta de control de gastos que agregue automáticamente los consumos de la nómina durante un viaje sin tener que introducir uno por uno. Asimismo, elementos como servicios de transporte —incluso de lavandería— pueden ser sumados al compendio de gastos que se deben adicionar al registro, de manera que tanto su personal viajero como el fijo puedan dedicarse a aspectos más técnicos y de seguimiento sin preocuparse por una correcta contabilidad financiera.

Mejoramiento de la visibilidad de integración de sistemas

Tener una imagen financiera de manera oportuna es un recurso extremadamente valioso, sobre todo en el mundo empresarial cambiante y acelerado que se presenta en estos días.

Con Concur Expense podrá tener una visibilidad completa, inmediata y precisa de toda la operación al integrar esta herramienta junto a otras soluciones de transformación digital, tales como:

ERP

El Enterprise Resource Management o sistema planificador de recursos empresariales es un software de gestión de materias primas, productos y, también, de recursos humanos y ventas, el cual integrado con el de Concur Expense se convierte en una solución empresarial integral que es capaz de conciliar toda la información económica referente a viajes de negocios en conjunto con lo que ya administra, como la distribución y la producción de la organización.

Igualmente, el flujo automático de datos entre herramientas elimina la necesidad de exportar e importar la información de manera manual con respecto a los gastos de la empresa, lo que facilita en gran medida el uso eficiente del tiempo y el talento interno.

CRM

El Customer Relationship Management o el sistema de gestión de relaciones con los clientes también forma parte de las herramientas flexibles a las que Concur Expense es capaz de integrarse, lo cual hace que la organización sea mucho más consciente del cumplimiento de sus políticas y regulaciones internas.

Por ejemplo, Concur Expense es completamente integrable con un CRM de la talla de Salesforce, el líder actual de los servicios de gestión de relaciones con los clientes y de cloud computing que está presente en cientos de miles de empresas alrededor del mundo.

Dentro de las muchas herramientas con las que Concur Expense puede integrarse sin inconvenientes para una gestión mucho más precisa y eficiente de la información empresarial están:

• Salesforce: CRM líder en el mundo.
• Workday: software de gestión financiera y capital humano basado en cloud computing, en el cual destacan su inmensa flexibilidad y adaptabilidad.
• Intacct: servicios de gestión financiera basados en la nube para incrementar el ROI de las empresas.
• QuickBooks: sistema de contabilidad electrónica capaz de gestionar toda la información de gastos, flujo de efectivo y mucho más.
• NetSuite: software de CRM y ERP, servicios para e-commerce, entre otros.

Es importante aclarar que esto es solo un pequeño vistazo de las soluciones a las que Concur Expense es capaz de integrarse de manera eficiente para centralizar la información, acelerar los resultados y facilitar las labores de tus colaboradores para una optimización relevante del flujo de trabajo, además de favorecer la obtención de datos e indicadores bajo una misma herramienta para una toma de decisiones mucho más informada y precisa.

Integración de tarjetas

Otra tarea de la gestión de los gastos de una empresa es llevar un registro de las operaciones económicas que se ejecutan con las tarjetas y que, de manera manual, son extremadamente tediosas de realizar. 

Gracias a las bondades y recursos que posee Concur Expense, su equipo de finanzas y contabilidad podrá, de manera precisa y eficaz, llevar el control de gastos de las tarjetas bajo nuestra herramienta, ya que esta automatiza el proceso de la tarjeta de compra a partir desde el momento en que se ejecuta la transacción hasta que llega al libro mayor contable.

Asimismo, facilita un sistema de cobro centralizado que hace que la información saliente de adquisiciones quede registrada automáticamente.

Nuestra herramienta equipara o concilia los gastos preaprobados en comparación con las facturas registradas en la plataforma para vigilar y confirmar los gastos realizados por empleados y sus respectivas aprobaciones previas.

Lo más relevante es que con Concur Expense se pueden capturar y ordenar las transacciones de tarjetas de compra de todos los colaboradores sin importar el número, por lo tanto, el equipo de auditores y los gerentes podrán revisar, conciliar y enviar los estados financieros desde una misma plataforma.

Por otra parte, al optimizar el uso de los pagos centralizados para los gastos de viaje, los compromisos financieros con proveedores serán respondidos a tiempo, acción que facilitará el acceso a los servicios y productos destinados al viaje de negocios, además de favorecer las relaciones comerciales con otras organizaciones.

Por último, al mejorar la precisión y control de los gastos en las tarjetas, su organización tendrá la posibilidad de vigilar de cerca el cumplimiento de políticas de gastos de viajes, la aprobación de flujos de trabajo y la concordancia de facturas para solicitudes preaprobadas de gastos.

Audit Services

Manejar el cumplimiento, prevenir los intentos de fraude de identidad y aliviar el flujo de trabajo es posible gracias a un equipo global de auditores que es parte de los productos asociados a Concur Expense.

Los errores y los fraudes son, en realidad, un tipo de reporte de gastos muy presente en las empresas.

Al usar el Audit Services dentro de Concur Expense, nuestro equipo global de auditores podrá verificar las facturas, garantizar el cumplimiento de sus políticas de gastos y proveer un informe detallado de hallazgos cada mes.

Asimismo, este servicio permite:

Certificar cada gasto y contrastarlo con sus políticas

De esta manera, podrá asegurarse que su equipo de trabajo y sus colaboradores realicen sus gastos de acuerdo a las normas y reglamentos internos de su empresa para que cada factura esté justificada y, así, evite sobrecargos, facturas duplicadas o compras sin preaprobación.

Identificar problemas de cumplimiento antes de los reembolsos

Por otra parte, identificar rápidamente elementos relacionados a incumplimientos de sus políticas antes de ejecutar el reembolso se convierte en una herramienta muy valiosa a la hora de proteger su capital y sus finanzas de este tipo de prácticas.

Utilizar auditores independientes

Apoyarse en el conocimiento y la experiencia de auditores que no tienen ninguna relación comercial, laboral ni personal con la empresa garantizará que el cumplimiento de las normas y las políticas se realice como debe ser.

Asimismo, podrá estar seguro de que cada hallazgo e informe será imparcial y mostrará exactamente lo que sucede y lo que representa la realidad operativa, financiera y legal en su organización.

Consultar con expertos las mejores prácticas

Igualmente, nuestro equipo de auditores le dará la guía y los consejos más indicados para su tipo de negocio, alineados con la realidad del mismo y con el presente del mercado en que se encuentra su empresa.

Gracias a Audit Services, Concur Expense también le permite realizar una revisión de los resultados de la auditoría para identificar patrones y tendencias que sirven para una toma de decisiones precisa que pueda corregir el rumbo de su organización a tiempo.

Por si fuera poco, Audit Services permite:

• Validar recibos: las auditorías de facturas permiten validar y asociar los gastos con la fecha, monto, proveedor y tipo de gasto para aportar claridad a las operaciones.
• Mejorar el cumplimiento tributario y fiscal: se asegurará de que su empresa cuente con la correcta documentación y verificará que los pagos de impuestos estén en concordancia con los recibos.
• Dar más tiempo a sus empleados: al contar con un equipo de auditores a nivel global para resolver las excepciones directamente con los empleados y proveer una asistencia día a día con los gerentes, se podrá optimizar el flujo de trabajo y entregar más oportunidades a sus colaboradores para que aporten valor en otras áreas.
• Generar insights dentro del análisis de autoría: al revisar los detalles de las excepciones, identificar tendencias y determinar próximos pasos durante las sesiones de consultoría, su organización tendrá indicadores de rendimiento valiosos para tomar decisiones.
• Entregar soporte en múltiples lenguajes: nuestros auditores le brindarán validación de facturas y cumplimiento de políticas en cualquier idioma que requiera por medio de Concur Travel & Expense.
• Proporcionar flexibilidad para adaptarse a los requerimientos de negocios: lo que permite que muchas empresas tomen ventajas de las reglas específicas según los tipos de grupos de empleados y ubicación.

Audit Services ofrece una plataforma amplia, flexible y adaptable a cualquier tipo de organización que necesite de una herramienta de cumplimiento independiente, objetiva, precisa y eficaz para verificar el seguimiento de las políticas internas y las leyes generales del país donde esta se encuentre.

Budget

Otro producto asociado a Concur Expense es precisamente Budget, una herramienta para monitorear el uso de presupuesto y evitar el gasto excesivo, la cual le permite a los responsables de su empresa estar al tanto de lo que sucede y lo que se planea hacer al facilitar soluciones de gestión para:

• Capturar y consolidar gastos para obtener una perspectiva amplia del gasto de los empleados de la organización.
• Controlar y administrar el presupuesto de acuerdo a las necesidades del negocio.
• Mejorar la precisión y la puntualidad de los gastos.

¡Hemos llegado al final! Como ve, Concur Expense es una herramienta completa e integral que se adapta a cualquier tipo de organización y que, además, es completamente integrable con otras soluciones para una incorporación fácil, útil y efectiva.

Si piensa que es momento de transformar digitalmente a su empresa, nuestro producto Concur Expense es una excelente opción para controlar sus gastos y optimizar los recursos de su empresa sin la necesidad de modificar sus operaciones.

¿Qué piensa sobre las ventajas que ofrece Concur Expense? ¿Se adapta a su negocio? ¡Anímese y déjenos un comentario!