¡Todo lo que necesita saber sobre la gestión inteligente de gastos!

16 de abril de 2021

La gestión inteligente de gastos tiene como propósito brindar a las empresas una liberación de la presión rutinaria —por medio de procesos estratégicos apoyados en la tecnología— que las actividades como compras, cadena de suministro y finanzas aplican en las organizaciones.

En efecto, la transformación digital está cambiando la manera como las organizaciones se autogestionan: las operaciones impulsadas digitalmente proporcionan a las tareas más agilidad, rentabilidad y transparencia, convirtiendo a las empresas en organizaciones mucho más competitivas de cara a los mercados que cada vez son más exigentes.

Con base en este escenario, el surgimiento de la gestión inteligente de gastos atiende las necesidades antes descritas al agregar etapas innovadoras que pueden simplificar los procesos de adquisición y permiten un mayor control del gasto, los recursos y las tareas para generar rapidez y precisión en cada departamento.

Ahora bien, ¿qué es la gestión inteligente de gastos? ¿Cómo se desarrolla? ¿Cuál es la importancia de implementar soluciones que la involucren?

¡Siga leyendo para descubrir las respuestas a estas preguntas!

¿Qué es la gestión inteligente de gastos?

La gestión inteligente de gastos permite a los directivos de compras, cadena de suministros, finanzas y tecnología de la información agregar valor a las operaciones al aplicar la automatización y recursos de análisis de indicadores que entregan agilidad y transparencia a cada tarea.

Esto produce ahorros significativos en las diversas etapas del flujo de trabajo al acortar los tiempos y actividades manuales y tener mayor visibilidad de los gastos en cada uno de sus recursos, además de generar estrategias gracias a tres capacidades principales. ¡Veamos cuáles son de inmediato!

Gestión integral de proveedores y políticas

Esta capacidad que tienen los diferentes recursos digitales de la gestión inteligente de gastos brinda apoyo a todos los departamentos que generan estos mismos en las organizaciones.

En ese sentido, la automatización de la gestión de proveedores brinda poderosos insights sobre factores como pedidos, compras, distribución, entre otros para una mejor toma de decisiones. Por otro lado, la gestión de políticas le permite a las organizaciones el acompañar y detectar patrones de comportamiento que se alejen de las normas establecidas para proteger los intereses de la empresa.

Control de cada categoría de gasto

Este es un recurso que permite optimizar el uso de:

• Materiales directos e indirectos.
• Materias primas.
• Servicios adquiridos.
• Mano de obra externa.
• Viajes de negocios.
• Gastos varios.

Lo que significa que su empresa puede mantener un orden extenso, pero a la vez simplificado de la naturaleza del desembolso para ejecutar procesos de revisión, análisis y auditoría de gastos con el objetivo de generar transparencia en cada etapa de su flujo de trabajo.

Visión unificada

De la misma forma, este tipo de estrategia permite reunir los datos de los gastos de todas las fuentes de compras y adquisiciones, categorías específicas, costos totales y más con el fin de trabajar eficientemente con sus colaboradores y tomar decisiones mucho más informadas, inteligentes y ágiles.

Todo esto proporciona un compendio de recursos para llevar a su organización al siguiente nivel de gestión de gastos y hacer que su empresa sea cada vez más competitiva.

¿Cómo desarrollar la gestión inteligente de gastos?

Para aplicar la gestión inteligente de gastos eficientemente en una organización, hay que prestar especial atención a tres elementos principales o etapas que garantizan una correcta implementación, las cuales son:

1. Gastos directos e indirectos

Llevar un registro ordenado y detallado de todos los proveedores y compradores para obtener una mejor oportunidad de gestión de gastos al tener información respaldada por datos en toda la organización.

De la misma forma, estimular los procesos de colaboración en tiempo real —con la ayuda de recursos digitales— para estrechar la relación con proveedores al negociar precios en los gastos directos e indirectos y, así, abaratar los costos y ahorrar dinero.

2. Procesos de adquisición

Este proceso es el encargado de recoger todos los datos generados tras las tareas de contratación y gestión de la fuerza laboral, áreas que indiscutiblemente son fundamentales a la hora de analizar posibilidades estratégicas de ahorro.

Esto permite a las empresas controlar el gasto en fuerza laboral externa y la contratación para hallar problemas, incongruencias o gastos duplicados y producirle beneficios a la organización.

3. Gastos de viaje

Administrar los gastos de viajes corporativos, desde el inicio o concepción del viaje hasta el regreso —incluidos boletos de avión, reembolsos y otro tipo de gastos permitidos en las políticas de viajes corporativos— es una actividad vital para mantener una buena salud financiera en la empresa.

Hay que tener presente que la manera en cómo sus empleados generan gastos cambia con el tiempo: por ello, es importante realizar una gestión efectiva y controlar los gastos en todas sus fuentes y categorías.

Una forma eficiente de aplicar la gestión inteligente de gastos

Actualmente, existen soluciones innovadoras que brindan procesos sofisticados de automatización para el registro de gastos, las cuales permiten a los negocios generar procesos de administración digital sin errores y sin papel, además de liberar a los colaboradores de la empresa de tareas manuales y agregar transparencia a cada etapa.

Estos productos son ideales para generar estrategias de gestión inteligente de gastos con el fin de administrar de manera eficiente los gastos de viaje, procesos de adquisición y actividades que estimulen una mejor relación con sus proveedores y trabajadores temporales.

Todo esto tiene el objetivo de presupuestar proyectos con mayor efectividad y precisión para lograr el alcance de las metas en menor tiempo.

Las empresas buscan constantemente proveedores con una visión integral de todos los datos de gastos; gracias a este tipo de herramienta se puede acceder a una visibilidad extensa y detallada de etapas como la contratación y los tiempos para pagos de servicios, por ejemplo.

De la misma forma, alcanzar estos objetivos requiere de una implementación eficiente de los sistemas e infraestructuras correctos: las experiencias de usuarios, equipos y datos desconectados quedan rezagados para optimizar las soluciones e infundir más inteligencia de resolución de problemas en las diferentes etapas del negocio.

Finalmente, después de revisar este contenido queda muy clara la importancia que tiene la gestión inteligente de gastos para adoptar procesos que permitan solucionar las diferentes fuentes de problemas financieros del tipo administrativo en las empresas.

Implementar una solución integral que equipe a las organizaciones para expandirse más allá de sus métricas de compra y cadenas de suministro funciona como una fuente ideal para una toma de decisiones más precisa.

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