¿Qué es la inteligencia empresarial y cómo ayuda en la toma de decisiones?

9 de Junio de 2022

Al utilizar una versión singular de la verdad, basada en hechos y en tiempo real, los empresarios están empoderados para lograr crear una ventaja competitiva y mantenerla mediante el uso de la inteligencia empresarial.

Los ejecutivos, directores financieros, gerentes de sucursal y su equipo de ventas tienen acceso inmediato a información crucial para tomar decisiones rápidas y fundamentadas.

Los datos están disponibles en todos los procesos comerciales centrales, como las tendencias de la industria, el comportamiento del cliente, la productividad, el inventario y el análisis financiero detallado.

La automatización de las actividades, con el uso de datos y hechos en tiempo real y fidedignos, es la mejor herramienta para la toma de decisiones.

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¿Qué es la inteligencia empresarial?

Conocida por sus siglas en inglés BI (Business Intelligence), constituye una combinación compleja de minería de datos, herramientas de datos, visualización de datos y análisis de negocios que ayuda a las empresas a tomar decisiones basadas en datos.

El uso de la inteligencia empresarial es para analizar información y monitorear tendencias que facilitan el cambio, excluye las ineficiencias y ayuda a las empresas a adaptarse a los cambios del mercado. También mejora la gestión de decisiones en todos los niveles.

La inteligencia empresarial es un software que toma variables y los presenta en vistas fáciles de usar, como informes, paneles, tablas y gráficos.

Estas herramientas permiten a los usuarios acceder a diferentes tipos de datos: de terceros e internos, históricos y actuales, así como datos estructurados y no estructurados que se encuentran en las redes sociales.

Los usuarios pueden analizar esta información para obtener datos sobre el rendimiento del negocio para optimizar sus procesos.

Los procesos de inteligencia empresarial que ayudan a las empresas a mejorar su desempeño incluyen:

• Minería de datos: para usar bases de datos, almacenamiento de los mismos y estadísticas para descubrir tendencias.
• Análisis de datos: para informar y sacar conclusiones.
• Métricas de rendimiento (KPI): para comparar datos y realizar un seguimiento del progreso según los objetivos.
• Análisis descriptivo y estadístico: para explorar las razones del comportamiento del mercado.
• Visualización de datos: para transformar la información recopilada en ilustraciones visuales, como gráficos y tablas.
• Análisis visual: para comunicar conocimientos y comparar fuentes de datos.

¿Cómo funciona la inteligencia de negocios?

Las plataformas tradicionalmente se basan en almacenes de datos para su información de referencia. Un almacén agrega valores de múltiples fuentes en un sistema central para respaldar el análisis y la generación de informes comerciales.

El software de inteligencia empresarial consulta el almacén y presenta los resultados al usuario en forma de informes, gráficos y mapas.

El almacenamiento de datos pueden incluir un motor de procesamiento analítico en línea para admitir consultas multidimensionales, por ejemplo, cuáles son las ventas de la región oriental frente a la región occidental en el año y, en comparación con el año pasado.

A continuación, los procesos involucrados:

1. Recopilación y almacenamiento de datos

Mediante el uso de diversas herramientas tecnológicas se pueden llevar a cabo estas actividades.

Los datos obtenidos pueden ser estructurados, no estructurados o de otros orígenes, y deben ser correctamente canalizados para su adecuado almacenamiento y posterior consulta.

2. Análisis de los datos

En esta etapa, la minería o detección de la información es la esencia, pues se deben verificar de forma automatizada para encontrar patrones, tendencias, valores atípicos y estadísticas que suministren información importante de las actividades que ejecutan las empresas.

Su objetivo es predecir comportamientos y, de esta forma, hacer las recomendaciones o mejoras, según sea el caso.

3. Emisión de informes

Se utilizan otras herramientas que permiten crear visualizaciones, tableros, mapas y gráficos tanto para analizar e informar sobre las variables, así como para generar y enviar informes a las partes interesadas para que puedan monitorear los indicadores de rendimiento a un alto nivel y saber que está ocurriendo en la empresa.

4. Adopción de medidas en tiempo real

Gracias a que es posible visibilizar datos históricos y actuales de manera precisa y eficaz sobre las actividades empresariales, se pueden efectuar ajustes de manera inmediata o programada.

Con esto se pueden eliminar ineficiencias, adaptarse a las tendencias del mercado y corregir desviaciones que puedan afectar a los clientes.

Importancia de la inteligencia empresarial

La inteligencia empresarial brinda a las organizaciones la capacidad de hacer preguntas en un lenguaje sencillo y obtener respuestas que puedan entender.

En lugar de usar conjeturas, pueden basar sus decisiones en lo que les dicen los datos comerciales, ya sea que se relacionen con la producción, la cadena de suministro, los clientes o las tendencias del mercado.

¿Por qué están cayendo las ventas en esta región? ¿Dónde tenemos exceso de inventario? ¿Qué dicen los clientes en las redes sociales? Sin duda alguna, la herramienta de la inteligencia empresarial ayuda a responder estas preguntas críticas.

La inteligencia empresarial ayuda a las organizaciones a convertirse en empresas basadas en cifras, para mejorar el rendimiento y la gestión empresarial a fin de obtener mayor ventaja competitiva. Entre los aspectos que destacan, tenemos:

• Mejora el Retorno de la Inversión (ROI) mediante la comprensión del negocio y la asignación inteligente de recursos para cumplir con los objetivos estratégicos.
• Ayuda a descubrir el comportamiento, las preferencias y las tendencias de los clientes, y a utilizar estos conocimientos para orientar mejor a los clientes potenciales o adaptar los productos a las necesidades cambiantes del mercado.
• Permite supervisar las operaciones comerciales y corregir, o realizar mejoras, de forma continua, impulsado por la información de los datos.
• Mejora la gestión de la cadena de suministro mediante el seguimiento de la actividad a lo largo de la línea y la comunicación de los resultados con socios y proveedores.

La finalidad de la inteligencia empresarial es permitirles a las empresas que efectúen de forma asertiva y documentada la toma decisiones.

Se busca formar una empresa con una buena estrategia para obtener datos completos, precisos y organizados, donde se muestre el comportamiento histórico para ayudar a medir la salud de su organización y, de esta manera, se aliente a los colaboradores cuando surjan los problemas y las posibles mejoras.

También puede ayudar a organizar los equipos de trabajo, manteniéndolos al tanto sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI).

El conocimiento de los KPI a través de paneles e informes mantiene a los equipos alineados y enfocados en sus objetivos. El fácil acceso a métricas también libera tiempo y energía para ejecutar tareas que verdaderamente afectarán el rendimiento de la empresa.

Beneficios

El uso de la inteligencia empresarial ofrece a las empresas varias bondades, que incluyen información de compra del consumidor, productividad mejorada de los empleados, seguimiento del rendimiento, entre otras ventajas.

Toda esta información permite tomar las mejores decisiones que ayuden a mejorar sus registros. Mejores datos conducen a una mejor toma de decisiones del negocio.

Informes y plantillas personalizadas e interactivas en cifras que representan las operaciones financieras, progreso de ventas y marketing y fuentes de datos, constituyen poderosas herramientas que coadyuvan a potenciar el negocio y, así, obtener el máximo rendimiento en el mercado:

• Perspectivas comerciales: al realizar un seguimiento de los KPI relevantes, como el rendimiento de los empleados, los ingresos, la cantidad de pedidos y la facturación general, puede resaltar las fortalezas y debilidades de su empresa. Probar diferentes enfoques puede mostrarle qué funciona y qué no, considerando las métricas más importantes.
• Análisis competitivo: operar y administrar grandes volúmenes de datos puede proporcionar una ventaja competitiva. El uso de herramientas de inteligencia empresarial facilita la planificación del rendimiento, la modificación de productos y servicios y el seguimiento de los esfuerzos de marketing y ventas de la competencia.
• Calidad de los datos: para tomar decisiones basadas en números, debe estar seguro de la calidad de los datos que utiliza. Para que esta información se considere de alta calidad, deben ser precisos, consistentes, confiables y completos para mejorar la comunicación entre departamentos y asegurar que se utilice la misma terminología y lenguaje para analizar los mismos datos.
• Satisfacción del cliente: comprender el comportamiento y los patrones de los clientes, procesar las quejas y los comentarios de los clientes se transforma en retener a los clientes antiguos y ganar otros nuevos. Los patrones de compra repetidos y las necesidades crecientes en tiempo real deben convertirse en un mejor servicio al cliente.
• Nuevas oportunidades: los datos del mercado externo e interno brindan información sobre nuevas tendencias del mercado, canales de ventas, problemas comerciales y oportunidades. Puede crear nuevas estrategias e influir en las existentes para mejorar el servicio. También puede detectar cuellos de botella y abrir nuevas oportunidades comerciales.
• Eficiencia operativa: ahorra el tiempo que implica recopilar cifras manualmente y crear informes. Los gerentes pueden concentrarse en tareas ad hoc en lugar de perder el tiempo en el seguimiento de métricas clave. Mejora la eficiencia general y el rendimiento del departamento, lo ayuda a establecer objetivos y estrategias a largo plazo.
• Rentabilidad: las entrevistas con clientes más calificadas conducen a una mejor identificación de las fortalezas y debilidades de su empresa. Como resultado, puede reducir los costos de las operaciones que no aportan ningún valor. Puede mejorar los procesos que son efectivos y aumentar los ingresos.

Ejemplos de inteligencia empresarial.

Estos son algunos de los campos de aplicación que ha permitido a las más grandes empresas, corporaciones y firmas comerciales posicionarse a la vanguardia del sector empresarial:

Informe de inteligencia empresarial por departamentos

Se presentan diferentes métricas por departamento, por lo que segmentamos los informes por cada departamento con datos diarios, como:

• Ingresos y gastos mensuales.
• Ingresos de los últimos doce meses.
• Ingresos mensuales de nuevas ventas.
• Retención de ingresos mensuales en porcentaje.
• Ingreso mensual por línea de servicio.
• Cuentas por cobrar.
• Solicitudes, nuevas contrataciones y terminaciones.

Desempeño de los empleados

Puede hacer un seguimiento a la actuación de talento humano de la empresa. Esto ayuda a mejorar el servicio al cliente, entre los que destacan:

• Cantidad de nuevos clientes que ingresaron a la empresa cada mes durante el último año.
• Cuántos empleados están sirviendo ahora.
• Ingreso promedio de los empleados por cliente y la cantidad que ha aumentado cada mes a lo largo del tiempo.
• Cuántos representantes de ventas tienen a bordo y su ingreso promedio por representante.

Obtención de información

Existen herramientas para generar bases de datos destinadas al estudio de tendencias que son fundamentales para la toma de decisiones, algunos de ellas son:

• Encuestas web en línea: es el método más confiable, económico y utilizado para llegar a una audiencia más amplia para la recopilación de variables. Como es complicado crear, distribuir y analizar los resultados de la encuesta manualmente, la mayoría de los investigadores dependen de las herramientas de creación de encuestas para realizar el trabajo.
• Encuestas en persona: son entrevistas cara a cara. Durante años, ha sido el método más eficaz para recopilar la información más precisa. Dado que este enfoque para recopilar inteligencia comercial se basa en la comunicación directa, la observación de los rasgos corporales, el comportamiento y las reacciones del encuestado también juegan un papel vital.
• Encuestas por correo: este es un método tradicional que se utiliza para recopilar información de un público más amplio. A medida que la tecnología ha llegado a todos los rincones, este método para recopilar información aún se sigue usando.
• Cuestionarios: son un conjunto de preguntas utilizadas con fines de investigación que pueden ser de naturaleza tanto cualitativa como cuantitativa.

Indicadores o métricas

Se usan para validar la eficiencia, eficacia, metas y objetivos establecidos por las empresas. Se muestran mediante gráficos, mapas, histogramas y porcentajes.

Son esenciales para la toma de decisiones oportunas y son utilizados para los informes y resultados de gestión.

Conclusión

Si desea seguir siendo relevante para la disrupción digital, debe avanzar con una estrategia seria sobre sus datos.

Si bien gran parte del análisis que se realiza hoy en día se basa en datos históricos, el enfoque se está desplazando rápidamente hacia la inteligencia artificial (IA) en los negocios.

Ya no se trata solo de presentar cifras. El énfasis es dar más hacia ideas procesables. Para hacerle frente a la competencia en el año 2022, debe estar al tanto de las últimas herramientas de inteligencia empresarial que están en acción y que pueden permitirle tomar decisiones comerciales importantes en tiempo real.

Para tal fin, SAP Concur dispone de un amplio portafolio de herramientas de software automatizado que le brindarán soluciones inmediatas, tales como:

• Concur Expense: para todo lo relacionado con gastos empresariales.
• Concur Data Insights: para el manejo de informes y tableros que ayudan a la toma de decisiones.
• SAP Concur Integración: para conectarse con los sistemas SAP y sus módulos de: Finanzas, Recursos Humanos, Inventarios, Servicios al Cliente, Mantenimiento, entre otros.

Si desea ampliar sus expectativas, le invitamos a leer nuestro artículo sobre las 7 etapas del proceso de toma de decisiones empresariales para que ¡siga emprendiendo con éxito!