¿Qué es un viajero de negocios Self Service?

Un viajero de negocios es una persona que se desplaza de manera habitual por motivos laborales, ya sea dentro de su propio país o en el extranjero. 

Serlo implica una serie de retos y desafíos, ya que estos profesionales deben ser capaces de adaptarse rápidamente a nuevos entornos, horarios y culturas. Además, deben tener habilidades de comunicación efectiva, capacidad de resolución de problemas y ser organizados en la planificación y ejecución de sus viajes.

En este artículo, explicaremos en detalle quiénes son los viajeros de negocios, qué tipos de viajes realizan, cómo se preparan para sus desplazamientos y cuáles son las principales tendencias en este sector. También hablaremos sobre los beneficios y desafíos que enfrentan estos profesionales.

¡Acompáñenos!

¿Quiénes son los viajeros de negocios?

Como lo comentamos antes, los viajeros de negocios son profesionales que viajan frecuentemente. Estos desplazamientos pueden ser de corta, media o larga duración y suelen estar relacionados con actividades comerciales, financieras, de marketing o de consultoría, entre otras.

Entre los perfiles de viajeros de negocios más comunes se encuentran los ejecutivos, gerentes, consultores, ingenieros, representantes comerciales y profesionales independientes. 

Estas personas viajan en representación de sus empresas para cerrar acuerdos comerciales, establecer contactos con proveedores y clientes, asistir a reuniones de trabajo, presentar proyectos, realizar inspecciones y supervisar operaciones comerciales, entre otras actividades relacionadas con su trabajo.

Pueden trabajar en una amplia variedad de industrias y sectores, desde la tecnología y la banca, hasta la energía y el turismo. Además, pueden viajar dentro de su propio país o al extranjero.

¿Qué tipos de viajes realizan?

Los viajes de negocios pueden variar en función del tipo de actividad que se realice y del sector en el que se trabaje. A continuación, le presentamos algunos de los tipos de traslado más comunes:

1. Viajes de ventas: son aquellos en los que los representantes de ventas visitan a los clientes para presentar nuevos productos o servicios, cerrar acuerdos de negocios, revisar cuentas y mantener relaciones comerciales.
2. Viajes de marketing: los expertos en marketing suelen viajar para realizar estudios de mercado, asistir a ferias comerciales, presentar nuevos productos y servicios o para realizar publicidad en diferentes lugares.
3. Viajes de capacitación: en estos se imparten clases o entrenamientos a los empleados de una empresa, tanto en el país como en el extranjero.
4. Viajes de conferencias y reuniones: las ponencias y juntas son un punto importante para los negocios y muchas empresas envían a sus empleados con el objetivo de conocer las últimas tendencias y oportunidades del mercado.
5. Viajes de inspección: se realizan para supervisar operaciones, verificar calidad y cumplimiento de las políticas de la empresa y asegurarse de que todo esté funcionando adecuadamente.
6. Viajes de prospección: el viajero de negocios puede desplazarse a nuevos mercados para explorar oportunidades, investigar y establecer contactos con proveedores, clientes y socios potenciales.
7. Viajes de inversión: los inversores y gestores de fondos suelen viajar para analizar posibles inversiones, evaluar alternativas de negocio y reunirse con empresarios.

¿Cómo se preparan para sus desplazamientos?

El viajero de negocios necesita planificar y preparar cuidadosamente sus desplazamientos, ya que estas instancias requieren una detenida coordinación y organización.

A continuación, le presentamos algunos de los aspectos clave que se suelen considerar al momento de preparar los viajes:

1. Establecer un itinerario: Establecen un itinerario detallado para sus desplazamientos, con el fin de planificar reuniones, conferencias y otros eventos importantes que deben atender.
2. Reservar alojamiento y transporte: Reservan su hospedaje e investigan opciones en movilidad con anticipación para asegurarse de contar con los servicios necesarios y encontrar los mejores precios.
3. Obtener visados y permisos: En caso de que el viaje sea internacional, el viajero de negocios necesita obtener visados y permisos de trabajo con suficiente antelación.
4. Preparar documentación: Organizan toda la documentación necesaria para el viaje, incluyendo pasaporte, tarjetas de embarque, confirmaciones de reservas, información sobre reuniones, entre otros.

¿Cuáles son las principales tendencias del sector?

El sector de los viajes corporativos está en constante evolución. En los últimos años, se han observado algunas tendencias importantes que han influido en la manera en que los viajeros planean y llevan a cabo sus desplazamientos. 

A continuación, le presentamos algunas de las principales tendencias:

1. Tecnología: La tecnología ha transformado la forma como los viajeros de negocios planifican, reservan y realizan sus viajes. Cada vez hay más herramientas y plataformas digitales que facilitan el proceso de reserva y permiten realizar sus tareas de manera más eficiente.
2. Sostenibilidad: Cada vez más empresas están adoptando políticas ambientales y esto se ha traducido en una mayor preocupación por reducir el impacto al medio ambiente durante los desplazamientos y en el desarrollo de una cultura paperless.
3. Flexibilidad: La pandemia aceleró la tendencia hacia una mayor flexibilidad en los viajes empresariales. Por ejemplo, las empresas han adoptado nuevos modelos de trabajo que fomentan que el propio colaborador elija su forma de transporte, alojamiento y horarios, lo que conlleva a una mayor satisfacción y un visible incremento en la productividad del viajero.
4. Bienestar: Las empresas han empezado a tomar medidas para garantizar que sus empleados estén protegidos durante los desplazamientos y esto ha llevado a una mayor oferta de opciones de alojamiento y transporte que promueven la salud.
5. Personalización: Es una tendencia cada vez más importante en el sector. Los viajeros de negocios quieren tener la posibilidad de personalizar su viaje en función de sus necesidades y preferencias.

Beneficios y desafíos que enfrentan estos profesionales

A continuación, le presentamos algunos de los principales beneficios y desafíos que enfrentan estos los profesionales del sector:

Beneficios:

1. Oportunidades de crecimiento: El viajero de negocios tiene la oportunidad de conocer nuevas culturas, aprender nuevos idiomas y establecer conexiones internacionales. Esto les permite expandir su conocimiento y habilidades profesionales.
2. Aumento de la confianza: Viajar de manera frecuente puede ayudar a aumentar la confianza y las habilidades sociales. Al estar expuestos a diferentes situaciones y culturas, pueden aprender a adaptarse a nuevas circunstancias.
3. Reconocimiento: Estos profesionales a menudo son vistos como miembros valiosos de la empresa debido a su capacidad para representarla en diferentes lugares y para establecer contactos internacionales.

Desafíos:

1. Estrés: Los viajeros de negocios pueden experimentar altos niveles de tensión y ansiedad debido a los plazos ajustados, la presión de realizar tareas importantes mientras se encuentran en un lugar desconocido y la falta de tiempo para descansar.
2. Problemas de salud: La frecuencia de viajes puede llevar a dificultades de salud como fatiga, insomnio y mala alimentación. Además, pueden exponerse a enfermedades debido a los cambios en el ambiente, como el jet lag o la exposición a diferentes tipos de clima y enfermedades.
3. Desconexión familiar: Estos periplos pueden resultar en una desconexión con la familia y amigos, lo que puede llevar a problemas de soledad y estrés.
4. Dificultades logísticas: La planificación y la organización de los viajes pueden ser desafiantes, especialmente cuando se trata de coordinar diferentes horarios de vuelos y alojamiento, así como de cumplir con las políticas y presupuestos de la empresa.

¿Qué es un viajero de negocios self service?

Un viajero de negocios self service se refiere a un tipo de viajero que utiliza la tecnología para reservar y gestionar sus viajes de manera independiente, sin la necesidad de un agente de viajes o de un administrador de viajes de la empresa.

Para eso, utiliza diferentes herramientas tecnológicas como aplicaciones móviles, sitios web de reservas de viajes y programas de gestión de viajes en línea para buscar, comparar y reservar vuelos, alojamiento, transporte terrestre y otros servicios relacionados.

Al utilizar estas herramientas, los viajeros de negocios self service pueden tener un mayor control sobre sus planes de viaje y pueden personalizarlos según sus necesidades y preferencias. Además, la automatización de los procesos de reservas y gestión puede ahorrar tiempo y reducir los costos para la empresa.

Sin embargo, es importante destacar que, aunque los viajeros de negocios self service pueden ser más independientes en materia de planificación y gestión de viajes, aún deben cumplir con las políticas de la empresa y obtener la aprobación de sus superiores antes de reservar cualquier viaje.

Importancia de los viajeros self service

Los viajeros de negocios self service están ganando cada vez más importancia en la industria de los viajes corporativos debido a los siguientes factores:

1. Flexibilidad: Estos viajeros pueden reservar y gestionar sus viajes en cualquier momento y lugar, lo que les da mayor flexibilidad y autonomía. Además, pueden personalizar sus planes de viaje según sus necesidades y preferencias, lo que les permite tomar decisiones más informadas y adaptarse a situaciones imprevistas.
2. Ahorro de costos: Los viajeros self service pueden encontrar y reservar vuelos, alojamiento y otros servicios a través de herramientas en línea, lo que resulta en un ahorro de costos para la empresa. Además, la automatización de los procesos de gestión de viajes puede reducir los inconvenientes administrativos y mejorar la eficiencia del personal.
3. Mayor satisfacción del viajero: Al permitir que los viajeros gestionen sus propios viajes, las empresas pueden mejorar la satisfacción del empleado y aumentar la retención de talentos.
4. Seguridad de los datos: La mayoría de las herramientas de gestión de viajes self service ofrecen opciones de seguridad y protección de datos que garantizan la confidencialidad de la información del viajero y de la empresa.

Los viajeros de negocios self service son una opción cada vez más popular para las empresas que buscan mejorar la eficiencia y reducir los costos en la gestión de viajes corporativos. Además, permiten a los profesionales tener mayor control sobre sus planes de viaje, mejorar la satisfacción y retención del personal y garantizar la seguridad de la información.

Soluciones para los viajeros self service

Existen varias soluciones y herramientas disponibles que permiten gestionar los viajes de manera eficiente y cómoda. Algunas de estas soluciones son:

1. Aplicaciones móviles: Muchas aerolíneas, compañías de alojamiento y empresas de transporte ofrecen aplicaciones móviles para sus servicios. Los viajeros de negocios pueden descargarlas y usarlas para hacer reservas, modificar planes de viaje y recibir actualizaciones sobre sus vuelos y su hospedaje.
2. Sitios web de reservas de viajes: Estos sitios web permiten buscar y comparar vuelos, alojamiento y transporte terrestre. Además, suelen ofrecer precios y ofertas especiales e, incluso, permiten personalizar los planes de traslado.
3. Programas de gestión de viajes en línea: Las empresas pueden utilizar programas de gestión de viajes en línea para permitir a los viajeros de negocios self service gestionar sus propios desplazamientos, reservar y modificar sus planes de viaje, recibir actualizaciones en tiempo real sobre sus vuelos y reservas, y presentar informes de gastos.
4. Sistemas de reservas automatizados: Permiten reservar y pagar los viajes a través de plataformas en línea. Estos sistemas pueden estar integrados con programas de gestión de viajes y otros sistemas de la empresa ofreciendo así, una gestión más eficiente y coordinada.

En general, las soluciones y herramientas para viajeros de negocios self service han mejorado en los últimos años, ofreciendo una experiencia de viaje más sencilla, cómoda y personalizada. Esto ha llevado a una mayor adopción de estas herramientas por parte de las empresas y los viajeros.

¿Qué ofrece SAP Concur?

SAP Concur es una plataforma líder en gestión de gastos y viajes, que ofrece soluciones para los viajeros de negocios self service. Algunas de las necesidades que atienden estas herramientas son:

1. Reservas de viajes: SAP Concur permite a los viajeros self service buscar y reservar vuelos, hoteles, coches de alquiler y otros servicios de viajes, todo en una sola plataforma. Se pueden personalizar los planes y recibir actualizaciones en tiempo real sobre sus reservas.
2. Integración con otros instrumentos: SAP Concur se integra con otras herramientas empresariales, como las de gestión de gastos, lo que permite una administración más coordinada y eficiente de los viajes de negocios.
3. Reporte de gastos: SAP Concur permite a los viajeros de negocios self service presentar informes en línea de desembolso. El profesional puede tomar fotos de sus recibos, categorizar gastos y enviar solicitudes para su aprobación y reembolso.
4. Soluciones de movilidad: SAP Concur ofrece soluciones que permiten gestionar los viajes desde sus dispositivos móviles. Los viajeros pueden reservar y modificar sus planes de viaje, recibir alertas sobre sus vuelos y reservas y presentar informes de gastos.

SAP Concur ofrece una plataforma completa de gestión de gastos y viajes que permite al viajero de negocios self service gestionar sus desplazamientos de manera más eficiente y coordinada. 

Asimismo, las soluciones de nuestra compañía ofrecen una mayor flexibilidad, control y transparencia, lo que resulta en una mejor experiencia de viaje para el profesional que se desplaza y en un mejor retorno de inversión (ROI) para las empresas.

¿Cómo funciona Concur Compleat?

Concur Compleat consiste en una solución de SAP Concur diseñada para ayudar a los viajeros de negocios a administrar sus gastos de manera más eficiente y efectiva.

Nuestra herramienta combina la tecnología de inteligencia artificial con la experiencia humana para analizar y procesar los informes de gastos de los viajeros.

El proceso de Concur Compleat se puede resumir en los siguientes pasos:

1. Captura de datos: Los viajeros de negocios pueden utilizar la aplicación móvil de Concur Compleat para tomar fotos de sus recibos y enviarlos a la plataforma.
2. Procesamiento automático: La tecnología de inteligencia artificial de Concur Compleat analiza y procesa los datos de los recibos, utilizando algoritmos para identificar automáticamente la información relevante, como la fecha, el monto y la categoría del gasto.
3. Validación y revisión: Los datos procesados son revisados por expertos en gastos, que validan y verifican la información antes de incluirla en los informes de gastos.
4. Presentación de informes: Los reportes de gastos se generan automáticamente y se envían para su aprobación y reembolso.

Concur Compleat utiliza la inteligencia artificial para mejorar la velocidad y la precisión del procesamiento de los informes de gastos, lo que ahorra tiempo y recursos para los viajeros de negocios y las empresas. 

La solución también ofrece una mayor transparencia y visibilidad sobre los gastos de los viajeros, lo que conlleva a que las empresas tomen mejores decisiones sobre su presupuesto y su estrategia de gastos.

¿Qué es Concur Travel y cómo funciona?

Concur Travel es una solución que permite planificar, reservar y administrar los viajes de negocios en una plataforma única y fácil de usar. 

Esta herramienta se integra fácilmente con otras soluciones de SAP Concur, como es el caso del software de gestión de gastos, lo que permite a las empresas tener una visión completa y unificada de sus egresos.

El funcionamiento de Concur Travel se puede resumir en los siguientes pasos:

1. Planificación del viaje: Los viajeros pueden usar la plataforma de Concur Travel para buscar y comparar opciones de vuelos, hoteles, coches de alquiler y otros servicios de viajes.
2. Reserva de viajes: El usuario puede reservar y pagar sus viajes directamente en la plataforma de Concur Travel utilizando una tarjeta de crédito o una tarjeta corporativa.
3. Gestión de itinerarios: Desde la solución se puede acceder a los itinerarios de viaje en línea y desde dispositivos móviles, lo que les permite realizar cambios o actualizaciones en tiempo real.
4. Integración con la gestión de gastos: Concur Travel se integra con la solución de gestión de gastos de SAP Concur, lo que permite a los viajeros presentar informes de gastos de manera automática y precisa.
5. Cumplimiento de políticas de viaje: Permite a las empresas establecer políticas de viaje y hacer que se cumplan en tiempo real, lo que ayuda a reducir los gastos innecesarios y mejorar la eficiencia en la gestión de gastos.

Concur Travel es una solución completa de gestión de viajes de negocios, que permite planificar, reservar y administrar los viajes de manera eficiente y coordinada. También ofrece una mayor visibilidad y control sobre los gastos, lo que permite a las empresas optimizar su presupuesto y tomar mejores decisiones estratégicas.

Diferencias entre Concur Compleat y Concur Travel

Básicamente, Concur Compleat y Concur Travel son dos soluciones de SAP Concur que están diseñadas para abordar diferentes aspectos de la gestión de viajes de negocios. 

En los siguientes puntos, detallamos las principales diferencias entre ambas soluciones:

1. Enfoque: Concur Compleat se enfoca en la gestión de gastos de viajes de negocios, mientras que Concur Travel se enfoca en la planificación, reservas y administración de los viajes en sí.
2. Funcionalidad: Concur Compleat utiliza la tecnología de inteligencia artificial para procesar los informes de gastos de los viajeros de negocios, mientras que Concur Travel ofrece herramientas para buscar y comparar opciones de vuelos, hoteles y otros servicios de viaje, así como para administrar los itinerarios.
3. Proceso: Concur Compleat funciona a través de la captura de datos, el procesamiento automático, la validación, revisión y la presentación de informes; mientras que Concur Travel funciona a través de la planificación del viaje, la reserva de viajes, la gestión de itinerarios y la integración con la gestión de gastos.
4. Objetivos: El objetivo de Concur Compleat es mejorar la eficiencia y precisión en la gestión de gastos de viajes de negocios, mientras que el objetivo de Concur Travel es mejorar la planificación y administración de éstos, así como mejorar la experiencia del viajero.

Concur Compleat y Concur Travel son dos herramientas complementarias de SAP Concur que abordan diferentes aspectos de la gestión de viajes de negocios, con el objetivo de mejorar la eficiencia, precisión y experiencia del viajero en todo el proceso de viaje y gastos.

¡Esto ha sido todo!

En conclusión, el viajero de negocios es un profesional que viaja con frecuencia para realizar actividades comerciales por lo cual, es común que enfrente desafíos entre los que destacamos la planificación y la gestión de gastos.

Para abordar estos retos, SAP Concur ofrece soluciones que permiten a los viajeros planificar, reservar y administrar sus desplazamientos de manera eficiente y coordinada, al mismo tiempo que se integran con plataformas de gestión de gastos para optimizar el presupuesto de la empresa y mejorar la toma de decisiones estratégicas.

El uso de la tecnología de inteligencia artificial y el enfoque en la experiencia del usuario son algunas de las tendencias en este sector, lo que demuestra la importancia de brindar soluciones eficientes y personalizadas para los viajeros corporativos.

Si desea conocer más detalles acerca de las soluciones y de los costos de contratación de los servicios ofrecidos por SAP Concur en Argentina, envíenos un mensaje completando el formulario de contacto disponible en nuestro sitio web.