Cómo utilizar la IA empresarial para maximizar la eficiencia, la productividad y el crecimiento: casos de uso y orientación para aumentar el valor

El potencial de la IA empresarial para maximizar la eficiencia, la productividad y el crecimiento resulta evidente para los responsables financieros y otros líderes empresariales. Más de la mitad nos ha dicho recientemente que tiene previsto invertir en IA empresarial: el 61% espera mejorar la eficiencia, el 64% automatizar tareas rutinarias y un 67% hacer que las proyecciones sean más precisas.  

El problema es que también hay una brecha de conocimiento, ya que el 58% de los directores financieros confiesan que entienden muy poco sobre la IA en finanzas. Siga leyendo para obtener información que le ayude a cerrar estas brechas, como: 

• Cómo la aplicación de la IA empresarial puede mejorar la productividad en los viajes de negocios y las cuentas por pagar (AP) 
• Por qué las soluciones impulsadas por IA para viajes, gastos y AP ofrecen una ventaja competitiva 
• Mejores prácticas para la implementación de IA empresarial 
• Capacite a su personal financiero para utilizar herramientas de IA 
• Medición del retorno de la inversión (ROI) de la IA empresarial 

Casos de uso de IA empresarial para la productividad en viajes y cuentas por pagar 

Gran parte de la conversación sobre las aplicaciones de IA en el negocio tiene que ver con cuestiones estratégicas de alto nivel, como el ROI en tecnología y las persistentes brechas en talento y habilidades. Se habla mucho de eficiencia, precisión y rentabilidad, pero profundicemos en casos de uso de IA específicos. Por ejemplo, en muchos aspectos concretos, la IA empresarial ya está mejorando la eficiencia en AP y repercutiendo en los viajes de negocios. Vamos a profundizar en cómo la IA empresarial mejora la productividad en los viajes y en AP. 

Cómo la IA empresarial mejora la eficiencia de AP  

La fuerza de la IA radica en su capacidad para asimilar grandes volúmenes de datos, analizarlos, aprender, recomendar y actuar en consecuencia. Con su complejidad, AP presenta un caso de uso ideal para la IA. Las soluciones de IA empresarial pueden: 

• Potenciar la detección de fraude escaneando automáticamente cada factura en busca de información y detectando patrones y anomalías. 
• Mejorar el flujo de caja mediante la automatización de entradas, el fortalecimiento de las previsiones y la garantía de pagos oportunos.  
• Detectar los pagos anticipados al buscar facturas disponibles para descuentos y priorizarlas. 
• Automatizar los cálculos fiscales en todas las jurisdicciones, gestionando el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y los beneficios imponibles de los empleados, reduciendo el riesgo de auditorías y sanciones. 
• Reforzar la toma de decisiones, ya que los datos de gastos en tiempo real permiten obtener información que impulsa el crecimiento y la rentabilidad. 

Ejemplos del impacto de la IA en los viajes de negocios 

Los viajes de negocios se ven afectados por múltiples tipos de IA, desde el Machine Learning que simplifica la captura de recibos y los informes de gastos hasta la IA generativa (GenAI) que produce recomendaciones personalizadas. Los casos de uso incluyen: 

• Las aprobaciones previas al viaje ofrecen rangos de precios precisos basados en parámetros de viaje, lo que permite a los viajeros y gerentes conocer los costos con anticipación y garantizar el cumplimiento de la política. 
• Recomendaciones personalizadas derivadas de las preferencias históricas de cada viajero, lo que garantiza que se cumplan las consideraciones de costo y sostenibilidad, acortando la planificación del viaje. 
• Orientación en tiempo real durante todo el proceso, desde ayuda en el chat de la aplicación para reservar y presentar gastos, hasta recomendaciones y notificaciones sobre la seguridad del vecindario y las interrupciones en los viajes. 
• Análisis y conocimiento más profundos para los responsables de viajes gracias a soluciones que clasifican los datos, encuentran oportunidades para ahorrar costos y proporcionan puntos de referencia para mejorar. 

La ventaja competitiva de la IA empresarial 

Las empresas implementan herramientas de productividad de IA para ganar en eficiencia y resolver problemas. Y en sus procesos de finanzas, viajes y gastos, prevén mejoras que pueden proporcionar una ventaja. Pero, ¿cómo es la ventaja competitiva de la IA empresarial?  

SAP Concur ofrece varias soluciones basadas en IA, por ejemplo, que proporcionan una ventaja competitiva al mejorar la productividad, el cumplimiento, la experiencia de los empleados y el crecimiento: 

• Concur Expense acelera el procesamiento de informes, con 5 veces más eficiencia, a la vez que proporciona datos que generan decisiones informadas. 
• Concur Travel proporciona reservas más rápidas para los viajeros, con mensajes que alertan sobre las mejores reservas en función de sus preferencias y políticas de la empresa. 
• Concur Request Assistant utiliza GenAI para estimar los costos de viaje en función de las fechas, ubicaciones y preferencias, lo que ahorra a los viajeros el tiempo de extraer información manualmente de múltiples fuentes.  
• ExpenseIt permite a los viajeros tomar fotos de los recibos, leer los detalles, enviar la información a los informes de gastos y reducir las tasas de rechazo de informes. 
• Concur Invoice extrae automáticamente los detalles de gastos, acelerando la visibilidad y mejorando la gestión del efectivo.  
• Auditoría inteligente y verificación de los informes de gastos, estableciendo la validez de los recibos y verificando el importe, la categoría de gasto, la fecha y otros datos esenciales. 

Al perseguir la IA con velocidad e intención, las organizaciones pueden aprovechar la ventaja de la IA para mantenerse un paso por delante de la competencia. 

SAP Concur y el futuro de la inteligencia artificial 

Descubra cómo nuestras soluciones de gestión de gastos ofrecen una ventaja de IA derivada de cantidades masivas de datos, nuestra amplia experiencia, un compromiso con la ética y la seguridad.   

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Mejores prácticas para una implementación de IA empresarial exitosa  

Las objeciones iniciales en los proyectos de IA, a menudo derivadas de percepciones erróneas, pueden crear barreras significativas y retrasos en la implementación. Pero con los puntos de prueba y la estrategia adecuados, usted puede fomentar la aceptación de las partes interesadas y preparar su proyecto para el éxito desde el principio.  

• La IA es difícil de integrar. La IA ya está integrada en las soluciones Concur existentes, que se implementan y conectan fácilmente con sus sistemas actuales.  
• Nuestros datos están en riesgo. La seguridad y privacidad de los datos son nuestros principales objetivos, por lo que sus datos están protegidos por una infraestructura de seguridad líder en el sector que cumple con todos los estándares normativos. No los compartiremos con los LLM públicos como ChatGPT. 
• Tardará demasiado en averiguarlo. Nuestras soluciones basadas en IA son intuitivas para las organizaciones y los empleados y tienen un largo historial de éxito. También proporcionamos una incorporación y formación integrales, lo que limita la carga para los equipos de TI. 
• Es difícil presentar un argumento comercial basado en datos. Medir el retorno de la inversión de su aplicación de IA empresarial puede ser un desafío. Pero es justo buscar la perspectiva en Concur Expense: 7 meses para recuperar la inversión inicial y un ROI a tres años del 628%.² 

Cómo evitar errores de implementación de IA  

A medida que desarrolle su estrategia de implementación de IA, es valioso comprender las mejores prácticas y los errores comunes que cometen los líderes de TI y otros al implementar soluciones de IA empresarial. Las mejores prácticas incluyen: 

• Establecer objetivos y resultados claros: por muy fascinante que le parezca la IA, resista la necesidad de adentrarse sin saber lo que quiere lograr.  
• Definir una estrategia de datos integrada, porque las fuentes dispersas y aisladas pueden obstaculizar la obtención de información y la automatización. 
• Crear normas para el uso de la IA, a fin de que los equipos comprendan claramente cómo se alinean los objetivos con las metas y valores de la organización.  
• Reunir un equipo de proyecto que vaya más allá de TI para incluir áreas como viajes, finanzas, RR. HH. y otras partes interesadas. 
• Redactar un plan de gestión del cambio que describa la estrategia de implementación, el calendario y el plan de capacitación. Asegúrese de contar con defensores de la adopción y enfóquese en el impacto en toda la compañía, no solo en TI.  
• Establecer comunicaciones coherentes con los empleados, ya que su apoyo y comprensión no sólo favorecen la adopción, sino que disipan las preocupaciones sobre la desaparición de los puestos de trabajo. Proporcione una formación adaptada a la evolución de sus funciones. 
• Busque procesos de implementación probados y proveedores de confianza, reconociendo que un equipo de TI ya sobrecargado no puede hacerlo solo. SAP Concur cuenta con una amplia experiencia en implementación, que se extiende a casi una década de uso de IA empresarial. 

Cómo mejorar la capacidad del personal financiero para la era de la IA 

Los desafíos a los que se enfrentan los líderes financieros evolucionan de forma continua y rápida. Por ejemplo, los equipos de finanzas carecen de talento y habilidades. Además, los empleados esperan una tecnología más sencilla y personalizada. Las soluciones basadas en IA pueden desempeñar un papel importante en hacer que las finanzas sean más productivas, estratégicas y preparadas para el futuro. Pero si su personal no sabe cómo utilizar las herramientas, es poco probable que el equipo de finanzas experimente todos sus beneficios. Los empleados de finanzas están de acuerdo en que hay un déficit de habilidades: 

• El 54% cree que no está desarrollando las habilidades que necesitará en el futuro.¹ 
• El 87% de los empleados más jóvenes quiere más formación en tecnología.¹  

“Los profesionales de las finanzas necesitan oportunidades para mejorar y reciclarse, especialmente en habilidades analíticas y de pensamiento crítico que no se pueden automatizar fácilmente. Esto ayudará a incentivar y motivar a los empleados a quedarse y resolver la crisis laboral”, dice Theodora Lau, fundadora de Unconventional Ventures. 

Un paso clave para crear un departamento financiero orientado al futuro es proporcionar a su equipo las habilidades necesarias para sacar el máximo partido de una aplicación de IA empresarial. Con la automatización gestionando tareas que antes eran manuales, las iniciativas de mejora de habilidades deben centrarse en habilidades técnicas como la previsión y la elaboración de presupuestos, así como en habilidades más blandas como la comunicación y la colaboración. Los enfoques eficaces pueden incluir: 

• Combinar el desarrollo interno con cursos y certificaciones externos. 
• Retener a expertos externos para que se centren en habilidades altamente especializadas o nuevas tecnologías. 
• Usar expertos internos en la materia para orientar o dirigir talleres. 
• Colaborar entre departamentos para desarrollar habilidades interdisciplinarias. 

Cómo medir el retorno de la inversión de la IA empresarial 

Tras haber decidido invertir en IA empresarial, una parte fundamental del rompecabezas es determinar si su organización está cosechando dividendos de sus herramientas de productividad de IA. Al igual que con cualquier tecnología nueva, aprender a medir y maximizar el retorno de la inversión puede ser complicado. 

Las métricas a considerar incluyen: 

• Aumento de la productividad y la eficiencia, como el número de facturas procesadas, los informes de gastos que requieren seguimiento y el tiempo ahorrado al reservar viajes o preparar informes. 
• Se evitan fraudes o errores, como la detección de facturas falsas, pagos duplicados y descuentos por pago anticipado. 
• Costos de integración de los datos utilizados por las aplicaciones de IA empresarial y creación de estándares para un uso responsable y ético. 
• Medidas no financieras, incluida la satisfacción de los empleados, ya sea por ser capaces de centrarse en un trabajo más satisfactorio o tener herramientas optimizadas para reservar informes de viajes y gastos. 

Conclusión 

Obviamente, hay mucho que asimilar y poner en práctica a medida que aprende a utilizar la IA empresarial para maximizar la eficiencia, la productividad y el crecimiento de su organización.  

Las soluciones de gestión de gastos de SAP Concur en viajes, gastos y AP le proporcionan una ruta y herramientas para impulsar el crecimiento. Como observa un líder empresarial y cliente de Concur, Gillray Cadet, directora financiera de Amazon Business:  

“Debemos invertir continuamente en nuestra gente, tanto en habilidades técnicas como en habilidades sociales. Esto refuerza una cultura de crecimiento y desarrollo y sirve para motivar al equipo a maximizar las oportunidades disponibles... oportunidades generadas por las inversiones en tecnología que estamos realizando”. 

_{¹Tendencias globales de talentos de ACCA de 2024} 

_{²AMI, Business Mindset For 2022 And Beyond And The Benefits Of Automating Travel, Expense And Invoice Management: Global Study Findings (Mentalidad empresarial para 2022 y años posteriores y las ventajas de la automatización de la gestión de viajes, gastos y facturas: hallazgos globales del estudio), 2022}