Gestión de riesgos en viajes corporativos: 5 factores esenciales para una estrategia segura

Incluso con la conectividad global que aporta la tecnología, los viajes corporativos siguen siendo una actividad frecuente para el crecimiento de los negocios, y con ellos la imperiosa necesidad de la adecuada gestión de riesgos.

En el mundo del turismo de negocios, cada viaje conlleva una serie de riesgos que pueden afectar tanto la seguridad y el bienestar de los empleados como la reputación de la empresa.

Por lo tanto, las organizaciones están en el deber de proteger a su personal y mantener la continuidad operativa, utilizando los recursos necesarios para gestionar las actividades de su personal dondequiera que estén.

¿Cuáles son los factores esenciales para una estrategia de gestión de riesgo segura? Acompáñenos a explorar los elementos más importantes y descubra cómo implementarlos para garantizar que cada viaje corporativo sea seguro y eficiente.

1. Evaluación de riesgos previa al viaje

Una práctica saludable de la gestión de riesgos es la evaluación previa de los riesgos asociados, la cual consiste en considerar posibles amenazas, su probabilidad de ocurrencia y el impacto que podrían tener.

Suelen tenerse en cuento los aspectos específicos del destino, como la situación política y social, alertas de amenazas naturales o la prevalencia de enfermedades. También es necesario considerar las limitaciones tecnológicas y de conectividad.

El objetivo de esta etapa es desarrollar un plan de acción que mitigue los riesgos identificados y garantice la seguridad de los empleados. Incluso en viajes de última hora, deben existir medidas preventivas y de respuesta inmediata ante cualquier evento.

2. Política de viajes y procedimientos de seguridad

Una clara definición, implementación y comunicación de las políticas de viajes y procedimientos de seguridad, es la base de una gestión de riesgos efectiva.

Estas normas o políticas deben abarcar todos los aspectos del viaje, desde la planificación hasta el regreso. Deben incluir protocolos estandarizados de emergencia, criterios para la selección de proveedores y el código de conducta que aplique para los empleados.

Adicionalmente, es recomendable que los viajeros corporativos estén resguardados por seguros de salud de amplia cobertura.

3. Comunicación y capacitación

De manera regular y entre los protocolos de los viajes corporativos, se debe comunicar a los empleados sobre la política de viajes y los riesgos potenciales, reflejando cualquier cambio en el entorno.

Al mismo tiempo, deben ser capacitados en las mejores prácticas para mitigarlos. Esto incluye desde la concienciación sobre seguridad personal y entrenamiento en primeros auxilios, hasta el conocimiento de los procedimientos de emergencia.

Una práctica recomendable es la emisión de informes de preparación para viajes que incluya la información relevante. Además, la planificación de talleres de capacitación con los parámetros básicos de seguridad y contingencia en viajes corporativos.

4. Monitoreo y respuesta ante emergencias

Para comprobar que la gestión de riesgos en viajes corporativos funciona de acuerdo con lo esperado, es necesario contar con un sistema de monitoreo continuo.

Las empresas deben contar con sistemas y protocolos que permitan el seguimiento de sus empleados para garantizar el cumplimiento de la agenda prevista, pero también para ser capaces de brindar una rápida reacción ante cualquier incidente.

Este sistema de monitoreo debes ser eficiente, robusto y con varios canales de acceso para garantizar que tengan las herramientas para reportar cualquier incidente y recibir asistencia inmediata.

Para garantizar el monitoreo, es común el uso de tecnologías GPS para rastrear la ubicación de los empleados en tiempo real. A la par de esto, la organización debe contar con un equipo dedicado a gestionar las solicitudes de los viajeros y responder en caso de emergencias.

5. Tecnología y herramientas de apoyo

Las soluciones tecnológicas para la gestión de riesgos han dado respuestas a muchas de las necesidades de las organizaciones. No solo en la planificación de viajes corporativos, sino también en varios aspectos administrativos y operativos.

En cuanto a la gestión de riesgos, estas herramientas avanzadas ayudan a las empresas a evaluar los destinos y monitorear a sus empleados para responder rápidamente a sus requerimientos y actuar en casos emergencias.

Es claro que la tecnología juega un papel fundamental en la gestión de riesgos en viajes corporativos. Por lo tanto, la elección de las herramientas adecuadas incide en una gestión de riesgos exitosa.

Lo más recomendable, es incorporar las soluciones de SAP Concur que facilitan la planificación, aprobación, selección de proveedores, seguimiento y reporte de gastos durante el viaje. Ofreciendo además un robusto sistema de seguridad con información actualizada sobre los recursos locales.

Consideraciones finales

Garantizar la seguridad del talento humano y velar por los intereses u objetivos de la organización son algunos de los objetivos que pueden lograrse con una adecuada gestión de riesgos en viajes corporativos.

Los viajes corporativos es una actividad que ha retomado su auge, después de un periodo de recesión por los acontecimientos globales. Del mismo modo, la gestión de riesgos enfrena nuevos desafíos, que las organizaciones debes asumir con las mejores herramientas.

Una estrategia eficaz debe incluir la evaluación previa de riesgos, políticas de viajes bien definidas, así como una comunicación y capacitación adecuadas.

Su implementación dentro de cualquier organización, requiere atención y recursos dedicados. Además del seguimiento con el apoyo de soluciones tecnológicas avanzadas.

Una gestión de riesgos más eficiente, se traduce en un entorno seguro y productivo para sus empleados, el cual puede ser alcanzado con las soluciones eficientes que ofrecemos en SAP Concur para la gestión de viajes corporativos.

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