Los errores comunes en la gestión de viajes de negocios

Los viajes de negocios juegan un papel fundamental en las operaciones empresariales, pero su gestión inadecuada puede acarrear problemas significativos. Algunos errores comunes en esta gestión pueden ocasionar aumentos de costos, disminución de la productividad, violaciones normativas y descontento entre los empleados.

A continuación, enumeraremos y explicaremos cinco errores que es crucial evitar para garantizar una gestión eficiente y exitosa de los viajes corporativos.

1. Falta de políticas claras de viajes

Las políticas de organización de viajes de negocios son el conjunto de reglas y directrices que rigen diversos aspectos como la aprobación, reserva, gasto y reembolso relacionados con estos desplazamientos laborales. Es relevante que estas políticas sean transparentes, específicas y comunicadas a todos los empleados que viajen por motivos de trabajo.

De lo contrario, podrían surgir problemas tales como:

1. Aumento de los costos: La falta de criterios claros para la selección de proveedores de transporte, alojamiento y otros servicios puede llevar a que los empleados elijan opciones más costosas o innecesarias, lo que daría como resultado un incremento del presupuesto destinado a los viajes.
2. Falta de conformidad: La ausencia de un control efectivo sobre el cumplimiento de las políticas puede llevar a que los empleados no respeten las normativas establecidas por la empresa o las autoridades locales, lo que podría acarrear sanciones o multas.
3. Confusión entre los empleados: La falta de una comunicación clara sobre las políticas puede hacer que los empleados desconozcan sus derechos y responsabilidades, lo que podría generar dudas, quejas o conflictos.

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2. No utilizar tecnología de gestión de viajes

La tecnología desempeña un papel fundamental en simplificar y mejorar la gestión de los viajes. Existen sistemas de gestión de viajes que ofrecen las siguientes funcionalidades:

1. Reserva centralizada: Permite a los empleados reservar todos los servicios necesarios para su viaje desde una única plataforma, lo que ahorra tiempo y dinero al comparar precios y opciones.
2. Seguimiento de gastos: Permite a los empleados registrar y justificar sus gastos durante el viaje desde sus dispositivos móviles, agilizando así el proceso de reembolso y evitando errores o fraudes.
3. Generación de informes: Permite a los responsables obtener datos e indicadores sobre el rendimiento y el impacto de los viajes, lo que facilita el análisis y la toma de decisiones.

La falta de utilización de tecnología de gestión de viajes puede ocasionar los siguientes inconvenientes:

1. Pérdida de tiempo: Si los empleados deben reservar cada servicio por separado o gestionar sus gastos de forma manual, se desperdicia un tiempo valioso que podría dedicarse a tareas más productivas.
2. Falta de control: La ausencia de un sistema que registre y supervise todas las operaciones relacionadas con los viajes conlleva una pérdida de visibilidad sobre el estado y los resultados de los mismos.
3. Errores humanos: Sin un sistema que automatice y valide las transacciones y datos, pueden surgir errores involuntarios o incluso fraudes que afecten la calidad y veracidad de la información.

3. Ignorar la seguridad del viajero

La seguridad del viajero es un aspecto clave que no se debe ignorar en la planificación de viajes empresariales. Los empleados que viajan por motivos laborales pueden estar expuestos a situaciones de riesgo o emergencia, como accidentes, enfermedades, robos, atentados o desastres naturales.

Estas situaciones pueden tener consecuencias graves para la salud, la integridad y el bienestar de los empleados, así como para la reputación y la responsabilidad de la empresa. Por eso, es importante implementar medidas de seguridad efectivas que garanticen la protección y la asistencia de los viajeros en todo momento. Algunas de estas medidas son:

Programas de Duty of Care

Son programas que establecen las obligaciones y las acciones que debe realizar la empresa para garantizar la seguridad y el cumplimiento legal de sus empleados en los viajes. Estos programas incluyen aspectos como la evaluación de riesgos, la formación y la sensibilización, el seguimiento y la localización, la comunicación y la alerta, y la asistencia y el apoyo.

Comunicación de emergencia

Es un sistema que permite mantener una comunicación fluida y constante entre los viajeros y la empresa en caso de emergencia. Este sistema debe contar con canales eficaces y accesibles, como teléfonos, correos electrónicos o aplicaciones móviles, que permitan informar, consultar y resolver cualquier incidencia o problema que surja durante el viaje.

4. No establecer procedimientos de reembolso claros

El reembolso es el proceso por el cual la empresa devuelve a los empleados el dinero que han gastado en concepto de viajes de negocios. Este proceso debe estar regulado por unos procedimientos claros que definan los aspectos relacionados con el reembolso, como los plazos, los documentos, los métodos y los criterios.

Estos procedimientos deben ser conocidos y cumplidos por todos los implicados en el proceso. De lo contrario, se pueden originar problemas como:

• Confusiones y retrasos: si no hay unas normas claras sobre cómo solicitar y recibir el reembolso, los empleados pueden tener dificultades para presentar sus gastos o cobrar su dinero.
• Errores y abusos: si no hay un control sobre el proceso de reembolso, los empleados pueden cometer errores involuntarios o intencionados que afecten a la veracidad y a la legalidad de sus gastos.
• Insatisfacción e inconformidad: si no hay una equidad y una transparencia en el proceso de reembolso, los empleados pueden sentirse insatisfechos o inconformes con el trato recibido por parte de la empresa.

Para evitar estos problemas, es aconsejable establecer procedimientos claros de reembolso que contemplen los siguientes aspectos:

• Definir una política de viajes que especifique los gastos permitidos y los límites de gasto por categoría, así como los requisitos de documentación y aprobación.
• Utilizar una plataforma digital que facilite el registro y el seguimiento de los gastos, así como la generación de informes y el pago de los reembolsos.
• Capacitar a los empleados sobre la política de viajes y los procedimientos de reembolso, y brindarles asistencia en caso de dudas o problemas.
• Auditar periódicamente los gastos y los reembolsos para detectar posibles irregularidades o inconsistencias.

5. Falta de análisis de datos y optimización

Por último, otro error frecuente en los viajes de negocios es la falta de análisis de datos y optimización. El análisis regular de los datos de viaje es fundamental para identificar áreas de mejora, reducir costos innecesarios y mejorar la satisfacción del viajero.

Por ejemplo, el análisis de datos puede ayudar a negociar mejores tarifas con proveedores, evaluar el cumplimiento de la política de viajes, medir el impacto ambiental de los viajes o identificar las preferencias y necesidades de los viajeros. Para implementar un enfoque basado en datos para optimizar la gestión de viajes corporativos, se recomienda:

• Establecer objetivos e indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el desempeño y el retorno de la inversión (ROI) de los viajes.
• Recopilar y centralizar los datos de viaje provenientes de diversas fuentes, como reservas, gastos, encuestas o redes sociales.
• Utilizar herramientas analíticas que permitan visualizar, interpretar y comunicar los datos de forma efectiva.
• Tomar decisiones basadas en la evidencia y ajustar la estrategia y las acciones según los resultados obtenidos.

Evite estos errores y tenga bajo control sus viajes de negocios

En conclusión, evitar estos errores en los viajes de negocios puede tener un impacto positivo en la cultura empresarial y en la gestión de los desplazamientos corporativos. Establecer procedimientos claros, transparentes y equitativos para el reembolso de gastos puede fomentar la confianza y la responsabilidad tanto entre los empleados como en la empresa. Además, al analizar y optimizar los datos de viaje, es posible alcanzar una mayor eficiencia, rentabilidad y satisfacción por parte de los viajeros.

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