Nuevos propósitos para líderes financieros: preparados para todo

Los líderes financieros se están dando cuenta de que su enfoque de la gestión de gastos necesita un cambio radical. La volatilidad económica, las incertidumbres del mercado y los rápidos avances tecnológicos les obligan a desarrollar sistemas y procesos integrales que vayan más allá de las medidas de reducción de costos y la optimización de recursos. 

La mayor parte de las organizaciones financieras están listas para hacer frente a la presión. Llevamos a cabo un estudio de líderes financieros sénior de todo el mundo y descubrimos que el 90% está de acuerdo en que preparar a su compañía para lo inesperado es una tarea fundamental hoy en día. Solo el 2% no estaba de acuerdo. 

Mientras los líderes financieros evalúan sus enfoques, deberían proponerse alcanzar estos cuatro propósitos en el nuevo año. 

Innovar para controlar los costos, el cumplimiento normativo y el flujo de caja 

La gestión de gastos de calidad sigue siendo crucial, independientemente de cómo fluctúen la economía, la inflación o los tipos de interés en el próximo año. Sin embargo, es aún más importante durante los picos de volatilidad en los costos y los constantes cambios normativos. 

La clave para una gestión de gastos eficaz consiste en conectar los datos de viajes, facturas y gastos en una sola plataforma unificada. Esta consolidación mejora el control y la confianza al gestionar múltiples fuentes de gastos. 

La inteligencia artificial también cambia las reglas del juego. Gracias a una inteligencia artificial que protege el cumplimiento normativo, la plataforma puede revisar cada gasto, cotejarlo con las políticas financieras y señalar posibles alertas. Este flujo de trabajo optimizado funciona sin las molestias de tener que recopilar y buscar recibos impresos y navegar por pasos complicados. Ofrece una experiencia sencilla que gestiona la mayor parte de las tareas sin comprometer el cumplimiento normativo. 

También se pueden agregar extensiones para respaldar desafíos fiscales complejos. Automatizar el reclamo de impuestos indirectos, como el impuesto sobre el valor agregado (IVA), puede recuperar dinero para el presupuesto. Además, estas extensiones pueden analizar automáticamente los informes de gastos para identificar los cargos que constituyen beneficios imponibles para los empleados, al tiempo que se mantiene el cumplimiento normativo y sin acumular trabajo manual. 

Fortalecer la visibilidad, el análisis y la planeación 

Las organizaciones financieras operan con transparencia en los gastos, ya sea que implique el seguimiento del progreso en relación con un plan anual o el ajuste de los presupuestos en función de las nuevas prioridades trimestrales. Sin embargo, una solución de gastos dedicada es solo el punto de partida.  

Las potentes herramientas de elaboración de informes y los tableros prediseñados y listos para usar son esenciales para obtener perspectivas sobre la eficacia de las políticas, los patrones de gasto y las posibles oportunidades de ahorro. Permiten que las organizaciones financieras aprovechen los informes y la experiencia colectiva para obtener perspectivas en tiempo real para la previsión y la planeación en cualquier plazo. 

La última pieza del rompecabezas es integrar datos de los gastos, como reservas de viajes, kilometraje, reuniones y facturas. Esta inteligencia integral permite que los responsables de la toma de decisiones financieras y organizativas negocien descuentos y ahorros con los proveedores de manera más eficiente, al tiempo que hacen un seguimiento, gestionan y optimizan el desempeño en materia de sostenibilidad. 

Adaptar procesos, políticas y prioridades 

Muchas compañías gestionan los gastos en varios departamentos, grupos, subsidiarias y ubicaciones con herramientas heredadas independientes. Como resultado, tienen una experiencia fragmentada marcada por políticas incoherentes, datos redundantes y obsoletos e informes manuales. 

Abordar este problema generalizado requiere el establecimiento de una fuente cohesiva y segura de la verdad financiera para toda la compañía. Este enfoque unificado permite que la compañía aproveche perspectivas, servicios y experiencia de apoyo coherentes para navegar por nuevos requisitos fiscales en nuevos mercados, evaluar las tarifas de las asignaciones de viajes y el kilometraje, y evaluar las políticas de gastos, las configuraciones de las soluciones y las estrategias de sostenibilidad. 

A medida que evolucionan las políticas o los procesos, todos los empleados, independientemente de su experiencia, organización y función, pueden participar de forma satisfactoria en los flujos de trabajo con instrucciones paso a paso proporcionadas a través de indicaciones conversacionales en pantalla. 

Aumentar la moral, la productividad y la retención 

En el cambiante mercado laboral de hoy en día, los sistemas internos deben ofrecer vías que mejoren la productividad y brinden una experiencia orientada a los procesos que dinamice toda la fuerza laboral. Es principalmente el caso del procesamiento de facturas, viajes y gastos.  

Al automatizar la sincronización de la gestión de viajes con informes de gastos, es posible un proceso de reserva sencillo y móvil que requiere un esfuerzo mínimo por parte del usuario. Además, la integración del procesamiento de facturas permite que los profesionales de cuentas por pagar y los responsables de presupuestos no tengan que dedicar tiempo valioso a capturar, codificar, procesar y aprobar facturas manualmente. 

Las aplicaciones móviles y la tecnología de inteligencia artificial avanzada optimizan aún más la experiencia, lo que permite a los empleados registrar gastos desde cualquier lugar, eliminar recibos impresos y agregar cargos a los informes de gastos sin esfuerzo y con solo unos pocos clics. 

Dirigir el futuro de su compañía con resiliencia financiera 

El comienzo de cada año es un momento para reflexionar y hacer ajustes. Los líderes financieros deben aprovechar este momento para revisar estos cuatro propósitos y buscar formas de aplicarlos en su organización.  

Para obtener más información, los líderes financieros pueden visitar https://www.concur.com/future-proof-your-business-travel-expense-management para aprender a diseñar un programa resiliente y preparar a su compañía para el futuro.