¿Cómo realizar un control de presupuesto corporativo?

Una de las formas más efectivas de descubrir si las acciones que ponemos en marcha en una organización son efectivas es contar con un presupuesto muy bien definido.

En este sentido, el control de presupuesto no solo permite entender si los esfuerzos realizados están aportando buenos resultados, sino que también hace posible descubrir brechas, inconsistencias y excesos.

Además de proporcionar una visión realista del potencial de inversión para desarrollar un determinado proyecto y cumplir un objetivo, el presupuesto permite definir las prioridades, evitando así caer en la trampa del inmediatismo y del uso desordenado del dinero. Es por eso que estructurar un presupuesto es clave en el momento de planificar innovaciones, proyectos y nuevos procesos.

Entonces, ¿qué es y cómo funciona un presupuesto?

¡Entérese a continuación!

¿Qué es un presupuesto corporativo?

El presupuesto corporativo es un plan que analiza las operaciones tanto productivas como financieras de una organización. Básicamente, consiste en un documento en el que se registran las entradas y salidas de dinero durante el proceso de desarrollo y de venta de un determinado producto o servicio. 

• Entradas: son las operaciones en donde se registra el ingreso de dinero a la empresa, como ventas registradas, franquicias, etc.
• Salidas: se refiere a las transacciones que requieren inversión o gasto por parte de la organización, como costos de envío y distribución, compras a proveedores, sueldos, mantenimientos, etc.

Todos estos datos contribuyen para el alcance del objetivo principal: asegurar que los recursos necesarios se encuentren disponibles para asignarlos a diferentes sectores de la organización.

Al fomentar la disposición de recursos, el presupuesto colabora directamente en el aumento de ganancias mediante el óptimo manejo de recursos, así como a la disminución de las pérdidas en el negocio. Por consiguiente, es un elemento decisivo para su rentabilidad, liquidez y solvencia.

Tipos de presupuestos corporativos

Existen 2 clases principales de presupuestos empresariales:

• Estático: también conocido como inflexible, este presupuesto efectúa una proyección que debe seguirse a rigor, por lo cual no se somete a ningún tipo de cambio.
• Flexible: se ajusta a las necesidades del mercado, así como a otros factores. Además, tiene la particularidad de realizar una comparación entre el panorama real y el planeado.

Por otro lado, el presupuesto estático o inelástico, como su propio nombre indica, no puede modificarse acorde con la producción. Mientras tanto, el presupuesto variable es más amplio y dinámico, por lo que se ajusta a los niveles productivos y de ventas.

Como admite cambios, este último es más preciso y permite elaborar diversos tipos de presupuestos de acuerdo con los diferentes grados de actividad. 

¿Por qué se necesita un control de presupuesto corporativo?

El control del presupuesto corporativo no solo permite hacer un análisis detallado de las entradas y salidas, sino también optimizar la estructura financiera del negocio.

Asimismo, hacer un presupuesto es indispensable para proyectar escenarios futuros, identificar inconsistencias o procesos problemáticos y detectar la eficiencia de las acciones de ventas.

Idealmente, es recomendable crear un presupuesto anual de las áreas del negocio y luego compararlo con el panorama de resultados reales. He ahí la importancia de crear y controlar el presupuesto empresarial.

En primer lugar, fomenta la rentabilidad y el crecimiento de la organización en el mercado. Pero, ¡esto no es todo!

A continuación, te brindamos más detalles sobre la importancia del control presupuestario para las empresas: 

Aumenta la eficiencia de la gestión

En líneas generales, el control de presupuesto es decisivo para el análisis del ámbito empresarial, ya que posibilita hacer comparaciones con otros períodos, establecer medidas correctivas en poco tiempo y mejorar la calidad de los recursos.

Permite tomar decisiones rápidas

Un control presupuestario de excelencia requiere la verificación constante sobre la correcta aplicación del dinero y otros aspectos corporativos relevantes, así como procesar datos duros y definir la mejor forma de aprovechar los recursos al máximo.

Incluso, su enfoque es clave para predecir situaciones y/o eventos que generen algún tipo de riesgo o que sean potencialmente desagradables.

Fomenta las metas realistas

Uno de los grandes puntos positivos de controlar el presupuesto corporativo es que permite obtener una visión clara del negocio bajo diferentes perspectivas.

Por ejemplo, un presupuesto del área de marketing permite desarrollar solamente las acciones que se consideran favorables, evitando gastos que no se encuentran en el documento y promoviendo objetivos SMART consistentes con el entorno contable de la empresa en el último período. 

Además de los aspectos señalados, controlar el presupuesto es decisivo porque:

• Ayuda a establecer objetivos a corto plazo.
• Posibilita fijar límites de gastos favoreciendo la rentabilidad del negocio.
• Permite comparar diferentes situaciones y momentos de la gestión.
• ¡Y mucho más!

¿Cómo controlar el presupuesto corporativo?

Ahora que conoce los puntos positivos de controlar gastos y desarrollar un sólido presupuesto empresarial, se encuentra listo para descubrir la mejor forma de hacerlo.

Revise los objetivos empresariales

Es importante tener en mente que los objetivos deben ir de la mano con el presupuesto, de ahí la necesidad de revisar tanto los objetivos como el presupuesto regularmente.

Por ejemplo, si el sector de ventas presenta un nuevo objetivo más ambicioso y para alcanzarlo se necesita modificar la estrategia de ventas y comprar más mercancías, lo ideal es analizar el presupuesto considerando la viabilidad de la medida y modificándolo de acuerdo con la situación.

Preste atención en los cambios

Lo ideal es tomar el presupuesto actual y compararlo con el documento de otros períodos, incluso con el estado de gastos y resultados real, con el fin de identificar desvíos o corroborar que se han alcanzado los efectos deseados. 

A partir de esta información es posible obtener excelentes insights, muy buenas oportunidades de negocio, de ventas y de aprendizaje, así como aspectos críticos que deben eliminarse. 

Automatice tareas

En la actualidad, la mejor forma de controlar el presupuesto es adoptando tecnologías que permitan agilizar el flujo de información. 

Un software de control de gastos puede ayudar a detectar gastos corrientes, excesivos y/u obsoletos, por ende, facilita la gestión de las salidas y aporta muchos datos fiables y válidos para el presupuesto.

Cuando se automatizan tareas, como recopilar, procesar y almacenar datos valiosos de varias fuentes, evitamos errores, aceleramos las tareas cotidianas y promovemos una mejora expresiva en la productividad de los equipos.

Por lo tanto, la digitalización es un factor crucial para un efectivo control de presupuesto.

¡Esto ha sido todo por hoy!

Controlar el presupuesto de una empresa es una medida clave para garantizar la continuidad en el mercado y fomentar su competitividad. Al fin y al cabo, una organización que controla a rigor sus entradas y salidas y analiza la viabilidad de proyectos o nuevas acciones apoyándose en datos, tiene una mayor probabilidad de encarar los movimientos de mercado con tranquilidad.

La tecnología es una gran aliada para el control de presupuesto, dado que las herramientas específicas brindan mucha información relevante sobre el panorama de gastos, impulsando así una buena gestión financiera.

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