¿Cómo crear políticas de reembolso para el trabajo remoto?

La adopción del trabajo remoto se ha vuelto una necesidad para una buena parte de los negocios de nuestro país. Sin embargo, para alcanzar la excelencia, este cambio ha requerido el ajuste de numerosos procesos internos, como la política de reembolso de gastos corporativos.

La idea de crear políticas de reembolsos que beneficien a todos los colaboradores que trabajan con esta modalidad es necesaria, ya que con ella, se pueden encontrar las vías para que reciban un reembolso justo y claro por los gastos relacionados con sus funciones laborales desde casa.

Para estructurar este tipo de política asegurando el cumplimiento y la buena relación con los empleados, es fundamental entender en qué consiste una política de reembolso de trabajo remoto y cómo crearla.

A continuación, presentamos abundante información sobre este tema. ¡Siga leyendo para profundizarse!

¿Qué es una política de reembolso para el trabajo remoto?

Una política de reembolso es un documento cuyo contenido implica normativas que definen todos los aspectos involucrados en el reembolso de montos. Entre los puntos principales, explica detalladamente cuáles son los gastos reembolsables y cómo se efectúan los pagos.

Bajo la dinámica remota, estos gastos pueden incluir equipos de oficina, servicios de internet, electricidad, entre otros, que son necesarios para desempeñar las funciones laborales de forma eficiente.

Definir y presentar una política de reembolso justa es fundamental para que las personas sepan cuáles son los gastos autorizados y la mejor forma de presentar los informes y las notas de gasto para asegurar el reembolso.

Asimismo, estructurar una política de reembolso clara y objetiva es clave para que los trabajadores conozcan los plazos de devolución evitando así, imprevistos e inconsistencias.

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¿En qué se basa una política de reembolso?

Una política de reembolso se basa en tres pilares principales:

• Equidad: garantiza que todos los empleados reciban el mismo trato en cuanto a reembolsos;
• Transparencia: es esencial para evitar malentendidos;
• Adaptabilidad: permite que la política evolucione junto con las necesidades del equipo.

Para encontrar sincronía entre los objetivos de la empresa y estos 3 pilares, usted debe considerar varios criterios como:

• El tipo de gastos, es decir, la naturaleza de los gastos, los importes y la frecuencia;
• La franja de empleados que suele recurrir a los gastos;
• La normativa legal actual y su cumplimiento.

Así, las políticas de reembolso de gastos deben reflejar la visión, hábitos y las estrategias de la empresa.

¿Cuáles son los gastos en los que suelen incurrir los empleados que hacen trabajo remoto?

Los trabajadores remotos suelen incurrir en un conjunto de gastos para cumplir con sus tareas. La idea es que la empresa pueda identificar estos gastos para incluirlos en sus políticas de reembolso.

Estos son los 4 gastos más comunes:

1. Equipamiento de oficina: sillas ergonómicas, escritorios, monitores adicionales, teclados o ratones especializados.
2. Servicios de internet y telecomunicaciones: es probable que muchos empleados necesiten aumentar la velocidad de su internet o contratar un servicio más robusto, por ejemplo, para realizar videollamadas sin interrupciones.
3. Utilidades: algunos empleados pueden enfrentar aumentos en su factura de electricidad debido al uso prolongado de dispositivos electrónicos.
4. Software: licencias de programas especializados o servicios de almacenamiento en la nube.

Del mismo modo, entre estos gastos, es importante que la empresa delimite transparentemente qué tipo de gastos serán reembolsados y cuáles no, ya que no todos pueden estar relacionados con la labor específica que se hace remotamente. 

¿Cuáles pueden ser las excepciones en relación con las políticas de reembolso de gastos en el trabajo remoto?

Los empleadores suelen excluir de la política de reembolso los gastos que generan los trabajadores remotos y que tienen que ver con mejorar la comodidad de la labor que desempeñan desde el hogar. Algunos de ellos pueden ser: una conexión más eficiente y rápida al internet, monitores extras e impresoras y sillas ergonómicas.

En particular, si bien los costos de internet suelen ser considerados reembolsables, hay empresas que establecen un límite o solo cubren un porcentaje del total de la factura, especialmente si el servicio también se utiliza con fines personales.

Entre las excepciones comunes podemos incluir:

• Gastos que no están directamente relacionados con el trabajo —por ejemplo, un aumento en la factura de la calefacción o aire acondicionado;
• Compras de equipos sin previa autorización o fuera de las opciones recomendadas por la empresa;
• Suscripciones a servicios que no son esenciales para las tareas laborales diarias.

Como empresario, debe asegurarse de que las políticas de reembolso especifiquen cuáles gastos están cubiertos en situaciones de trabajo desde el hogar. Incluso, es indispensable aclarar cómo los trabajadores deben actuar ante necesidades urgentes o que no constan en el conjunto de normativas.

5 consejos valiosos para crear una política de reembolso para el trabajo desde casa

Tras presentar los aspectos básicos de una política de reembolso, como su definición y ejemplos, ha llegado el momento de presentarle algunos buenos consejos para crear este documento de manera eficiente y asegurando que las personas puedan entenderlo a detalle.

1. Cree límites de reembolso y gastos permitidos

Asegúrese de que el equipo responsable del tema cree un límite de reembolso de gastos permitidos.

Ya sea diario o mensual, los gastos remotos pueden ser reembolsados dependiendo del concepto: telefonía, software, hardware, y otros aspectos que se establezcan en el conjunto de normas.

Esto significa que en la política de reembolso debe establecer el gasto máximo que la empresa prevé cumplir en cada tipo de gastos.

Así, el trabajador que incumpla con el límite de gastos y se exceda, deberá cubrir los desembolsos adicionales.

2. Gestione las excepciones

Las compañías que se encuentren en un proceso de diseño de políticas de reembolso de trabajo remoto, deben tener en cuenta que pueden presentarse eventualidades en las que se incumplan los límites de gastos.

Frente a ello, las organizaciones deben responder por situaciones que sean ajenas al empleado que esté cumpliendo funciones en el hogar.

3. Exija el envío de las notas de gasto al departamento correspondiente

El envío de las notas o facturas brinda la posibilidad de que la empresa obtenga las validaciones necesarias durante la gestión de gastos.

Asimismo, los documentos y avales de gastos permiten comunicar todos los datos para la contabilidad y análisis de las auditorías.

Vale referir que los datos incluyen fechas, importes, compras, ejes analíticos, gastos duplicados y hasta avisos de incumplimiento de las normas, en caso de que haya ocurrido.

4. Controle y valide las notas de gastos

En este punto, la definición de las normas permite que el trabajador sepa si está respetando los límites, así como los tipos de gastos en los que puede incurrir. De este modo, las notas de gastos deben respetar los máximos presentes en las políticas de reembolso para poder ser honradas.

5. Trate de reembolsar las notas de gastos

El reembolso de las notas de gasto forma parte de la última etapa de la política de reembolso.

Es importante que el equipo de finanzas respete el procedimiento estricto con estas normas de reembolso y haga una minuciosa clasificación de la contabilidad, a fin de evitar fraudes y rectificaciones fiscales.

Cómo comunicar y aplicar efectivamente la política de reembolso

Para comunicar estas políticas empresariales de manera efectiva, los empleados deben recibir la información de manera clara, bien sea a través de capacitaciones, comunicados o correos electrónicos detallados.

Asimismo, es crucial que la política de reembolso se mantenga disponible de manera permanente, con el fin de que cada empleado tenga acceso a ella en cualquier momento.

Por otro lado, es importante que los encargados de procesar solicitudes de reembolso estén al tanto de todos los pasos y requisitos que se deben anexar a cada petición. Que los encargados sean constantes en la aplicación de normas de reembolso ayuda a generar confianza y asegura que todos los empleados reciban un trato justo.

Para un proceso más efectivo en la comunicación y gestión de reembolsos también puede ser útil usar herramientas para la digitalización de la contabilidad financiera y el proceso de reembolso, haciendo que todo sea más transparente y eficiente.

Herramientas y tecnologías para gestionar reembolsos de manera eficiente

Para gestionar los reembolsos de manera eficiente, muchas empresas han optado por implementar herramientas digitales para la gestión de gastos. 

Estos software facilitan la automatización de diferentes procesos al ser más flexibles y amigables para que los colaboradores registren sus gastos y solicitudes de manera ágil, mientras que los departamentos de finanzas pueden realizar seguimientos y aprobaciones sin complicaciones.

¡Ya tiene todo lo necesario para implementar las políticas de reembolso de manera efectiva!

En definitiva, tener dentro de la organización una política de reembolso bien estructurada para el trabajo remoto es una ventaja que garantiza una relación laboral transparente, eficiente y agradable, tanto para la empresa como para el colaborador.

Por lo tanto, estas políticas no solo buscan promover la equidad, sino que también son fundamentales para fomentar la transparencia y la confianza dentro del equipo.

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