¿Política de viáticos obsoleta? 11 tips para actualizarla este 2024

Una política de viáticos bien estructurada es el punto de partida para controlar exitosamente los costes asociados a los viajes corporativos. Permite que la organización pueda optimizar la gestión relacionada con el mismo, contemplar todos sus gastos, y, por supuesto, reducir los costos empresariales.

No obstante, en un entorno empresarial que constantemente se renueva a sí mismo, adaptándose a las exigencias del mercado y sus usuarios, es bastante fácil caer en políticas obsoletas o poco eficaces. Y, desde luego, la política de viáticos no se escapa de esta situación.

Una empresa desactualizada en ese aspecto, puede generar muchos más gastos en sus viajes, incumplir normativas, e incluso, ocasionar malentendidos entre el colaborador y la administración.

A lo largo de este artículo le proporcionaremos los mejores consejos que pueden ayudar a su empresa a actualizar su política de viáticos para este 2024, tales como el uso de la tecnología, la adaptación a cambios legales, las capacitaciones, entre otros. ¡Acompáñenos y descubra las mejoras formas de hacerlo!

Plantilla de política de gastos

Crear una política de gastos puede ser un proceso que requiere mucho tiempo, pero, cuando considera que casi el 20% de los gastos están fuera de la política, tiene sentido invertir el tiempo y el esfuerzo.

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1. Identificación de problemas en políticas de viáticos obsoletas

El primer paso para actualizar una política de viáticos, y seguramente el más importante, es identificar todos esos detalles que pueden estar ocasionando una deficiencia en la misma.

Para lograrlo, es indispensable realizar una investigación exhaustiva que tome en cuenta desde aspectos tan básicos como la asignación de montos adecuados, hasta otros tan complejos como las restricciones económicas del viaje.

Un buen método para identificar rápidamente estos problemas es tomar un único documento con todas las reglas y normas, y desglosar cada uno de los aspectos que lo conforman. De esta manera, será mucho más fácil percibir todos esos pequeños detalles que, a través de una evaluación muy general, podrían pasarse por alto.

Además, aunque no es obligatorio ni indispensable, es altamente recomendable que si usted no es experto en el área, obtenga asesoría de un gestor de viajes corporativos. Este podría advertir con facilidad aquellas irregularidades o elementos obsoletos que usted o su equipo podrían ignorar.

2. Adaptación a cambios normativos y legales

A pesar de que en Perú no existen demasiadas regulaciones en torno a los viáticos que una empresa privada otorga a sus trabajadores, es indispensable revisar constantemente que no surgan modificaciones en estas. 

Por ejemplo, en Perú, la Ley del Impuesto a la Renta, establece en su artículo 37 que “Los viáticos comprenden los gastos de alojamiento, alimentación y movilidad, los cuales no podrán exceder del doble del monto que, por ese concepto, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía”. Que, según el Decreto Supremo N.° 007-2013-EF, es de 380 soles por día.

Si bien este decreto está vigente desde el 2013, puede sufrir modificaciones o añadiduras en cualquier momento. Por lo que, establecer un sistema de monitoreo continuo para estar al tanto de los cambios en las regulaciones fiscales y legales relacionadas con los viáticos, es un aspecto crucial.

Asimismo, en caso de existir dichos cambios, es necesario plasmarlos en la documentación concerniente a la política de viáticos. De esta manera, todos los departamentos implicados estarán al tanto de las nuevas regulaciones y evitarán inconsistencias en el proceso.

3. Incorporación de prácticas sostenibles en la asignación de viáticos

Actualizar las políticas de viáticos a prácticas más sostenibles, es más que un requisito para la incursión en un mercado que cada vez tiene más preocupaciones por las acciones contaminantes de las empresas.

El (Global Sustainability Study) o Estudio de Sostenibilidad Global en español, elaborado en 2021 por la compañía Simon Kutcher, asegura que “el 78 % de los consumidores globales siente que en la sostenibilidad ambiental es importante, les gusta la idea de ser sostenibles y quieren vivir una vida más sostenible”.

En ese sentido, es correcto afirmar que el cuidado medioambiental por parte de las empresas y compañías, es una necesidad cada vez más tangible. 

Para ello, se deben considerar algunos aspectos, como:

• Incentivar prácticas que minimicen la huella de carbono, como el uso de autos compartidos si es un viaje con acompañantes, o el uso de transporte público en lugares de bajo riesgo. Además de ser menos contaminante, reducirá los costos asociados al traslado.
• En caso de priorizar las opciones de alojamiento que sigan prácticas sostenibles o que promuevan la utilización eficiente de recursos, esto debe especificarse como parte de la política de viáticos. De esta manera, siempre se tendrá en cuenta al momento de establecer un presupuesto de viaje corporativo.
• Promover tecnologías y herramientas digitales que minimicen la necesidad de documentos en papel contribuirá a disminuir los gastos de gestión en el largo plazo.

4. Retroalimentación de empleados

Debido a que los colaboradores son los principales protagonistas de los viajes corporativos, son ellos quienes tienen mayor información respecto a la efectividad de las normas que se aplican a los viáticos.

Por esa razón, solicitar una retroalimentación por parte de los empleados que constantemente participan en los viajes, permite comprender en profundidad todos esos desafíos que, desde dentro de la empresa, son difíciles de visualizar. Aquellos que, con una política de viáticos más actualizada, podrían disminuirse o eliminarse.

Desde luego, así como pueden conocer mejor que nadie las fallas en este proceso, también pueden ser grandes aliados a la hora de plantear soluciones. 

Podrían ayudar a determinar situaciones que requieran acciones de mejora, como, por ejemplo:

• Límites de dinero que a menudo son insuficientes para cubrir los gastos reales en destinos que tienen un costo de vida mayor al promedio.
• Falta de claridad respecto a qué gastos son reembolsables y cuáles no.
• Escasos recursos para situaciones de emergencias.
• Poca gestión por parte de la empresa para contribuir a la reservación de un alojamiento asequible.

Es sumamente importante que los líderes o directivos estén dispuestos a escuchar y aceptar la verdadera opinión de los viajeros. Puesto que, solicitar una retroalimentación cuando no se está preparado para recibirla, puede ocasionar que, en un futuro, los colaboradores prefieren reservarse sus propuestas o ideas.

Por otra parte, es necesario tener en cuenta que, en un escenario ideal, la retroalimentación no sería un factor puntual para la actualización de estas normas. Por el contrario, se trataría como una constante que permite identificar deficiencias tan pronto como sea posible, mientras contribuye a optimizar la experiencia del empleado.

5. Integración de tecnología

La integración de tecnologías en la gestión de viáticos representa una oportunidad para mejorar la eficiencia de todo el proceso; desde la planificación del viaje, hasta su ejecución. 

Para ello, nos encontramos con una gran cantidad de posibilidades en el mercado. Algunas de ellas son:

Inteligencia artificial

La inteligencia artificial puede contribuir al análisis de datos relacionados con los gastos de viajes de negocios. Así, puede identificar patrones, tendencias e irregularidades, que, de forma manual, podrían tomar un tiempo considerable.

No obstante, es necesario recordar que la IA aún es una tecnología en desarrollo, por lo que, es importante rectificar la información que ofrece. Sobre todo, si se trata de datos realmente relevantes en la toma de decisiones.

Tarjetas corporativas inteligentes

Las tarjetas corporativas inteligentes permiten realizar un seguimiento en tiempo real de todos los gastos que se realizan durante el viaje. A su vez, ofrecen la posibilidad de establecer límites y restricciones personalizadas en pro de obtener un mayor control de viáticos.

Por supuesto, en caso de optar por este sistema, es indispensable que dentro de las políticas también se incluya la responsabilidad de hacerle saber al colaborador si la tarjeta tiene restricciones o límites.

Software de gestión de viajes corporativos

Los software de gestión permiten administrar los gastos y demás aspectos de la planificación de un viaje de forma automatizada, rápida y sencilla.

En ese sentido, nuestra solución digital SAP Concur Travel & Expense, puede no solo facilitar la reservación de hoteles y transporte, sino también, integrar las políticas de viáticos de las que hemos estado hablando a lo largo de este texto. De esta manera, garantiza que las normas o aspectos expresados en la misma, se apliquen correctamente.

6. Integración de presupuestos ajustados a la realidad actual

En pro de adaptar los viáticos a las alzas de precios y demás cambios significativos del mercado, es imprescindible llevar a cabo los ajustes que sean necesarios en el presupuesto.

Aunque pueda parecer un detalle de poca importancia, en realidad, se trata de un factor de alto impacto. Y es que, de acuerdo con el Fondo Monetario Internacional, la inflación general para el año 2023 fue del 5.9 % y se proyecta que, para el 2024, sea del 4.8 %.

Lo anterior nos plantea un escenario en el que los cambios económicos son una realidad de la que ningún viajero de negocios puede escapar. Por lo que, si el presupuesto que se le asigna no contempla estos ajustes, la probabilidad de que los viáticos sean insuficientes, es bastante alta.

Por otra parte, es igualmente importante que la empresa considere que los niveles de inflación pueden variar notablemente de acuerdo a la zona o continente, y que, dependiendo de esto, se deben asignar los viáticos necesarios.

Además, más allá de la inflación, algunas ciudades pueden ser mucho más costosas que otras, incluso si pertenecen al mismo país. Por lo general, las capitales tendrán costos de vida mucho más elevados, y tanto la comida, como los servicios y el alojamiento, probablemente sean mucho más costosos.

Desde luego, al actualizar la política de viáticos a la realidad actual, también es necesario insertar una norma que especifique cuán importante es ajustar el presupuesto cada cierto tiempo.

7. Incentivos para los colaboradores

Sin importar si se trata de recompensas, beneficios o bonos monetarios, los incentivos laborales se destacan como uno de los métodos más efectivos para orientar al personal en el seguimiento de políticas y el cumplimiento de normativas internas.

A diferencia de estrategias más agresivas, e incluso, obsoletas, la integración de incentivos se centra en la creación de una experiencia positiva en el contexto de actividades exitosas, mientras que descarta las experiencias negativas consecuentes a situaciones de fracaso. Es decir, que su enfoque no es el de castigar o reprender las fallas, sino el de reconocer y recompensar los triunfos.

Así, al crear un sistema de beneficios relacionados con la política de viáticos, los colaboradores tienen una mayor motivación para enfrentar los desafíos que esta pueda presentar.

Algunas de las estrategias que se pueden implementar, son:

• Ofrecer incentivos al personal que consiga un ahorro de dinero significativo durante sus viajes. Para esto, una buena idea es otorgarles un porcentaje de los ahorros como recompensa.
• Facilitar el acceso a tarifas preferenciales (como alojamiento y comidas más económicas) a aquellos empleados que gestionan eficientemente sus viáticos y optimizan al máximo los costos asociados a los mismos.
• Invitar a los colaboradores más comprometidos con el tema a participar en la toma de decisiones y en el planteamiento de estrategias.

8. Evaluación de riesgos y contingencias

Si algo puede afectar el presupuesto destinado a un viaje corporativo, son los sucesos inesperados y urgencias. Debido a ello, la empresa debe evaluar previamente los posibles riesgos asociados al viaje de negocios, y, aunque no puede evitarlos por completo, debe destinar una pequeña parte de los viáticos a este tipo de situaciones. 

La creación de un fondo de emergencia dentro de la asignación de viáticos puede funcionar como un respaldo financiero capaz de permitir que la empresa enfrente gastos imprevistos mientras evita salirse del presupuesto inicial.

Sin embargo, más allá del dinero destinado a este fondo de emergencia, la creación del mismo debe ir acompañada de un protocolo de acción para canalizar y solucionar estas situaciones conflictivas que pudiesen representar un riesgo para el colaborador.

De esta manera, mientras el empleado obtiene una solución rápida ante la circunstancia que le genera incomodidad o peligro, la empresa disminuye la posibilidad de más gastos innecesarios e imprevistos producto de un mal manejo de la situación.

No obstante, es necesario recalcar que la prioridad más importante en cualquier política empresarial actual, es el bienestar e integridad de la fuerza de trabajo.

Por lo que, en este punto, la política de viáticos no se actualizará únicamente a través de un presupuesto mejor planificado, sino también, a través de la implementación de normas y procesos que tomen al empleado como su activo más importante.

9. Capacitación del personal

Aunque la capacitación del personal no califica como un paso necesario para la actualización de las políticas de viáticos, sí que influye directamente en el éxito de su aplicación. Puesto que, sin importar qué tan bien se estructuren las nuevas normas, si estas no se implementan correctamente por parte de los viajeros y del personal administrativo, los resultados seguirán siendo exactamente los mismos.

En ese sentido, existen varias técnicas que pueden contribuir a la capacitación del personal en este tema. A continuación, le mostramos las más destacables:

• Recursos de capacitación accesibles: Proporcione recursos a los que sus colaboradores puedan acceder fácilmente, desde cualquier lugar y a cualquier horario, como tutoriales, documentos informativos, seminarios web, entre otros.
• Sesiones de preguntas: Organice reuniones en las que sus empleados puedan hacerle todas las preguntas que consideren necesarias para su completa comprensión del tema.
• Propósitos de las nuevas políticas: Explique con claridad cuáles son los objetivos que se persiguen con el establecimiento de las nuevas políticas de viáticos. Con ello, el personal sentirá que realmente existe un propósito tras tantos cambios y que vale la pena esforzarse para alcanzarlo.
• Evaluaciones: Lleve a cabo evaluaciones para medir qué tanto han aprendido los trabajadores y ofrezca retroalimentaciones si son necesarias.

10. Disminución de los procesos burocráticos

Si bien los trámites excesivamente burocráticos, en su momento, tuvieron motivos y justificaciones, en la actualidad, se trata de un sistema obsoleto que, en lugar de contribuir a una buena gestión, ralentiza los procesos.

Por el contrario, al día de hoy, es frecuente encontrar procesos que cada vez requieren de menos elementos para su culminación, así como de trámites que se ejecutan en menor tiempo.

A continuación, le presentamos varios aspectos que debe tener en cuenta al simplificar los procesos administrativos relacionados con los viáticos:

Optimización de reembolsos

Es necesario explorar métodos que permitan optimizar el proceso de presentación de informes y reembolsos de gastos corporativos relacionados a los viajes; y la tecnología puede ser un gran aliado en esta tarea.

Algunos software, por ejemplo, pueden tener un sistema de automatización de facturas y gestionar los diferentes documentos que se reciben. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también, reduce la posibilidad de errores administrativos.

Por otra parte, la implementación de flujos de trabajo puede ayudar a identificar los puntos de mejoría en los sistemas altamente burocráticos.

Centralización de la información

Mantener la información en un solo lugar evitará una gran pérdida de dinero y tiempo, que, normalmente, se requieren en grandes cantidades para ubicar todos los datos concernientes a los trámites.

El uso de plataformas y software, como los de SAP Concur, podrá representar una gran mejoría, al centralizar la información de manera automática y permitir que todos los usuarios de la empresa acceden a ella con facilidad.

Definición ídonea de los procesos

Todos el personal debe poder comprender con facilidad la información de los requisitos, documentos y procesos necesarios para la gestión de viajes y la solicitud de sus viáticos. Lo ideal es que dicha información sea puntual, sin ambigüedades y que no se preste a malentendidos.

Mejora en la solicitud de viáticos

Si en su empresa no manejan una única plantilla para la solicitud de viáticos o de reembolsos, sino que, por el contrario, utilizan diferentes formatos, es momento de estandarizar un único diseño que sea igualmente válido para todos los viajeros y que proporcione toda la información necesaria para empezar los trámites correspondientes

11. Evaluación de rendimiento y resultados

La evaluación del rendimiento respecto a la actualización de las normas de viáticos, debe ser una constante en la empresa. Solo así, será posible determinar si los resultados son óptimos, o si, por el contrario, aún hay puntos de mejora que deben atenderse.

No obstante, para lograrlo, es necesario establecer una serie de criterios que permitan medir qué tan efectivo es el proceso. Algunas preguntas que pueden ayudarle a responder si su gestión es eficaz, son:

• ¿Nota más satisfechos a sus colaboradores respecto a la planificación y ejecución del viaje?
• ¿Ha tenido que reembolsar menos dinero?
• ¿Los procesos asociados a la planificación y autorización de los viajes están siendo más eficientes?
• ¿Sus colaboradores se muestran más abiertos a expresar nuevas ideas y propuestas?

Otras estrategias que puede tener en cuenta al evaluar el rendimiento de su proceso son:

• Objetivos claros: Establezca expectativas claras en cuanto a los resultados comerciales y metas durante la ejecución de los viajes. 
• Medición de rendimiento: Basándose en las preguntas anteriores, diseñe un sistema para medir el rendimiento durante los viajes de negocios. Esto puede influir en la asignación de viáticos futuros y, además, podrá garantizar que los fondos se utilicen de manera correcta.
• Revisión después del viaje: Desarrolle un proceso de revisión post-viaje que evalúe la eficacia del uso de los viáticos. Esto puede proporcionar información valiosa para ajustar la política de viáticos.

Actualización de la política de viáticos: un proceso imprescindible

Sin lugar a dudas, actualizar la política de viáticos es un proceso imprescindible tanto para las gestiones de la empresa, como para garantizar que el viajero tenga la mejor experiencia posible sin sobre girar su presupuesto.

Además de promover un entorno en el que los colaboradores se sienten integrados con las políticas de la empresa, ayuda a controlar con mucha mayor precisión los gastos de los viajes corporativos.

Por eso, incluso si usted y su equipo de trabajo consideran que sus políticas están adecuadas a la actualidad, pero se elaboraron hace un par de años, es necesario realizar una evaluación, y de ser posible, aplicar el primer consejo de esta lista. 

De este modo, podrán determinar si existen o no puntos de mejora, y en caso de existir, basta con seguir los demás consejos para deshacerse de normas obsoletas y aprovechar al máximo la gestión de sus viajes.

Sin embargo, si su objetivo principal es gestionar los viajes corporativos de la forma más eficiente posible, le invitamos a agendar una cita con nosotros y a conocer todo lo que nuestro software de gestión de viajes y gastos, puede hacer por su empresa.