¿Qué es y cómo hacer el presupuesto de gasto administrativo en tu organización?

Mantener una estructura de gastos bien planificada y controlada es esencial para la estabilidad financiera y operativa de cualquier organización. ¡Uno de los elementos clave en esta tarea es el presupuesto de gasto administrativo!

Como instrumento, este permite a las empresas organizar y controlar de manera precisa los gastos relacionados con la gestión y administración, por lo que es muy recomendable que las organizaciones consideren la posibilidad de automatizar la gestión de gastos.

Un presupuesto de gasto administrativo bien elaborado asegura que los recursos se utilicen de forma eficiente, evitando gastos innecesarios y asegurando que se asignen adecuadamente a las necesidades esenciales de la organización.

Como profesionales y responsables de la administración, manejar los conceptos relacionados con el presupuesto de gasto administrativo es fundamental, por lo cual queremos ofrecer los detalles más relevantes y una guía paso a paso para su correcta elaboración.

¿Qué es un presupuesto de gasto administrativo y por qué es importante?

Esta herramienta es una planificación detallada de los gastos corporativos, así como los previstos en el área administrativa y directiva de una organización. Estos gastos, si bien son indispensables para la operatividad, no están directamente relacionados con la producción o venta.

De forma general, incluyen categorías de gastos fijos y variables, los cuales suelen incluir costos de personal administrativo, suministros, servicios públicos, mantenimiento de oficinas y otros rubros que facilitan el funcionamiento diario de la empresa.

La importancia de este presupuesto radica en que ayuda a controlar los costos operativos y a optimizar el uso de recursos, permitiendo a la organización prevenir gastos imprevistos y maximizar su eficiencia operativa a largo plazo.

Contar con un presupuesto de gasto administrativo es necesario para la toma de decisiones estratégicas, ya que al proporcionar información detallada de cuánto se destina a cada área, facilita la detección de ajustes para mejorar la rentabilidad y la atención de eventualidades.

Cómo atraer a la próxima generación de talento financiero

Explore a continuación los valores y los comportamientos de las generaciones más jóvenes y también conozca las perspectivas de los principales directores financieros para explorar sus estrategias sobre cómo solucionar la falta de talento.  

Lee más

Componentes clave del presupuesto de gasto administrativo

Para elaborar un presupuesto de gasto administrativo efectivo, es necesario identificar y organizar ciertos componentes clave que permitirán un control detallado y exhaustivo de los recursos.

Los principales elementos a considerar en un presupuesto de gasto administrativo son:

• Salarios y beneficios del personal administrativo: incluye el costo de sueldos, beneficios, capacitaciones y cualquier otro gasto asociado al equipo de administración.
• Suministros de oficina: cubre todo tipo de material y consumibles, como papel, bolígrafos, dispositivos de oficina y otros insumos que facilitan el trabajo diario.
• Servicios de telecomunicaciones y tecnología: están incluidos los costos de internet, servicios de telefonía, licencias de software, equipos informáticos y mantenimiento de sistemas tecnológicos.
• Costos de alquiler y mantenimiento: en casos donde la empresa alquile oficinas, este presupuesto debe incluir el alquiler mensual y los gastos de mantenimiento, limpieza, reparaciones y acondicionamiento del espacio.
• Servicios externos: considera el costo de servicios de contabilidad y auditoría, consultoría, asesoría legal, entre otros.
• Costos de servicios públicos: las facturas del agua, electricidad, calefacción o aire acondicionado, así como cualquier otro servicio que permita mantener el entorno de trabajo en condiciones óptimas.

Paso a paso para elaborar el presupuesto de gasto administrativo

Siguiendo un enfoque estructurado y con base en los registros contables y financieros de periodos anteriores, la creación de un presupuesto de gasto administrativo sólido y eficiente debe seguir los siguientes pasos:

Paso 1: Identificación de necesidades y objetivos

Es fundamental definir cuáles serán las prioridades del presupuesto de gasto administrativo para el periodo en cuestión. Considere si se requerirá algún gasto adicional, como la compra de nuevos equipos, capacitaciones o contratación de personal.

La definición de estos objetivos le ayudará a asignar los recursos de acuerdo con las metas de la organización.

Paso 2: Identificación de todos los gastos administrativos

Consiste en identificar de manera exhaustiva todos los gastos relacionados con la administración del negocio y diferenciarlos de otro tipo de desembolsos. Esta recopilación inicial es esencial para asegurar que ningún gasto relevante quede sin registrar en el presupuesto.

Paso 3: Clasificación de los gastos

Una vez concluida la identificación, lo siguiente es clasificar los gastos en categorías específicas. Bien sea según su periodicidad o el área al cual están destinados.

Esto permite una mayor claridad sobre en qué se está destinando el dinero y facilita la identificación de áreas en las que se podría implementar una gestión más eficiente o realizar recortes si es necesario.

Paso 4: Estimación de los costos por categoría

Para cada categoría de gastos, se debe calcular una estimación de los costos para un periodo determinado. Desglose cada uno de los componentes y procure realizar estimaciones realistas, considerando tanto los costos fijos como las variaciones que puedan surgir.

Aunque suele representar un desafío debido a la variación mensual de ciertos gastos, dedicar tiempo a esta tarea permite establecer una proyección financiera precisa y una mejor clasificación contable. Este paso también implica establecer un límite de gasto para cada categoría.

Paso 5: Creación del presupuesto total

Sume los montos correspondientes a los costos estimados de cada categoría para obtener el presupuesto total de gastos administrativos.

Este presupuesto debe reflejar de manera completa y detallada los costos necesarios para la administración del negocio durante el periodo establecido. Además, debe ser presentado ante los tomadores de decisiones para su aprobación o ajuste.

Paso 6: Implementación y ajustes periódicos

Una vez aprobado el presupuesto, comienza su implementación. Es crucial revisar y ajustar el presupuesto regularmente, comparando los costos reales con los estimados para detectar posibles desviaciones.

Este control permitirá asegurar que los gastos se mantengan alineados con lo presupuestado, realizar ajustes tempranos y evitar problemas financieros a lo largo del periodo.

Cómo ajustar y gestionar el presupuesto para mantener el control financiero

Durante la implementación del presupuesto de gasto administrativo, y generalmente debido a circunstancias imprevistas, es natural que surjan desviaciones y se requieran ajustes.

Las recomendaciones básicas para detectar y afrontar las necesidades de ajuste suelen incluir:

• Revisión periódica del presupuesto para detectar a tiempo cualquier gasto fuera de lo planeado.
• Establecimiento de fondos de contingencia que aseguren que la organización pueda afrontar imprevistos sin afectar el resto del presupuesto.
• Implementación de herramientas de software de gestión financiera para realizar el seguimiento de los gastos de forma eficiente.
• Adaptación a las necesidades cambiantes en la estructura de la organización o el mercado para reflejar los nuevos objetivos y condiciones.

Consolide una gestión administrativa eficiente a través del presupuesto de gasto administrativo

Elaborar y gestionar un presupuesto de gasto administrativo eficaz es una práctica necesaria para asegurar la eficiencia en la administración de recursos dentro de cualquier organización.

No solo permite a las empresas controlar los costos operativos, sino también optimizar el uso de recursos, garantizando una estabilidad financiera que contribuya al crecimiento sostenible.

La creación de un presupuesto de gasto administrativo eficiente responde a una serie de pasos estratégicos, dirigidos a prever y planificar los gastos, así como realizar ajustes y mantener un control efectivo sobre el uso de los recursos.

¿Le interesa saber más? Conozca cómo las soluciones SAP Concur optimizan los procesos de elaboración y seguimiento del presupuesto de gasto administrativo de su organización. ¡Agende una cita con nuestros especialistas!