Sexta encuesta global anual de viajes de negocios de SAP Concur: qué impulsa la tensión en los viajes de negocios y cómo abordarla

En su sexto año, la encuesta global de viajes de negocios de SAP Concur explora algunos de los desafíos más apremiantes a los que se enfrentan los viajeros de negocios en la actualidad, incluido el impacto de las interrupciones en los viajes y los presupuestos más ajustados. También repasa algunos temas clave de encuestas anteriores para evaluar la situación actual, incluida la flexibilidad y la igualdad de oportunidades de los empleados para realizar viajes de negocios. 

“El entorno económico actual está impulsando la tensión entre los viajeros de negocios, los gerentes de viajes y el liderazgo de la compañía”, según Charlie Sultan, presidente de Concur Travel en SAP Concur. “El equilibrio entre flexibilidad y costo es delicado, por no mencionar las presiones de los nuevos canales de distribución y los problemas geopolíticos en curso. El informe de este año demuestra la necesidad de una comprensión mutua de estas realidades y el compromiso en los programas de viajes corporativos”. 

Según la encuesta global a 3,750 viajeros de negocios en 24 mercados: 

Dos tercios creen que los viajes de negocios son fundamentales para el avance profesional, pero al igual que muchos dicen, no han tenido la misma oportunidad de realizar viajes de negocios en comparación con sus compañeros de trabajo. 

• Más de tres de cada cuatro viajeros de negocios globales (76%) afirman que disfrutan de los viajes de negocios y el 67% cree que los viajes de negocios son fundamentales para progresar en su carrera profesional.  
  • Los viajeros más jóvenes sienten que los viajes de negocios son importantes para su carrera en comparación con las generaciones de mayor edad (generación Z: 72%; mileniales: 68%; generación X: 64%; “baby boomers”: 58%). 
• A pesar de esto, alrededor de dos de cada tres viajeros de negocios globales (66%) sienten que no han tenido la misma oportunidad de realizar viajes de negocios en comparación con sus compañeros. Esto es ligeramente superior al 62% de nuestra encuesta de 2023. 
  • Los viajeros de negocios globales atribuyen esta desigualdad de oportunidades a los siguientes motivos: 
    • Su nivel de antigüedad (19%) 
    • Su edad (18%) 
    • Su estado como progenitor o cuidador (14%) 
    • El lugar donde viven (14%) 
    • Su aspecto físico (12%) 
    • La frecuencia con la que acuden a la oficina (12%) 
    • Su género (11%) 
    • Su acento (11%) 
  • Algunos motivos condicionan ligeramente más a las mujeres que a los hombres, incluida la edad (20% de las mujeres frente al 17% de los hombres), el estado como progenitor (17% frente al 13%) y el género (14% frente al 9%). Más hombres dicen que nunca han sentido que no tenían igualdad de oportunidades para los viajes de negocios (38% frente al 29%). 
  • Además, más viajeros de negocios LGBTQ+ sienten que no han tenido igualdad de oportunidades debido a su aspecto físico (20% frente al 12% de la generación pop), discapacidad (14% frente al 8%) y orientación sexual (20% frente al 7%). 

Casi todos los viajeros de negocios han tenido que tomar medidas imprevistas debido a las interrupciones en los viajes, y es suficiente para que quieran rechazar un viaje de negocios.

• La mayoría de los viajeros de negocios globales se han visto significativamente afectados por las interrupciones en los viajes durante el último año. Casi nueve de cada 10 (88%) de los viajeros de negocios se han visto obligados a tomar medidas imprevistas en los últimos 12 meses debido a demoras inesperadas, cancelaciones o la necesidad de cambiar de ruta durante los viajes de negocios.
  • Más viajeros jóvenes se han visto obligados a tomar medidas imprevistas (generación Z: 94%; mileniales: 90%; generación X: 82%; “baby boomers”: 68%). ¿Es porque las generaciones mayores son profesionales de los viajes de negocios? Quizás, pero también es menos probable que planifiquen tiempo adicional de forma proactiva en su viaje (generación Z: 80%; mileniales: 83%; generación X: 74%; “baby boomers”: 63%).
• Las preocupaciones sobre la seguridad siguen siendo la principal razón por la que los viajeros de negocios rechazan los viajes de negocios (44%), pero más de una cuarta parte de los encuestados (29%) están dispuestos a rechazar un viaje de negocios debido a la probabilidad de demoras o cancelaciones. El treinta y tres por ciento también rechazaría un viaje debido a problemas de seguridad en torno al medio de transporte requerido.
• Si bien estos desafíos de viaje son malos para las compañías, también son malos para el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados. Además de los casi dos de cada cinco (38%) que han tenido que cancelar o reprogramar reuniones, muchos han tenido que pasar días adicionales no planificados en un viaje de negocios (38%) o hacer escalas más largas o adicionales (33%).
• Los viajeros han tenido suficiente pérdida de tiempo personal y conexiones profesionales críticas: cuatro de cada cinco (80%) toman medidas proactivas para tener en cuenta dichos eventos, incluida la reserva de tiempo adicional para la llegada (34%), la partida (19%) o incluso ambas (27%).

“Planificar posibles interrupciones puede mitigar el estrés y garantizar experiencias de viaje más fluidas. Los viajeros informados son naturalmente más seguros porque saben cómo mitigar los riesgos y encontrar alternativas cuando se producen interrupciones”, según Suzanne Sangiovese, directora de Viajes y Tecnología de Riskline, una compañía de inteligencia de riesgos de viajes de clase mundial. “Las compañías que invierten en soluciones de gestión de viajes e inteligencia de riesgos de viajes pueden ayudar de manera eficaz a los viajeros a mantenerse al día sobre los avisos de viajes y las alertas del destino en tiempo real. Proporcionar a los viajeros herramientas que les permitan tomar decisiones rápidas e informadas, y garantizar que puedan ajustar los planes de forma eficiente y segura, es clave”.

Los viajeros de negocios y los gestores de viajes tienen dificultades para ejercer la flexibilidad a medida que el liderazgo de la compañía reduce los costos de los viajes de negocios.

• Si bien muchos factores afectan los viajes de negocios, pedimos a los viajeros de negocios que seleccionaran el enfoque principal de su compañía entre tres opciones:
  • Satisfacer las necesidades de los empleados de opciones de viaje flexibles (40%).
  • Reducir los costos de viaje (31%).
  • Aumentar el uso de opciones de viaje sostenibles (29%).
• A pesar de que los viajeros de negocios afirman que su compañía se centra en sus necesidades de flexibilidad, casi todos (91%) han visto cómo su compañía ha reducido la posibilidad de permitir ciertas opciones en los últimos 12 meses.
  • Esto incluye viajes combinados. Los empleados han visto recortes en permitir el trabajo remoto mientras viajan por placer para evitar tomarse días de licencia (27%) o añadir viajes personales a un viaje de negocios (25%).
    • Y a los viajeros de negocios no les agrada. Alrededor de uno de cada cinco (22%) están dispuestos a rechazar un viaje de negocios que no les permita extenderlo por motivos personales.
    • Las compañías también han reducido las solicitudes centradas en la comodidad, como pasar la noche para evitar un largo día de viaje para un viaje de un día (28%), pagar más para obtener un vuelo sin escalas o una ruta directa (28%), utilizar la clase ejecutiva o premium (27%), o utilizar opciones como taxis o aplicaciones de transporte compartido en lugar del transporte público (27%).
• Desafortunadamente, los gerentes de viajes están atrapados en el medio. Nuestra encuesta a 600 gerentes de viajes en seis mercados reveló lo siguiente:
• Al preguntarles en qué se centra más su compañía:
  • Si bien el 35% afirma que se centra en satisfacer las necesidades de los empleados de opciones de viaje flexibles, el 32% también afirma que se centra en reducir los costos de los viajes de negocios.
    • Otro 33% indica que se centra en aumentar el uso de opciones de viaje sostenibles.

• Al preguntarles qué dificultará más su trabajo este año, dos de cada cinco (42%) afirmaron que serían las directivas de la compañía de reducir los costos de viaje en medio de los desafíos en curso.
  • Su preocupación es válida, ya que más de un tercio de los viajeros de negocios (36%) dicen que han incurrido en gastos adicionales en un viaje de negocios debido a desafíos inesperados, y un porcentaje similar (34%) ha tenido que utilizar un método de transporte alternativo. Más de uno de cada cuatro (30%) ha reservado viajes directamente con proveedores debido a desafíos inesperados de viaje.

Cómo abordar estos desafíos en su programa de viajes corporativos

Además de lo que han aconsejado los expertos, existen otras formas de aliviar la tensión en los programas de viajes corporativos.

1. Conectarse con los empleados. Realice encuestas regularmente a los empleados, entre viajes de negocios y después de ellos, para saber cómo afectan los desafíos identificados en este estudio global a su experiencia. Algunas preguntas para hacer:

• ¿Cree que tiene la misma oportunidad de realizar viajes de negocios que sus compañeros de trabajo?
• ¿Qué desafíos ha experimentado durante sus viajes de negocios en el último año?
• ¿Se siente seguro cuando viaja por negocios?
• ¿Está familiarizado con las políticas de viajes de la compañía?
• Cuando está en un viaje de negocios, ¿qué mejoraría su experiencia o le haría sentirse más cómodo?
• ¿Qué recursos le resultan más útiles al reservar viajes de negocios?

2. Actúe según las perspectivas de los empleados. Convierta las respuestas recibidas de las encuestas en un plan procesable. Asegúrese de que se disponga de las herramientas de viaje adecuadas para ayudar a los empleados a superar los desafíos. Revise las políticas de viajes y considere qué podría mejorar su experiencia al reservar y viajar por trabajo.

3. Solicite la ayuda de recursos externos. Trabaje con recursos externos para facilitar la capacitación de los empleados sobre cuestiones como la seguridad y la inclusión. Confíe en las compañías de gestión de viajes (TMC) y los proveedores para encontrar soluciones a las interrupciones en los viajes.

Otro recurso es la IA, que tiene el poder de transformar la gestión de viajes. ¿Qué opinan los viajeros de negocios sobre el futuro de la IA en los viajes? Lo preguntamos y exploraremos los hallazgos en nuestra próxima publicación de la serie de encuestas globales sobre viajes de negocios de SAP Concur de este año.

Para obtener más información sobre la encuesta, incluidos los hallazgos adicionales, descargue nuestros documentos técnicos sobre viajeros de negocios, gerentes de viajes y viajeros de negocios de compañías pequeñas y medianas.