Toma el control de tus gastos y viajes corporativos con una política integral

Para lograr una gestión eficiente de viajes corporativos es esencial contar con una política integral en la que se determine de qué manera se usarán los recursos disponibles. Su implementación lleva a las empresas a lograr una administración más responsable y orientada al crecimiento.

Puede parecer una tarea compleja, pero en realidad es sencilla. Además, facilita las gestiones de la compañía, es un pilar fundamental para optimizar los recursos y una hoja de ruta para los empresarios, personal de recursos humanos, administradores y el resto de los trabajadores.

A continuación, exploraremos cómo diseñar y poner en práctica este tipo de políticas.

Componentes esenciales de una política integral de gastos y viajes

Para diseñar, comunicar y poner en práctica una política de viajes corporativos, el primer paso es definir los objetivos que se persiguen con su implementación. Cada empresa tiene necesidades diferentes y, por lo tanto, el norte de una guía debe diseñarse en función de esas necesidades.

Una vez que esto se ha definido, entonces es momento de trazar dicha política con una serie de componentes que son esenciales. Vamos a detallarlos:

1. Asignación de presupuestos

El presupuesto que se asignará debe ser preciso, bien definido y coherente, tanto con los objetivos de la política como con cada viaje.

Para lograrlo es preciso establecer los gastos por categorías, como, por ejemplo: boletos de avión, hospedaje, alimentación, gastos individuales, entre otros.

Es indispensable fijar cuáles son los límites para cada rango de acuerdo con lo que se establece en las políticas de control de presupuesto corporativo.

2. Criterios de elegibilidad

Un punto clave es definir los criterios que deben cumplir los miembros de la empresa para hacer viajes de negocios. Estos principios pueden incluir los datos como el cargo que desempeñan, antigüedad dentro de la empresa, entre otros.

3. Selección de proveedores

Al momento de diseñar una política integral, es recomendable gestionar alianzas y acuerdos corporativos con los proveedores. Esta estrategia puede llevar a tener mejores tarifas y descuentos para reducir gastos.

4. Pautas de viaje

Es preciso definir las pautas de viaje de una manera responsable, porque son las reglas por las que se regirán quienes estén involucrados en la actividad.

Se trata de una guía que ayuda a los empleados a viajar de forma segura y eficiente. Por ejemplo, puede incluir recomendaciones sobre el transporte, el alojamiento y la gestión de gastos.

5. Cumplimiento legal y fiscal

Es esencial que se considere el marco legal y fiscal para evitar posibles problemas legales y sanciones. Toma en cuenta que, una política integral debe alinearse con las regulaciones del Estado y seguir pautas éticas.

6. Reportes, reembolsos y auditorías

La política debe detallar la forma correcta de hacer los reportes, solicitar y realizar reembolsos, así como también un proceso de auditorías. Es indispensable que sea claro y sencillo de aplicar para los empleados.

Este paso no solo proporciona una visión clara de los gastos, sino que también permite la identificación de patrones y áreas que deben mejorarse. Además, contribuye a la toma de decisiones basadas en datos que hoy es tan importante para el crecimiento de las empresas. 

CFO Insights: Por qué Finanzas está preparado para una transformación con IA

En los últimos años, numerosos departamentos financieros han sorteado este delicado equilibrio utilizando tecnologías inteligentes, como la automatización de procesos y la analítica predictiva.

Lee más

Estrategias de implementación efectiva

Para que una política integral sea efectiva debe implementarse de forma apropiada siguiendo las necesidades y la cultura corporativa de cada empresa.

Lo que funciona para una organización no necesariamente tiene que ser práctico para otra, porque, como lo acabamos de mencionar, debe estar regida por los objetivos de la compañía.

Sin embargo, hay una serie de estrategias que pueden marcar la pauta y, partiendo de ella, diseñar la forma más eficaz de materializar una guía global. Las explicamos a continuación:

1. Comunicación clara y formación del personal

La comunicación efectiva aplica a todos los aspectos de una empresa y en una política de viajes no es la excepción. Esta es la piedra angular de cualquier implementación exitosa.

Desde el inicio, es esencial comunicar de manera clara y concisa la nueva política a todos los niveles de la organización. Cada empleado debe entenderla y estar dispuestos a ponerla en práctica.

Para que esto ocurra, es imprescindible ofrecerle a los miembros del equipo formación adecuada para que entiendan de qué se trata, sus beneficios y la forma en que la aplicarán.

2. Tecnología y herramientas especializadas

En plena era digital, es fundamental adoptar las nuevas tecnologías y las herramientas digitales que simplifiquen la gestión y el cumplimiento de la política. Puedes considerar, por ejemplo:

• Sistemas automatizados para la presentación de informes.
• Softwares de control de gastos para una administración efectiva.
• Reservas online que les permiten a los empleados seleccionar hoteles, vuelos, restaurantes, entre otros servicios que cumplen con las políticas de la empresa.
• Tarjetas corporativas virtuales con límites para el control de gastos específicos.
• Herramientas de cumplimiento y seguridad que ofrecen información en tiempo real sobre las actividades que realizan los empleados durante los viajes.
• Tecnología blockchain para la gestión de contratos y pagos

Estas son solo algunas de las herramientas digitales que pueden considerarse, pero hay más que se adaptan a las necesidades de cada empresa.

3. Retroalimentación continua

La implementación de una política integral debe ser un proceso evolutivo. Hay que darle importancia a la retroalimentación continua, porque esto contribuye a efectuar ajustes en las áreas que lo ameriten.

La retroalimentación también permite identificar posibles obstáculos y solucionar problemas antes de que se conviertan en inconvenientes significativos.

Beneficios asociados con la adopción de políticas exhaustivas

La adopción de políticas integrales para la gestión de gastos y viajes corporativos aporta beneficios que pueden medirse a corto y largo plazo. Explicaremos los más significativos:

• Reducción de los gastos: una política bien diseñada y ejecutada evitará gastos innecesarios o excesivos, ya que debe proporcionar control de costos, establecer límites, procesos de aprobación y distribuir de forma eficiente los recursos.
• Mejora de la eficiencia: cuando se cuenta con una guía global, se reduce el tiempo y el esfuerzo de planificación y gestión de viajes. En este punto, es indispensable utilizar las herramientas tecnológicas que proporciona la era digital.
• Reducción de riesgos: las empresas con pautas claras reducen los riesgos asociados a los viajes de negocios, como, por ejemplo, gastos excesivos y problemas legales.

Política integral de gastos y viajes corporativos, un plus para tu empresa

Una buena política integral de gastos y viajes corporativos suma un plus a tu empresa, porque ayuda a controlar gastos, mejorar la eficiencia de los viajes de negocios, reducir los riesgos y tomar decisiones basadas en datos.

Además, fortalece la cultura organizacional y la reputación empresarial. Entonces, es un factor clave para las organizaciones que apuntan al crecimiento.

Si desea conocer más sobre cómo podemos ayudarle, es momento de agendar una cita y deje que SAP Concur le asista para controlar los gastos de su empresa.